Raumkalender-Sync mit Microsoft 365 und Google Workspace

Stellen Sie sich Marta vor, Office-Managerin in einem Unternehmen mit 150 Mitarbeitenden. Es ist Dienstag, 9:58 Uhr. Vor der Tür des Besprechungsraums im dritten Stock stehen zwei Gruppen. Der Vertrieb hat den Raum letzte Woche in Outlook gebucht, so wie immer. Das Produktteam hat ihn gestern in Desk & Park gebucht, wo es auch seine Schreibtische bucht. Beide Buchungen sind in ihrem jeweiligen System gültig, und keines der beiden Systeme wusste vom anderen. Marta findet für das Produktteam einen kleineren Raum und verbringt den Nachmittag mit der Frage, welches Tool sie verbieten soll.

Verbieten muss sie keines. Das Problem ist nicht, dass Menschen zwei Tools nutzen, sondern dass die Tools sich uneinig sind, wer den Raum hat. Die Raumkalender-Synchronisierung sorgt dafür, dass sie übereinstimmen.

Was die Raumkalender-Synchronisierung leistet

Desk & Park verbindet sich mit den Raumkalendern, die Ihre Organisation bereits in Microsoft 365 (die Raumpostfächer in Exchange) oder in Google Workspace (die Raumressourcen) hat. Sobald ein Besprechungsraum in Desk & Park seinem Raumkalender zugeordnet ist, läuft die Synchronisierung in beide Richtungen:

• Desk & Park → Raumkalender. Ein in Desk & Park gebuchter Raum wird in den Kalender des Raums eingetragen. Der Sync-Prozess läuft jede Minute, sodass die Buchung innerhalb weniger Minuten in Outlook oder Google Kalender erscheint und jeder, der dort auf den Raum schaut, ihn als belegt sieht.
• Raumkalender → Desk & Park. Ein in Outlook oder Google Kalender auf den zugeordneten Raum gebuchtes Meeting wird etwa alle fünf Minuten zurückgelesen und wird zu einer Desk & Park-Reservierung, bis zu 90 Tage im Voraus. Die organisierende Person wird über ihre E-Mail-Adresse zugeordnet, sodass das Meeting auf der Karte und im Tagesplan des Raums bei der richtigen Kollegin oder dem richtigen Kollegen erscheint.
• Änderungen werden übernommen. Wird ein Meeting verschoben, abgesagt oder vom Raum abgelehnt, wird die Desk & Park-Reservierung entsprechend verschoben oder entfernt. Wird eine Desk & Park-Buchung storniert, verschwindet der Termin aus dem Raumkalender.

Für die Buchenden ändert sich nichts: Der Vertrieb bucht weiter in Outlook, das Produktteam weiter auf der Karte, und beide sehen denselben Belegungsplan.

Die Regel, die jeden Konflikt entscheidet: Der Raumkalender gewinnt

Eine beidseitige Synchronisierung braucht genau eine Entscheidungsregel, und Desk & Park verwendet die naheliegende: Der Raumkalender entscheidet. Es ist der Kalender, den Exchange oder Google ohnehin für alle durchsetzen, mit eigenen Annahmeregeln, und der, dem die Leute in Outlook vertrauen.

In der Praxis heißt das:

1. Nimmt der Raum ein Outlook-Meeting für einen Zeitraum an, in dem eine Desk & Park-Buchung besteht, die noch nicht in den Raumkalender geschrieben wurde, wird die Desk & Park-Buchung storniert.
2. Die Person, die diese Buchung angelegt hat, erfährt es sofort: per Benachrichtigung in der App, per E-Mail und mit einer Nachricht in Slack oder Microsoft Teams, falls Ihre Organisation diese Kanäle nutzt (siehe Buchungsbenachrichtigungen in Slack und Teams).
3. Ein vorläufiges Meeting, also eines, das der Raum noch nicht angenommen hat, verdrängt niemanden. Es belegt nur einen freien Zeitraum.

Weil Desk & Park-Buchungen den Raumkalender innerhalb weniger Minuten erreichen, ist das Zeitfenster für einen solchen Konflikt kurz, aber es existiert.

Datenschutz im Raumkalender

Ein Raumkalender ist für viele Personen sichtbar, deshalb schreibt Desk & Park so wenig wie möglich hinein:

• Der Meeting-Betreff ist standardmäßig ausgeblendet. Der Termin trägt statt des Buchungstitels einen neutralen Betreff.
• Die E-Mail-Adresse der buchenden Person wird nie in den Raumkalender geschrieben.

Für Meetings, die aus Outlook oder Google zurückgelesen werden, gilt dieselbe Voreinstellung. Ein vertraulicher Betreff, der in Outlook eingetippt wurde, erscheint also auch nicht auf dem Büroplan.

Optional: Räume freigeben, in denen niemand erscheint

Jedes Büro hat das wöchentliche Meeting, das seit Monaten nicht mehr stattfindet, aber immer noch den besten Raum blockiert. Desk & Park kann einen synchronisierten Raum freigeben, wenn innerhalb einer festgelegten Zeit nach Beginn niemand eincheckt, und das Outlook-Meeting dann im Namen des Raums ablehnen, sodass die organisierende Person erfährt, dass der Raum freigegeben wurde. Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert: Ein Raum wird erst freigegeben, wenn ein Administrator sie einschaltet. Da man bei einem in Outlook gebuchten Meeting nur über ein Tablet neben dem Raum einchecken kann, werden solche Meetings nur in Räumen freigegeben, die ein Tablet haben; siehe Tablets an Besprechungsräumen.

Die Einrichtung

Die Verbindung wird einmal pro Organisation von einem Administrator hergestellt, über die Raumkalender-Karte in den Organisationseinstellungen.

Microsoft 365

1. Klicken Sie auf Microsoft 365 verbinden und melden Sie sich als Globaler Administrator (oder Administrator für privilegierte Rollen) Ihres Microsoft 365-Mandanten an.
2. Erteilen Sie der Desk & Park-App in Microsoft Entra die Administratorzustimmung. Sie fordert zwei Anwendungsberechtigungen an: Calendars.ReadWrite für die Termine in den Raumkalendern und Place.Read.All für die Liste der Räume.
3. Stellen Sie sicher, dass Ihre Räume in Exchange Places aufgeführt sind. Bleibt die Raumliste in Desk & Park leer, obwohl die Verbindung funktioniert, ist Places noch nicht aktiviert; die Karte zeigt dann einen entsprechenden Hinweis.

Google Workspace

1. Ein Super-Administrator fügt Desk & Park in der Google Admin-Konsole als Client mit domainweiter Delegierung hinzu. Die Karte zeigt die Client-ID und die zu kopierenden Bereiche (Scopes).
2. Klicken Sie anschließend in Desk & Park auf Mit Google anmelden und testen Sie die Verbindung.

Danach die Räume zuordnen. Die Karte listet die Raumkalender aus Ihrem Verzeichnis neben Ihren Desk & Park-Besprechungsräumen auf und schlägt Zuordnungen vor, wenn die Namen übereinstimmen. Übernehmen Sie die Vorschläge, passen Sie den Rest an, speichern Sie. Synchronisiert werden nur zugeordnete Räume; ein Raum, der auf „nicht synchronisiert“ bleibt, bleibt ein reiner Desk & Park-Raum.

Tipps aus der Praxis

• Benennen Sie Räume an beiden Stellen gleich. „Oslo, 3. OG“ in Exchange und „Oslo“ in Desk & Park müssen trotzdem von Hand zugeordnet werden; identische Namen werden automatisch vorgeschlagen.
• Sagen Sie den Leuten, dass beide Tools in Ordnung sind. Ein Satz genügt: „Buchen Sie Räume, wo Sie möchten; sie bleiben synchron.“
• Erklären Sie die Entscheidungsregel einmal. Eine klare Regel („Der Raumkalender gewinnt“) wird viel leichter akzeptiert als eine Buchung, die scheinbar verschwindet.
• Schalten Sie die Freigabe bei Nichterscheinen erst ein, wenn Räume knapp sind. Es ist eine einzige Einstellung für die gesamte Organisation und gilt für alle Besprechungsräume; ein synchronisierter Raum wird auch in seinem Kalender freigegeben. Sie lohnt sich, wenn Teams um Räume anstehen und an den Türen Tablets montiert sind; in einem ruhigen Gebäude bringt das Freigeben von Meetings nichts.

Umfang: was die Funktion nicht leistet

Die Raumkalender-Synchronisierung ist in den Tarifen Pro und Enterprise verfügbar; siehe Preise. Sie umfasst nur Besprechungsräume: Schreibtische und Parkplätze werden nicht aus Outlook gebucht, und es gibt kein Outlook-Add-in und keine Teams-App. Persönliche Kalender werden in keiner Richtung synchronisiert; Ihre eigenen Buchungen gelangen über E-Mail-Einladungen in Ihren Kalender, eine andere Funktion, die in Schreibtischbuchungen im Outlook-Kalender beschrieben ist. Eine Organisation verbindet einen Anbieter, Microsoft 365 oder Google Workspace, nicht beide. Und die Synchronisierung ist schnell, aber nicht sofortig: Änderungen kommen innerhalb weniger Minuten an. Den Raumbelegungsplan und den Buchungsablauf, an die die Synchronisierung anknüpft, zeigt die Seite Besprechungsraum buchen.

FAQ

Können Mitarbeitende Besprechungsräume weiterhin in Outlook buchen?

Ja. Ein in Outlook oder Google Kalender auf einen zugeordneten Raum gebuchtes Meeting wird etwa alle fünf Minuten zurückgelesen und wird zu einer Desk & Park-Reservierung der organisierenden Person, zugeordnet über die E-Mail-Adresse. Verschiebungen und Absagen in Outlook werden automatisch übernommen.

Was passiert, wenn derselbe Raum gleichzeitig in Outlook und in Desk & Park gebucht wird?

Der Raumkalender gewinnt. Nimmt der Raum ein Outlook-Meeting an, das sich mit einer Desk & Park-Buchung überschneidet, die noch nicht in den Raumkalender geschrieben wurde, wird die Desk & Park-Buchung storniert und ihre Inhaberin bzw. ihr Inhaber in der App, per E-Mail und, falls eingerichtet, in Slack oder Teams benachrichtigt. Vorläufige Meetings belegen nur freie Zeiträume.

Wer muss die Verbindung mit Microsoft 365 genehmigen?

Ein Globaler Administrator (oder Administrator für privilegierte Rollen) Ihres Microsoft 365-Mandanten erteilt der Desk & Park-App die Administratorzustimmung mit den Berechtigungen Calendars.ReadWrite und Place.Read.All. Die Räume müssen in Exchange Places aufgeführt sein. Bei Google Workspace richtet ein Super-Administrator die domainweite Delegierung für das Desk & Park-Dienstkonto ein.

Können wir Microsoft 365 und Google Workspace gleichzeitig verbinden?

Nein. Eine Organisation nutzt für die Raumkalender-Synchronisierung einen Anbieter, entweder Microsoft 365 oder Google Workspace.