¿Cuántos escritorios necesita realmente un departamento?

Imagine a Marta. Dirige facilities en una empresa de 260 personas con 150 escritorios en dos plantas. La misma semana le llegan dos correos. La directora de Finanzas escribe que su equipo "siempre está lleno los martes" y necesita diez escritorios más. El director de Ventas responde en otro hilo: sus 22 escritorios permanentes no son negociables, porque "el equipo tiene que sentarse junto".

Puede que ambos tengan razón. Marta tiene un plano de planta, una antigua hoja de cálculo de puestos y una intuición. Le falta una cifra que pueda enseñar a ambos directores: esto es lo que su departamento usa de verdad en un día de mucha actividad. Así es como la obtiene en Desk & Park, y esto es lo que el informe no hace por ella.

Paso 1: abrir la vista por departamentos con un periodo suficientemente largo

En Informes del consejo, Marta fija el periodo del informe en Últimos 3 meses. Siete días es demasiado ruido para una decisión de dimensionamiento: un evento fuera de la oficina o un puente lo distorsionan. Si la empresa tiene varias oficinas, puede limitar el informe a una sede.

Baja hasta Uso por departamento y equipo y deja seleccionada la pestaña Escritorios. El parking y las salas de reuniones tienen sus propias pestañas a propósito: son decisiones distintas, y una cifra que suma escritorios, parking y salas no responde a ninguna de ellas.

Paso 2: leer las columnas que deciden

Cada departamento tiene una fila:

La columna que responde a "¿cuántos escritorios?" es Día pico (P95). No es el día medio, porque una oficina dimensionada para la media se queda pequeña la mitad de la semana. Tampoco es el día más lleno, porque un martes con reunión general no debería fijar el plano de planta. Es el percentil 95: en el 95 % de los días en que el departamento acudió, ocupó como máximo esa cantidad de escritorios. La información emergente muestra también el día más lleno, para que Marta vea cuánto se aleja el valor atípico de un día normal de mucha actividad.

Dos detalles hacen que la cifra sea fiable. El pico cuenta solo las reservas con check-in, de modo que un escritorio reservado y nunca usado no infla la necesidad de un departamento; aparece en Ausencias. Y solo cuentan los días terminados, porque una mañana que todavía se está llenando no es un pico.

Paso 3: razonar a partir del P95 y del ratio de uso compartido

Así podría ser la tabla de Marta. Las cifras son inventadas para el ejemplo:

Leída frente a los dos correos:

• Finanzas acude a menudo, y su día de más actividad está realmente lleno: 27 escritorios para 34 personas. Si su zona tiene hoy 20 escritorios, la queja es justa. Dimensionar según el P95 más un pequeño margen, unos 28–30 escritorios, es una respuesta que Marta puede defender. Diez escritorios más sobre los que Finanzas ya tiene quizá sean más de los que necesita.
• Ventas ocupa 14 escritorios reservables en un día de mucha actividad, pero además tiene 22 escritorios permanentes que el informe no puede ver por dentro. Quien tiene un escritorio permanente no reserva nada ni hace check-in en nada, así que no se puede medir si se sentó allí. Lo que Marta sí ve son las franjas de día liberadas: si los escritorios de Ventas se liberan a menudo, sus titulares están a menudo fuera. Eso abre una conversación. No la zanja.
• Ingeniería, con 54 puestos por cada 100 personas, puede compartir sin problemas. Una zona de aproximadamente la mitad de su plantilla cubre sus días de más actividad.

Las cuentas las hace Marta. La aplicación no sugiere un número de escritorios; le da datos de partida que nadie puede discutir.

Conviene conocer dos trampas:

1. Los picos de los departamentos no suman el pico de la oficina. Los departamentos tienen sus días de más actividad en días de la semana distintos, así que sumar el P95 de todos los departamentos sobrestima lo que necesita la planta entera. Para la oficina en su conjunto, use las cifras de utilización del espacio de trabajo y el gráfico por día de la semana.
2. El pico de un departamento no es la suma de los picos de sus equipos. Al hacer clic en la fila de un departamento se despliegan sus equipos, lo que ayuda a ver quién genera el volumen, pero el P95 y el ratio de uso compartido se miden solo por departamento.

Paso 4: comprobar el denominador

La utilización del informe está ponderada por capacidad: puestos usados divididos por puestos que realmente podían reservarse. Los escritorios asignados de forma permanente y no liberados, y los escritorios fuera de servicio, quedan fuera del recuento reservable y se indican por separado bajo la cifra de Utilización del espacio de trabajo. Eso importa al dimensionar. Una planta que parece "usada al 80 %" puede ser el 80 % de un fondo común que es solo la mitad de la planta.

La plantilla es la actual, así que una reorganización reescribe los periodos anteriores. Téngalo en cuenta al leer un periodo largo después de una reestructuración. Un departamento que tiene personas pero no reservó nada sigue apareciendo en la tabla con ceros, y esa fila suele ser la más útil.

Paso 5: seguir su evolución

Dimensionar no es algo que se hace una sola vez. La Tendencia de utilización mensual muestra si la oficina se llena o se vacía, y Uso por planta compara la tasa de reservas fantasma de cada planta con la del periodo anterior. La tabla de departamentos y las cifras de resumen se exportan a CSV para la diapositiva que Marta lleva a la reunión de dirección.

Si quiere una segunda opinión, un administrador puede generar recomendaciones de IA para la dirección. Leen los mismos datos agregados por departamento, incluidos el ratio de uso compartido y el pico P95, y son sugerencias que hay que verificar, no respuestas.

Consejos prácticos

• Use al menos tres meses de datos. Evite periodos con vacaciones largas, salvo que lo que esté dimensionando sean precisamente las vacaciones.
• Resuelva primero las ausencias. Con check-in y liberación automática, las reservas reflejan a quienes acudieron de verdad, y el informe muestra cuántos no lo hicieron.
• Mantenga ordenados los departamentos. El departamento es un campo de cada usuario, que definen los administradores o se sincroniza desde su proveedor de identidad. Una errata crea un departamento fantasma.
• Elija el margen de forma deliberada. P95 significa que aproximadamente uno de cada veinte días de mucha actividad estará más lleno. Decida si ese día lo absorbe una zona compartida de desbordamiento o el propio departamento.

Alcance: lo que este informe no hace

Mide; no hace previsiones. No hay simulación de "qué pasaría si tuviéramos 120 escritorios", ni coste monetario por escritorio, ni cálculo de ahorros, ni mapa de calor por horas. El P95 y el ratio de uso compartido describen el periodo elegido; la decisión sobre el próximo trimestre sigue siendo suya. Para saber qué medir en una oficina híbrida en general, consulte medir la ocupación real de la oficina.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el día pico P95?

Es el percentil 95 de los días en que un departamento acudió a la oficina: en el 95 % de esos días, el departamento ocupó como máximo esa cantidad de escritorios. Ignora el valor atípico poco frecuente pero sigue cubriendo los días de mucha actividad, lo que lo convierte en una base mejor para dimensionar que la media o el día más lleno.

¿Qué significa "Puestos/100 personas"?

Es el ratio de uso compartido: el pico P95 del departamento dividido por su plantilla, expresado por cada 100 personas. Un valor de 54 significa que, en un día de mucha actividad, el departamento necesita unos 54 escritorios por cada 100 personas que lo integran.

¿Las ausencias cuentan para el pico de un departamento?

No. El pico cuenta solo las reservas con check-in de los días terminados. Las reservas que nunca se usaron se indican por separado como ausencias, para que no hagan parecer a un departamento más grande de lo que es.

¿Podemos ver si quienes tienen escritorio permanente lo usan?

No directamente: quien tiene un escritorio permanente no reserva nada ni hace check-in en nada, así que su presencia no se puede medir. El informe muestra cuántos escritorios permanentes tiene cada departamento y cuántas franjas de día liberaron sus titulares al fondo común.

¿Nos dice Desk & Park cuántos escritorios quitar?

No. El informe aporta las mediciones (pico P95, ratio de uso compartido, días por persona, ausencias, escritorios permanentes); la decisión de dimensionamiento es suya. No hay previsiones, simulaciones ni cálculos de costes.