Desk & Park vs Envoy: reservas sin cuota de plataforma

Envoy y Desk & Park cobran la reserva de escritorios, salas y parking por recurso reservable, así que la diferencia está en la tarifa y en lo que se suma encima. Envoy Reservations cuesta 5 USD por recurso reservable al mes, con facturación anual, más una cuota de plataforma cuyo importe no se publica (envoy.com/pricing, octubre de 2026): para 100 escritorios, plazas de parking y salas son al menos 6.000 USD, unos 5.336 EUR al año. Desk & Park Pro cubre hasta 125 objetos por 2.060 EUR netos al año, con SSO y SCIM en todos los planes y los datos alojados en la UE. Envoy es más fuerte en la gestión de visitas en recepción; Desk & Park está pensado para los escritorios, el parking y los cargadores de vehículos eléctricos.

El trabajo híbrido tiene en 2026 un ritmo conocido: de martes a jueves la oficina está llena y el parking se agota antes de las nueve; lunes y viernes, la mitad de los puestos quedan vacíos. Es un patrón observado con frecuencia, no una regla, pero es lo que lleva a las empresas a dejar la hoja de cálculo y preguntarse: qué plataforma, a qué coste total y con los datos dónde.

Envoy (envoy.com) es una plataforma de gestión del lugar de trabajo conocida sobre todo por la gestión de visitas: registro en iPad en recepción, impresión de acreditaciones, documentos firmados a la llegada, escaneo de documentos de identidad y comprobación de listas de bloqueo. Alrededor de eso, Envoy vende módulos sobre una plataforma común: Reservations (escritorios, salas, parking), Deliveries (paquetería), Screens (cartelería digital) y Response (notificaciones de emergencia). Su página de precios muestra distintivos de G2 en gestión de visitas y de espacios. Desk & Park es más acotado: escritorios, plazas de parking, plazas con cargador y salas de reuniones en un mismo plano, con check-in por QR y liberación automática de lo que nadie usa.

Coste anual de 100 objetos (75 escritorios, 20 plazas de parking, 5 salas) con una plantilla de 50 a 400 personas. La línea de Envoy no incluye la cuota de plataforma, que no se publica. Precios de Envoy tomados de envoy.com, octubre de 2026.

Precios y coste total de propiedad (TCO)

Los dos proveedores cuentan objetos, no personas: la plantilla puede crecer sin que la factura de reservas la siga. La diferencia está en la tarifa y en los extras.

Envoy, según envoy.com/pricing (octubre de 2026):

• Reservations: 5 USD por recurso reservable al mes, facturados anualmente. Un escritorio, una sala o una plaza de parking cuentan cada uno como un recurso.
• Cuota de plataforma: cada plan «empieza por la plataforma», que «se factura como una cuota anual fija» y debe comprarse con al menos un módulo. El importe no se publica; los precios de los módulos llevan la nota «Price excludes platform fee».
• Visitors: plan Basic gratuito (100 registros de visitas al mes, hasta 50 empleados, una sede); Premium a 362 USD por sede al mes con facturación anual; Enterprise bajo presupuesto.
• Otros módulos: Deliveries 250 USD por sede, Screens 12 USD por dispositivo, Response 2 USD por usuario, cada uno al mes, facturado anualmente, sin la cuota de plataforma.
• Hardware: según las preguntas frecuentes de Envoy, Visitors y las pantallas de sala necesitan un iPad; los accesorios se venden en la Envoy Store.

Desk & Park cobra por objeto reservable, con usuarios ilimitados. Start es gratuito hasta 10 objetos en una sede; Standard cuesta 114 EUR al mes o 1.140 EUR al año (hasta 75 objetos, 3 sedes); Pro 206 EUR al mes o 2.060 EUR al año (hasta 125 objetos, 10 sedes); Enterprise es un contrato a medida por encima de 125. Todos los precios son netos. Sin cuotas por planos ni proyecto de implantación.

El escenario. 175 empleados, 75 escritorios, 20 plazas de parking (4 con cargador) y 5 salas de reuniones: 100 objetos reservables en una sede.

Conversión a los tipos medios del NBP del 16 de octubre de 2026 (tabla 202/A/NBP/2026): 1 EUR = 4,3661 PLN, 1 USD = 3,8827 PLN, es decir, 1 USD = 0,8893 EUR. La página de Envoy no indica si sus precios son netos. Contando la cuota de plataforma como cero, la lectura más favorable a Envoy, Desk & Park Pro cuesta 3.276 EUR menos al año, un 61,4 % menos. Cada euro de cuota de plataforma amplía la diferencia.

Crecimiento. Si la plantilla pasa de 175 a 250 personas y la oficina mantiene sus 100 objetos, ninguna de las dos facturas cambia. Si la empresa añade 25 plazas de parking, Envoy suma 25 × 60 USD = 1.500 USD (unos 1.334 EUR) al año, en total 7.500 USD (unos 6.670 EUR) antes de la cuota de plataforma; Desk & Park sigue en 2.060 EUR, porque 125 objetos aún caben en el plan Pro. Por encima de 125 objetos, Desk & Park pasa a un contrato Enterprise.

Las visitas, aparte. Envoy Visitors Premium añade 362 USD × 12 = 4.344 USD (unos 3.863 EUR) por sede al año. Desk & Park tiene una página para registrar visitas esperadas y reservas de escritorios y parking para invitados, pero no es un sistema de recepción con acreditaciones ni verificación de identidad.

Arquitectura, seguridad y ubicación de los datos

Desk & Park mantiene una base de datos PostgreSQL propia por organización cliente: sus usuarios, reservas, planos y registro de auditoría no son filas en tablas compartidas con otros clientes, las copias de seguridad y el borrado funcionan por organización, y un incidente en una base no afecta a ninguna otra (por qué importa). Las bases de datos están en Fráncfort y la aplicación en los Países Bajos. Las copias se cifran cada noche, las acciones de los administradores quedan en un registro de auditoría y cada usuario puede iniciar sesión con doble factor TOTP o con una passkey. El inicio de sesión único mediante OpenID Connect (Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta y otros proveedores OIDC) y el aprovisionamiento SCIM están en todos los planes, también el gratuito.

Las carencias, con franqueza: solo OIDC, sin SAML, e ISO 27001 y SOC 2 están previstos, no certificados. El acuerdo de encargo del tratamiento está publicado en /es/dpa; la exportación y la solicitud de borrado de datos están en la configuración.

Envoy publica, a octubre de 2026:

• Certificaciones: su página de seguridad indica «ISO 27001 Certified by Schellman», y su página para el sector aeroespacial describe a Envoy como certificado ISO/IEC 27001 y conforme con SOC 2. En una lista de compras, es una ventaja real.
• SSO: la tabla de planes de Visitors incluye SAML single sign-on en Premium y Enterprise; la plataforma Premium recoge «SCIM/SSO integrations», y la plataforma Enterprise añade aprovisionamiento de administradores por SCIM, roles de administración personalizados y un registro de eventos.
• Alojamiento: una publicación del 29 de octubre de 2024 anunció centros de datos en la UE para Envoy Visitors. Las páginas consultadas no dicen si los datos de Reservations también pueden quedarse en la UE; pregúntelo por escrito.
• Modelo de aislamiento de clientes: no publicado.

Funciones 07–10 de las 10 funciones de Desk & Park: tableta de sala, informes para la dirección, integraciones, seguridad y datos en la UE.

Experiencia del empleado y coordinación de equipos

Envoy ofrece una app móvil nativa para iOS y Android, reservas desde Google Calendar y Outlook, planos con zonas de equipo («neighborhoods»), escritorios para un día o más, reservas por horas y de varios días, y parking con plazas accesibles y para vehículos eléctricos. Las pantallas de sala en iPad permiten reservar al momento y hacer el check-in en la puerta. Donde Envoy ya gestiona la recepción, los empleados tienen una sola app para sus visitas, sus paquetes y su escritorio.

Desk & Park parte del navegador: la aplicación web funciona en cualquier móvil u ordenador y se instala como PWA, sin pasar por una tienda de aplicaciones. Una app para Android añade escáner QR nativo, desbloqueo por huella o rostro y notificaciones push; la app para iOS está prevista para 2027. La interfaz y los correos están disponibles en 10 idiomas.

• El plano es la pantalla de reserva (función 01 del Top 10): el administrador sube una imagen del plano y coloca escritorios y salas; el empleado elige un puesto coloreado según su disponibilidad para el día elegido.
• Escritorios, parking y salas en un mismo sitio (función 03): el parking tiene sus propios planos, varias zonas por sede, con las plazas con cargador marcadas con ⚡. Un escritorio y una plaza reservados juntos llegan como una sola invitación de calendario.
• Quién está en la oficina (función 04): fotos o iniciales de los compañeros con reserva en el color de su equipo, un punto verde tras el check-in y la lista del día por equipos. La empresa puede desactivar la función y cualquiera puede ocultarse.
• Puestos asignados que se pueden ceder (función 06): los miembros de la dirección conservan un escritorio o plaza fijos; «Hoy no estaré» lo libera para el día y «Recuperar» lo deshace mientras nadie lo haya ocupado.
• Invitados: una asistente de dirección reserva escritorios, plazas y salas para invitados sin crearles cuenta (reservas para invitados).
• Tableta de sala (función 07): una página en el navegador de la tableta con la agenda del día de una sala, actualizada cada 10 segundos, que registra el check-in del organizador. Sin licencia adicional; no acepta reservas.

Las integraciones son más ligeras que las de Envoy: invitaciones de calendario, notificaciones en Slack o Microsoft Teams y sincronización bidireccional de calendarios de salas con Microsoft 365 o Google Workspace en Pro y Enterprise. El catálogo de Envoy llega al control de accesos (Brivo, LenelS2, Genetec), ServiceNow y DocuSign.

Optimización del espacio y recomendaciones de IA

El problema caro de la oficina híbrida es la reserva fantasma: un escritorio o una plaza reservados que nadie usa, que bloquean a un compañero en los días punta e inflan los datos de ocupación. Ambos productos responden con check-in y liberación automática; Envoy menciona la liberación automática para escritorios, salas y parking, con recordatorios.

En Desk & Park, cada escritorio, plaza de parking y sala lleva una pegatina QR (función 02). Escanear un escritorio libre lo reserva y hace el check-in con un toque. Una reserva de escritorio o parking sin check-in antes de la hora fijada por la organización, por ejemplo las 10:00, vuelve automáticamente a la bolsa. Las salas solo se liberan si la organización lo activa (desactivado por defecto, tras un plazo de 5 a 120 minutos sin check-in); escanear el QR de una sala libre reserva la siguiente media hora. Una pegatina no necesita ningún dispositivo en la pared, algo que cuenta en un parking (cómo la liberación automática recupera espacio).

Los informes para la dirección (función 08) miden la ocupación frente a los puestos que realmente podían reservarse y muestran la tasa de ausencias por planta y recurso, el uso por departamento y equipo, la demanda de carga y el día punta, para periodos de 7 días a un año, con exportación CSV.

Las recomendaciones de IA son deliberadamente modestas. Un administrador lanza la generación del informe; un gran modelo de lenguaje recibe solo datos agregados, sin nombres de empleados, y devuelve de 3 a 6 recomendaciones (ahorro de costes, consolidación de espacios, optimización de la carga, alerta de reservas fantasma, ESG, planificación de capacidad), cada una con una estimación de impacto redactada por el modelo, que la dirección descarta o marca como hecha. No es previsión predictiva, y Desk & Park no calcula ahorros: la estimación es una hipótesis que hay que comprobar.

La analítica de Envoy es escalonada: la plataforma Premium recoge «basic product analytics (no custom dashboard, no scheduled reports)», y Enterprise añade analítica avanzada y señales de presencia procedentes del HRIS, la wifi y el control de accesos. Para cruzar fichajes de tarjeta con reservas, esa capa llega más lejos que Desk & Park.

Funciones 01–06 del Top 10: lo que los empleados usan cada día.

Cara a cara

Datos de Envoy tomados de envoy.com, comprobados en octubre de 2026; los precios y funciones cambian: consulte la página actual.

Veredicto

Envoy encaja mejor cuando la recepción es el centro del problema. Su gestión de visitas es madura: acreditaciones, documentos firmados antes de llegar, escaneo de identidad, listas de bloqueo, integraciones con control de accesos y wifi para invitados, recepción virtual. Si además quiere un registro de paquetería, cartelería digital y notificaciones de emergencia de un mismo proveedor, y compras exige hoy ISO 27001 o SAML, Envoy lo cubre en un solo contrato.

Desk & Park encaja mejor cuando la fricción diaria está en los escritorios y el parking, no en el vestíbulo. Por 100 objetos paga 2.060 EUR netos al año, sin cuota de plataforma ni coste por usuario; un administrador lo pone en marcha en una tarde, el parking y los cargadores son objetos de pleno derecho en el mismo plano, y SSO y SCIM vienen incluso en el plan gratuito, con los datos en la UE en una base propia. Una empresa que ya usa Envoy Visitors puede emplear Desk & Park solo para escritorios y parking.

Consulte los precios, la guía de puesta en marcha, las 10 funciones de Desk & Park y nuestra guía de gestión del parking de empresa.

FAQ

¿Es Desk & Park más barato que Envoy para reservar escritorios y parking?

Para 100 escritorios, plazas de parking y salas, Envoy Reservations cuesta 100 × 5 USD × 12 = 6.000 USD (unos 5.336 EUR) al año más una cuota de plataforma no publicada (envoy.com, octubre de 2026). Desk & Park Pro cuesta 2.060 EUR netos al año para hasta 125 objetos. Incluso con la cuota de plataforma a cero, Desk & Park resulta aquí cerca de un 61 % más barato.

¿Sustituye Desk & Park a Envoy Visitors?

No del todo. Desk & Park registra las visitas esperadas y permite a una asistente reservarles escritorios, plazas de parking y salas sin cuenta, pero no imprime acreditaciones, no escanea documentos de identidad ni recoge firmas. Envoy Visitors sí lo hace, desde el plan Basic gratuito hasta Premium a 362 USD por sede al mes.

¿Envoy cobra por usuario o por sede?

Depende del módulo: Reservations por recurso reservable (5 USD al mes, facturación anual), Visitors y Deliveries por sede, Screens por dispositivo y Response por usuario, todo sobre una plataforma con cuota anual fija. Desk & Park cobra solo por objeto reservable, con usuarios ilimitados.

¿Admite Desk & Park SAML y tiene la ISO 27001?

Hoy no. Desk & Park ofrece inicio de sesión único con OpenID Connect y SCIM en todos los planes, incluido el gratuito, y una base PostgreSQL propia por cliente en la UE. ISO 27001 y SOC 2 están previstos; Envoy declara la certificación ISO 27001 emitida por Schellman.

¿Cuánto se tarda en poner en marcha Desk & Park?

La guía de puesta en marcha indica 60–90 minutos para una oficina en seis pasos: cuenta de empresa, imagen del plano, colocación de los puestos, impresión de las pegatinas QR, invitación de usuarios desde un CSV y primera reserva. Lo hace un solo administrador, sin proyecto de implantación.