Las 10 funciones de Desk & Park que revisan los compradores

Las diez funciones de Desk & Park que los compradores revisan primero son: planos interactivos de plantas y parking, check-in por QR con liberación automática, escritorios, parking y salas en una sola aplicación, una vista en directo de quién está en la oficina, reservar desde el móvil, puestos asignados que se pueden ceder, una tableta de sala, informes para la dirección, integraciones y notificaciones, y seguridad con los datos en la UE. Las guías de 2026 sobre software de reserva de escritorios (Archie, DeskFlex, Gable, Tactic, SpotBooker) las repiten una y otra vez como lo esencial, así que sobre ellas se construye cualquier lista corta. El núcleo de las diez está en todos los planes, incluido el plan gratuito Start para hasta 10 objetos reservables con usuarios ilimitados.

Cada función recibe el mismo tratamiento: qué hace, cómo funciona, a quién ayuda y cuál es su límite honesto. Las etiquetas amarillas de las infografías marcan lo que todavía no existe: la app para iOS (2027), los calendarios personales que se sincronizan en un solo sentido, el inicio de sesión único solo mediante OpenID Connect (sin SAML) e ISO 27001 y SOC 2, que están previstos, no certificados.

Funciones 01–06: lo que los empleados usan cada día. Situación a octubre de 2026.

01 Planos interactivos de plantas y parking

El empleado reserva un escritorio eligiéndolo en el plano de su planta, no en una lista de códigos. Los colores muestran la disponibilidad del día elegido, así que un puesto libre junto al equipo se ve al instante.

1. Un administrador sube una imagen del plano de la planta; no hay cargo aparte por planos ni mapas.
2. Coloca en él los escritorios y las salas de reuniones.
3. El parking tiene sus propios planos, con varias zonas por sede si hace falta, por ejemplo un garaje y un aparcamiento exterior.
4. El empleado elige el día y la planta, toca un puesto libre y confirma.

A quién ayuda: los empleados eligen junto a su equipo o la ventana en lugar de adivinar; el responsable de la oficina cambia la distribución moviendo puestos en el plano; TI obtiene una puesta en marcha autoservicio que la guía de incorporación cifra en 60–90 minutos para una oficina.

El límite: el plano es vuestra propia imagen, así que es tan claro como el dibujo que subáis. Más sobre la idea en la reserva visual, el futuro de las oficinas híbridas y en las páginas de reserva de escritorios y reserva de parking.

02 Check-in QR y liberación automática

Una reserva que nadie usa (una «reserva fantasma») bloquea un escritorio todo el día. El check-in QR demuestra que alguien llegó; la liberación automática devuelve los puestos sin usar.

1. Cada escritorio, plaza de parking y sala recibe una pegatina QR, impresa durante la incorporación.
2. Quien tiene reserva la escanea al llegar y queda registrado.
3. Quien no tiene reserva escanea un escritorio libre, y un solo toque lo reserva y registra la llegada.
4. Una reserva de escritorio o parking sin check-in antes de vuestro plazo (configurable, por ejemplo «check-in antes de las 10:00») vuelve automáticamente a la bolsa.
5. Las salas de reuniones solo se liberan si la organización lo activa (desactivado por defecto, tras un plazo de 5 a 120 minutos sin check-in); escanear el QR de una sala libre reserva la siguiente media hora.

A quién ayuda: el responsable de la oficina deja de perseguir escritorios vacíos, quien llega tarde todavía encuentra sitio y la dirección ve la tasa de ausencias por planta en los informes (función 08). Ambas cosas están en todos los planes, incluido el gratuito.

El límite: los puestos asignados no se liberan automáticamente tras un escaneo perdido; sus titulares los ceden ellos mismos (función 06). El mecanismo completo: reservas fantasma y liberación automática.

03 Escritorios, parking y salas en un solo lugar

Una aplicación sustituye a tres sistemas: una herramienta de escritorios, una hoja de cálculo de parking y un calendario de salas, con un solo inicio de sesión y un solo conjunto de informes.

1. El empleado reserva escritorio y plaza de parking para el mismo día, eligiendo cada uno en su plano.
2. Ambos llegan en un solo correo con una sola invitación de calendario (una invitación iTIP real).
3. Las plazas con cargador para vehículos eléctricos llevan ⚡ en el plano y el sufijo «-EV» en las listas. Cualquiera puede reservarlas; vuestra norma interna decide quién debería.
4. Las salas están en los mismos planos de planta que los escritorios.

A quién ayuda: los empleados aprenden un único flujo de reserva; servicios generales ve la demanda de carga en los informes, así que la decisión de añadir cargadores se apoya en datos y no en quejas.

El límite: el escritorio y la plaza de parking son dos elecciones que haces tú; el sistema no elige plaza por ti. Para seguir leyendo: gestión del parking de empresa y plazas de carga y datos de demanda.

04 Quién está hoy en la oficina

Responde a la pregunta que los equipos híbridos se hacen cada mañana: ¿merece la pena ir hoy y dónde se sienta mi equipo?

1. El plano muestra la foto (o las iniciales) de cada persona con reserva, rodeada del color de su equipo.
2. Tras el check-in aparece un punto verde.
3. Junto al plano, la lista del día agrupa a los presentes por equipo.

A quién ayuda: los empleados se sientan cerca de las personas que vienen a ver; los responsables de equipo detectan cuándo los días de oficina de su gente se dispersan.

Privacidad: la empresa puede desactivar la función y cualquier persona puede ocultarse. Ambos ajustes se aplican en el servidor, no solo se esconden en la interfaz. Más en quién está hoy en la oficina.

El plano muestra quién reservó cada escritorio; la lista los agrupa por equipo.

05 Reservar desde el móvil

Reservar, hacer check-in y check-out ocurre en el móvil que todos llevan encima.

1. Desk & Park funciona en cualquier navegador y se puede instalar en la pantalla de inicio como PWA, sin descargar nada de una tienda.
2. En Android hay además una app con escáner QR nativo, desbloqueo por huella o rostro y notificaciones push.
3. Inicio de sesión con código de un solo uso por correo, passkey o el inicio de sesión único de la empresa.
4. La pantalla del día muestra el escritorio y el parking de hoy, un botón para escanear el QR y el check-out.

A quién ayuda: los empleados reservan en segundos de camino a la oficina; TI no tiene ninguna app que distribuir.

El límite: la app para iOS y la distribución en las tiendas de aplicaciones están previstas para 2027. Hasta entonces, quienes usan iPhone reservan y hacen check-in con la aplicación web en el navegador.

El día en el móvil: el escritorio de hoy, su estado de check-in y la plaza de parking.

06 Puestos asignados que se pueden ceder

Los miembros de la dirección (y, en el plan Enterprise, los responsables de equipo) pueden tener un escritorio o plaza de parking fijos sin que queden vacíos cuando no están.

1. Un administrador asigna el puesto fijo a la persona.
2. Un día de ausencia, el titular toca «Hoy no estaré» y el puesto pasa a los compañeros todo el día.
3. «Recuperar» deshace la cesión mientras nadie haya ocupado el puesto.
4. Los puestos cedidos cuentan para la ocupación en los informes.

A quién ayuda: la dirección conserva su puesto garantizado, los compañeros tienen más sitios los días de más afluencia y el equipo de espacios obtiene una cifra de ocupación honesta.

El límite: los puestos fijos no se liberan automáticamente tras un escaneo perdido; depende de que el titular pulse el botón. Cómo entra esto en las cifras: medir la ocupación real de la oficina.

Un puesto fijo: sin check-in, y un botón para cederlo durante el día.

07 Tableta de sala

Una tableta junto a la puerta de la sala de reuniones muestra si está libre y hasta cuándo, sin que nadie tenga que abrir una app.

1. Un administrador genera un código de un solo uso de seis dígitos con el que se empareja la tableta.
2. La tableta muestra la agenda del día de la sala, actualizada cada 10 segundos.
3. El organizador hace check-in en la tableta cuando empieza la reunión.
4. Una tableta perdida se revoca con un clic.

A quién ayuda: los organizadores tienen en la puerta la prueba de que la sala es suya, y los check-ins muestran qué salas reservadas se usaron de verdad. La tableta está incluida en el precio, sin licencia adicional.

El límite: la tableta no admite reservas; se reserva en la app o escaneando el QR de la sala. Detalles: tabletas junto a las salas de reuniones.

La tableta de sala: la agenda del día y el check-in del organizador.

08 Informes para la dirección

Los Board Reports dan a la dirección cifras en las que apoyar las decisiones sobre espacio.

1. La ocupación se mide frente a los puestos que de verdad se podían reservar, no frente a cada escritorio del plano.
2. Los informes muestran la tasa de ausencias (reservas fantasma) por planta y por recurso, el uso por departamento y equipo, la demanda de carga y el día pico, para cualquier periodo de 7 días a un año, con exportación CSV.
3. Recomendaciones de IA: un administrador lanza la generación del informe. Un gran modelo de lenguaje recibe solo datos agregados, nunca nombres de empleados, y devuelve de 3 a 6 recomendaciones (ahorro de costes, consolidación de espacios, optimización de la carga, alerta de reservas fantasma, impacto de la dirección, ESG, planificación de capacidad), cada una con una estimación de impacto redactada por el modelo.
4. La dirección marca cada una como «Descartar» o «Marcar como hecha», y la decisión queda auditada.

A quién ayuda: la dirección y finanzas obtienen una cifra de ocupación defendible; en el plan Enterprise, los responsables de equipo reciben informes de su propia gente.

El límite: la IA no es previsión predictiva, y Desk & Park no calcula ahorros, costes ni coste por metro cuadrado. La estimación de impacto del modelo es una hipótesis que hay que contrastar con vuestros datos de alquiler. Lee recomendaciones de IA para la dirección e informes de equipo para managers.

Board Reports: ocupación, reservas fantasma, día pico y demanda de carga en el periodo elegido.

09 Integraciones y notificaciones

Las reservas aparecen donde la gente ya trabaja.

1. Cada confirmación incluye una invitación de calendario .ics, y los calendarios personales pueden suscribirse a un feed iCal.
2. Las notificaciones van a Slack o a Microsoft Teams.
3. En los planes Pro y Enterprise, los calendarios de las salas se sincronizan en ambos sentidos con Microsoft 365 o Google Workspace (un proveedor por organización; en caso de conflicto, gana el calendario de la sala).
4. El inicio de sesión único usa OpenID Connect con Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta u otro proveedor OIDC, y SCIM crea y elimina cuentas desde Entra ID u Okta. Ambos están en todos los planes, incluido el gratuito.
5. Los correos salen en 10 idiomas.

A quién ayuda: los empleados ven su escritorio junto a sus reuniones; TI obtiene la baja automática de cuentas.

Los límites: los calendarios personales funcionan en un solo sentido, así que Desk & Park no lee sus cambios, y no hay SAML. Para profundizar: notificaciones en Slack y Teams, sincronización de calendarios de salas, reservas de escritorio en Outlook, SSO y passkeys y aprovisionamiento SCIM.

10 Seguridad y datos en la UE

Es la función que responde al cuestionario de seguridad.

1. Cada organización cliente tiene su propia base de datos PostgreSQL: ninguna tabla compartida con otros clientes, copias y borrado por organización, y un incidente en una base no afecta a otra.
2. Los datos se quedan en la UE: bases de datos en Fráncfort, la aplicación en los Países Bajos.
3. Las copias de seguridad están cifradas y se hacen cada noche, y un registro de auditoría guarda quién hizo qué.
4. Cada usuario dispone de inicio de sesión en dos pasos (TOTP) y passkeys.
5. La exportación y el borrado de datos se solicitan en la configuración, y hay un acuerdo de tratamiento de datos publicado.

A quién ayuda: el CISO y el delegado de protección de datos obtienen respuestas claras sobre aislamiento, ubicación y acceso.

El límite: ISO 27001 y SOC 2 están previstos, no certificados, y SAML no está soportado. Si alguno es un requisito firme, planteadlo pronto. Más en una base de datos aislada por organización y registro de auditoría y transparencia de accesos.

Funciones 07–10 y lo que también se incluye. Las etiquetas amarillas marcan lo que aún no existe.

También incluido

• Reservas recurrentes, para que un equipo fije sus días de oficina una sola vez: reservas recurrentes y días de equipo.
• Reservar en nombre de otra persona: un administrador reserva para un empleado, y la notificación le llega a ese empleado.
• Reservas para invitados sin cuentas de usuario: reservas para invitados en la junta general.
• Días laborables, festivos, zona horaria y horizonte de reserva por sede: varias sedes, zonas horarias y festivos.
• Interfaz y correos en 10 idiomas.
• Incorporación autoservicio en seis pasos: cuenta de empresa, subida del plano, colocación de puestos, impresión de pegatinas QR, invitación de usuarios desde un CSV, primera reserva.

Precios: por objeto, usuarios ilimitados

Desk & Park cobra por objeto reservable (un escritorio, una plaza de parking, también con cargador, o una sala de reuniones), nunca por usuario. Los usuarios son ilimitados en todos los planes. Precios netos:

La facturación anual equivale a diez pagos mensuales, es decir, dos meses gratis. Start es gratuito para siempre y no pide datos de pago. Todos los planes son el mismo producto; las excepciones son la sincronización de calendarios de salas (Pro y Enterprise) y el rol de responsable con informes de equipo (Enterprise). Una oficina con 60 escritorios, 10 plazas de parking y 5 salas suma 75 objetos, así que Standard basta tanto si reservan 90 personas como 190. Detalles en la página de precios.

Cómo se compara Desk & Park

Estas diez funciones son una lista de comprobación, y cada proveedor la marca a su manera. Nuestras comparativas usan solo los datos que publica cada proveedor y dicen cuándo encaja mejor el otro producto: deskbird, Skedda, Archie, Zoom Workplace, OfficeSpace, desk.ly, Flexwhere, Kadence, Gable, Robin, Envoy, Joan, Tactic, DeskFlex, SpotBooker, Eptura, YAROOMS, Parkalot y Microsoft Places. ¿Nuevo en el tema? Empieza por el hot desking.

FAQ

¿Cuáles son las funciones más importantes de un software de reserva de escritorios?

Las guías de compra de 2026 de Archie, DeskFlex, Gable, Tactic y SpotBooker repiten las mismas diez: planos interactivos, check-in QR con liberación automática, escritorios, parking y salas en un solo lugar, una vista de quién está en la oficina, reserva móvil, puestos asignados que se pueden ceder, tabletas de sala, informes, integraciones y seguridad. Desk & Park cubre las diez, con los límites descritos arriba.

¿Están las diez funciones incluidas en el plan gratuito?

Su núcleo, sí. El plan Start es gratuito para hasta 10 objetos y 1 sede con usuarios ilimitados, e incluye el plano, el check-in QR, la liberación automática, los informes, SSO y SCIM. La sincronización de calendarios de salas requiere Pro (206 EUR netos al mes para hasta 125 objetos), y los informes de equipo para responsables, Enterprise.

¿Tiene Desk & Park app para iPhone?

Todavía no: la app para iOS y la distribución en las tiendas están previstas para 2027. Hoy, quienes usan iPhone reservan y hacen check-in con la aplicación web en el navegador, y quienes usan Android pueden usar también la app nativa con escáner QR y notificaciones push.

¿Admite Desk & Park SAML y tiene la certificación ISO 27001?

Hoy no. El inicio de sesión único funciona mediante OpenID Connect con Entra ID, Google Workspace, Okta y otros proveedores OIDC, e ISO 27001 y SOC 2 están previstos, no certificados. Cada cliente tiene su propia base de datos PostgreSQL alojada en la UE, con copias cifradas cada noche y un registro de auditoría.

¿Cuánto se tarda en poner en marcha Desk & Park?

Un administrador configura una oficina en seis pasos autoservicio, y la guía de incorporación habla de 60–90 minutos. No hay proyecto de implantación ni cargo por los planos de planta; los usuarios se invitan desde un archivo CSV o se crean mediante SCIM.