Desk & Park vs Flexwhere: TCO por puesto o por usuario

La diferencia clave entre Desk & Park y Flexwhere es la unidad por la que se paga. Flexwhere cobra por usuario al mes: 1,99 € en el plan Standard y 3,68 € en Business, con facturación anual y sin IVA (según flexwhere.com, octubre de 2026), y la reserva de parking solo aparece en Business. Desk & Park cobra por objeto reservable, con usuarios ilimitados: para 175 empleados, 75 escritorios, 20 plazas de parking y 5 salas de reuniones, Desk & Park Pro cuesta 2.060 EUR al año, frente a 7.728 € en Flexwhere Business (o 4.179 € en Standard, sin parking).

En 2026 el trabajo híbrido tiene un ritmo conocido en muchas oficinas: de martes a jueves están llenas, lunes y viernes tranquilas, y el parking se agota antes que los escritorios. La pregunta es cómo pagar la herramienta que organiza ese uso compartido. Flexwhere es una plataforma neerlandesa de puestos compartidos, prestada como servicio en la nube por Dutchview IT según su web, con reserva de escritorios, salas, plazas de parking y vehículos de empresa, apps para todas las plataformas y certificación ISO 27001. Desk & Park reserva escritorios, plazas de parking y salas, se aloja en la UE y se cobra por puesto. Ambas son opciones europeas serias; simplemente facturan cosas distintas.

Coste anual según la plantilla. Flexwhere Business a 3,68 € por usuario al mes (facturación anual, sin IVA; el único plan con parking), en EUR; Desk & Park Pro a 2.060 EUR al año hasta 125 objetos. Comprobado en octubre de 2026.

Precio y TCO: 175 personas, 100 objetos reservables

El escenario es una oficina híbrida mediana típica: 175 empleados, 75 escritorios, 20 plazas de parking (4 con cargador para vehículo eléctrico) y 5 salas de reuniones, es decir, 100 objetos reservables.

Desk & Park. 100 objetos caben en el plan Pro (hasta 125 objetos, 10 sedes): 206 EUR netos al mes o 2.060 EUR al año con facturación anual. Los usuarios son ilimitados en todos los planes, así que todos los empleados, becarios e invitados están incluidos, y subir los planos no tiene coste aparte.

Flexwhere. Según flexwhere.com/pricing (comprobado el 17 de octubre de 2026):

• Basic: gratis hasta 25 usuarios, un plano de planta en una sola sede, reservas con hasta 1 semana de antelación.
• Standard: 1,99 € por usuario al mes; usuarios ilimitados, hasta 3 sedes, implantación y diseño de planos incluidos.
• Business: 3,68 € por usuario al mes; añade sedes ilimitadas, reserva de plazas de parking y vehículos de empresa, roles de usuario, acceso a la API y un año de historial.
• Meeting rooms: 15 € por sala al mes, una oferta aparte para salas.

Los planes de pago se facturan anualmente, sin IVA. El plan que cubre nuestro escenario con parking es Business:

Flexwhere publica sus precios en euros, así que no hace falta convertir (como referencia: tipo medio del NBP del 16 de octubre de 2026, tabla 202/A/NBP/2026, 1 EUR = 4,3661 PLN). Los precios de ambos proveedores son netos.

La diferencia. Frente a Flexwhere Business, el plan equivalente con parking, Desk & Park Pro cuesta 5.668 € menos al año (un 73,3 % menos). Incluso frente a Standard, que no incluye parking, la diferencia es de 2.119 € al año (50,7 %).

Cargos únicos. Flexwhere indica la implantación como incluida en Standard y Business y no publica cuota de alta, así que no añadimos ninguna. Los sensores de ocupación y las pantallas de sala figuran como «costes adicionales» sin precio publicado. Desk & Park no tiene cuota de alta; la tableta de sala (función 07 del Top 10) se empareja con un código de seis dígitos de un solo uso y no requiere licencia adicional.

Crecimiento. Si la oficina pasa de 175 a 250 personas sin añadir escritorios, Flexwhere Business sube a 250 × 3,68 € × 12 = 11.040 € al año y Standard a 5.970 €. Desk & Park se queda en 2.060 €, porque la oficina sigue teniendo 100 objetos. Por encima de 125 objetos se pasa a un contrato Enterprise, sea cual sea la plantilla.

Cuándo gana el modelo por usuario. Flexwhere Standard cuesta menos que Desk & Park Pro hasta unos 85 usuarios, y Business hasta unos 45. Flexwhere Basic es gratis hasta 25 usuarios en una planta; Desk & Park Start es gratis hasta 10 objetos con cualquier número de usuarios. Un equipo de 20 personas con 30 escritorios encaja mejor en el plan gratuito de Flexwhere; una empresa de 60 personas con 10 escritorios, en el de Desk & Park.

Arquitectura y seguridad

Una revisión de seguridad pregunta dónde están los datos, cómo se separan de los de otros clientes y cómo inicia sesión la gente.

Desk & Park (función 10 del Top 10):

• Una base de datos PostgreSQL propia por organización cliente: ninguna tabla compartida con otros clientes, copias de seguridad y borrado por organización, y un incidente en una base no afecta a otra. Contexto: base de datos aislada por organización.
• Alojamiento en la UE: bases de datos en Fráncfort, aplicación en los Países Bajos; copias nocturnas cifradas y un registro de auditoría de quién hizo qué.
• Inicio de sesión: doble factor (TOTP), passkeys (WebAuthn) y códigos de un solo uso por correo para cada usuario; inicio de sesión único mediante OpenID Connect (Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta y otros proveedores OIDC) y aprovisionamiento SCIM (Entra ID, Okta) en todos los planes, incluido el gratuito.
• Las carencias, sin rodeos: no hay SAML (solo OIDC), e ISO 27001 y SOC 2 están previstos, no certificados. Herramientas RGPD: exportación de datos y solicitud de borrado en los ajustes, y un acuerdo de encargo (DPA) publicado.

Flexwhere, según flexwhere.com/privacy-and-security (octubre de 2026):

• Certificaciones: Flexwhere declara ISO 27001 e ISO 9001 y enlaza ambos certificados. Es una ventaja real cuando compras exige hoy un proveedor certificado.
• Alojamiento: OVHcloud, proveedor europeo con sede en Francia, centros de datos en la UE, cifrado en tránsito y en reposo; los datos se rigen por el derecho de la UE.
• Privacidad por defecto: Flexwhere afirma que por defecto no almacena datos personales de forma permanente y conserva estadísticas anónimas; la anonimización de usuarios y reservas figura en Business.
• Inicio de sesión: la página de precios marca el inicio de sesión único en todos los planes. Una actualización de Flexwhere de abril de 2025 describe el acceso con Microsoft y Google en todas las plataformas, Apple en móvil y la autenticación multifactor por SMS o app de autenticación. Flexwhere no publica si su SSO usa SAML u OpenID Connect ni si admite SCIM; Standard menciona la sincronización de usuarios mediante Microsoft Graph.
• Modelo de tenencia: no descrito en el texto. Si el aislamiento importa en su revisión, pida la respuesta por escrito a ambos proveedores.

Funciones 07–10 del Top 10: la capa de plataforma, incluida la seguridad y los datos en la UE. Estado a octubre de 2026.

Experiencia del empleado y coordinación de equipos

Apps. Flexwhere publica apps en el App Store y en Google Play, una aplicación web y, desde Standard, una aplicación de escritorio: hoy, una cobertura nativa más amplia que la de Desk & Park. Desk & Park funciona en cualquier navegador y se instala como PWA; su app de Android añade un escáner QR nativo, desbloqueo con huella o rostro y notificaciones push. La app de iOS está prevista para 2027; hasta entonces, quienes usan iPhone reservan y hacen check-in en el navegador.

Check-in. Cada escritorio, plaza de parking y sala de Desk & Park tiene una pegatina QR. Escanear un escritorio libre lo reserva y hace el check-in con un toque, y una reserva de escritorio o parking sin check-in antes de la hora fijada por la organización se libera automáticamente. Flexwhere indica check-in manual en todos los planes y, desde Standard, check-in automático por Wi-Fi, dirección IP o estación de acoplamiento a través de su app de escritorio, además de sensores con coste adicional. En oficinas con estación de acoplamiento en cada puesto, el enfoque de Flexwhere ahorra un paso a los empleados.

Quién está en la oficina. Flexwhere indica una vista de presencia y un buscador de compañeros en todos los planes, y una lista de contactos (buddy list) desde Standard. En Desk & Park el plano muestra la foto o las iniciales de cada persona con reserva, rodeadas del color de su equipo, con un punto verde tras el check-in, junto a la lista del día agrupada por equipos; la empresa puede desactivarlo y cualquiera puede ocultarse, algo que se aplica en el servidor (función 04).

Parking y carga. Desk & Park trata el parking como un objeto de pleno derecho en todos los planes: planos de parking por sede (por ejemplo, garaje y aparcamiento exterior), plazas con cargador marcadas con ⚡, y un escritorio y una plaza reservados juntos llegan como una sola invitación de calendario. Flexwhere ofrece reserva de plazas y vehículos de empresa en Business, y sus actualizaciones de producto mencionan iconos para plazas con cargador. Más en gestión del parking de empresa.

Puestos asignados. En Desk & Park, los miembros de la dirección (y los mandos en Enterprise) pueden tener un escritorio o una plaza fija y cederla por un día con «Hoy no estaré» (función 06). Los puestos fijos no se liberan automáticamente tras un escaneo no realizado; el titular pulsa el botón.

Idiomas. La página de precios de Flexwhere indica inglés, neerlandés y alemán. La interfaz y los correos de Desk & Park están en 10 idiomas, entre ellos polaco, francés, español, italiano, rumano, búlgaro y chino.

Optimización del espacio (CRE) e IA

La parte cara de una oficina híbrida es la superficie y el parking reservados para personas que no vienen. Las reservas fantasma hacen que la oficina parezca llena sobre el papel mientras los puestos están vacíos.

Desk & Park lo aborda en dos pasos. El check-in QR con liberación automática (función 02) devuelve al conjunto los escritorios y plazas no ocupados tras la hora límite; las salas solo se liberan si la organización lo activa (desactivado por defecto, tras un plazo de 5 a 120 minutos sin check-in). Consulte reservas fantasma y liberación automática. Los informes para la dirección (función 08) miden la ocupación frente a los puestos que realmente se podían reservar, con la tasa de ausencias por planta y recurso, el uso por departamento y equipo, la demanda de carga y el día pico, para cualquier periodo de 7 días a un año, con exportación CSV.

Encima están las recomendaciones de IA. Un administrador lanza la generación del informe; un gran modelo de lenguaje recibe solo datos agregados, nunca nombres de empleados, y devuelve de 3 a 6 recomendaciones (ahorro de costes, consolidación de espacios, optimización de la carga, alerta de reservas fantasma, ESG, planificación de capacidad y más), cada una con una estimación de impacto redactada por el modelo. La dirección las descarta o las marca como hechas, y queda auditado. No es previsión predictiva, y Desk & Park no calcula ahorros ni costes: la estimación de impacto es una hipótesis que hay que comprobar con sus propios datos de alquiler.

Flexwhere indica datos históricos (un mes en Standard, un año en Business), mapas de calor por recurso, exportaciones desde el panel y, en Business, un informe de presencia de toda la empresa bajo petición. Su integración de sensores, con coste adicional, apunta a zonas infrautilizadas y reservas fantasma mediante hardware. La liberación automática de ausencias figura desde Standard, con el plazo fijado por el administrador (el resumen del plan habla de 1 hora). Si quiere medir la ocupación con sensores en lugar de check-in, Flexwhere tiene la integración publicada; Desk & Park mide mediante reservas y escaneos QR.

Funciones 01–06 del Top 10: lo que los empleados usan cada día. Estado a octubre de 2026.

Comparativa lado a lado

Datos del competidor tomados de flexwhere.com, comprobados en octubre de 2026; precios y funciones cambian, consulte la página actual.

Veredicto

Flexwhere encaja mejor si compras exige ya un proveedor con certificación ISO 27001, si necesita hoy apps nativas para iOS y escritorio, si quiere detectar la presencia automáticamente por Wi-Fi, estación de acoplamiento o sensores, o si un equipo de hasta 25 personas en una planta puede quedarse en el plan gratuito Basic. Las organizaciones de habla neerlandesa y alemana cuentan además con la ayuda del proveedor en la implantación y el diseño de planos.

Desk & Park encaja mejor si su plantilla supera el número de puestos reservables, si el parking y la carga deben estar en todos los planes y no solo en el más alto, si su revisión de seguridad pregunta por el aislamiento de la base de datos por cliente y por SSO OIDC con SCIM, y si un solo administrador debe poner la oficina en marcha esta misma semana. En nuestro escenario de 175 personas, son 2.060 € al año en lugar de 7.728 €.

Consulte los precios, la guía de puesta en marcha para una prueba en el plan gratuito Start y el Top 10 de funciones de Desk & Park.

Preguntas frecuentes

¿Es Desk & Park más barato que Flexwhere?

En oficinas con más personas que escritorios, normalmente sí. Con 175 empleados y 100 objetos reservables, Desk & Park Pro cuesta 2.060 EUR al año; Flexwhere Business, el plan con parking, cuesta 175 × 3,68 € × 12 = 7.728 €. Por debajo de unos 45–85 usuarios, los planes por usuario de Flexwhere pueden salir más baratos.

¿Incluye Flexwhere la reserva de parking?

Sí, en su plan Business a 3,68 € por usuario al mes (facturación anual, sin IVA), según flexwhere.com en octubre de 2026; Basic y Standard no la incluyen. En Desk & Park, las plazas de parking y las plazas con cargador se reservan en todos los planes, incluido el plan gratuito Start de hasta 10 objetos.

¿Tienen Flexwhere y Desk & Park la certificación ISO 27001?

Flexwhere declara ISO 27001 e ISO 9001 y publica los certificados. Desk & Park aún no está certificado; ISO 27001 y SOC 2 están previstos. A cambio ofrece una base PostgreSQL propia por cliente, alojamiento en la UE en Fráncfort y los Países Bajos, y SSO OIDC con SCIM en todos los planes.

¿Tiene Desk & Park app para iPhone como Flexwhere?

Todavía no. Flexwhere ofrece apps para iOS, Android, web y escritorio. Desk & Park funciona en el navegador del móvil como PWA, tiene app de Android y prevé su app de iOS para 2027.

¿Cuánto se tarda en pasar de Flexwhere?

La guía de puesta en marcha indica 60–90 minutos por oficina: cuenta de empresa, subida del plano, colocación de los puestos, impresión de las pegatinas QR, invitación de usuarios desde un CSV y primera reserva. Las reservas no se migran, así que conviene cambiar un lunes, cuando hayan vencido las últimas reservas de Flexwhere.