Desk & Park vs Kadence: por puesto o por usuario activo

Kadence y Desk & Park permiten a una oficina híbrida reservar escritorios, salas de reuniones y plazas de parking, pero cobran por cosas distintas. Kadence cobra por usuario activo (cada persona que hace una reserva en el mes), con contratos de al menos un año facturados anualmente, añade 250 USD por planta por la carga y configuración del plano y no publica ningún precio por usuario: todos los planes son a presupuesto (kadence.co/pricing, octubre de 2026). Desk & Park cobra por objeto reservable: una oficina con 100 escritorios, plazas de parking y salas cabe en el plan Pro por 2060 EUR netos al año, con usuarios ilimitados, sin tarifa por planos y con un plan gratuito de hasta 10 objetos.

El trabajo híbrido en 2026 y dónde encaja Kadence

La mayoría de oficinas híbridas siguen un patrón que se observa con frecuencia: de martes a jueves están llenas, lunes y viernes tranquilas, y las personas que podrían venir superan con mucho a los escritorios. Por eso una pregunta presupuestaria pesa más que cualquier lista de funciones: ¿el precio de su sistema de reservas sigue a las personas o al espacio?

Kadence se describe en su web como dos productos. WorkOps «gestiona el día»: reserva de escritorios, salas y espacios con sincronización bidireccional del calendario, gestión de visitantes, check-in automático, Workplace Insights y Kadence AI en Microsoft Teams y Slack, en dos niveles, Team y Pro. SpaceOps «decide la cartera»: planificación por plantas (stack planning), planificación de escenarios y un agente de IA para planificar. Un Enterprise Bundle combina WorkOps Pro y SpaceOps, y entre los logotipos de sus clientes figuran el MIT, la Universidad de Cambridge, Intel y el NHS. Kadence es una plataforma amplia de gestión del lugar de trabajo para grandes empresas; Desk & Park es un producto de reservas centrado en escritorios, parking y salas, con precio por objeto.

Coste anual a medida que crece la plantilla: Desk & Park Pro para 100 objetos frente a facturación por usuario activo. Kadence no publica un precio por usuario, así que su línea es ilustrativa; la tarifa de 250 USD por planta procede de kadence.co/pricing (octubre de 2026).

Precio y coste total de propiedad (TCO)

Lo que publica Kadence

En su página de precios (consultada el 17 de octubre de 2026), Kadence indica:

• Unidad de facturación: usuarios activos; se cobra a las personas que hacen una reserva dentro del mes.
• Duración: contrato mínimo de un año, facturado anualmente.
• Puesta en marcha: la carga y configuración del plano cuesta 250 USD por planta.
• Precio: no publicado. Cada plan (WorkOps Team, WorkOps Pro, SpaceOps, Enterprise Bundle) se presupuesta, en moneda local si se solicita.
• Complementos de pago: planos editables y VMS Documents; Insights Plus va incluido en Pro y es un complemento de pago en Team.

El escenario

Una empresa con 175 empleados, 75 escritorios, 20 plazas de parking (4 con cargador para vehículo eléctrico) y 5 salas de reuniones: 100 objetos reservables en una oficina.

Desk & Park: el plan Pro cubre hasta 125 objetos y 10 sedes por 2060 EUR netos al año con pago anual, o 206 EUR netos al mes. Los usuarios son ilimitados, así que 175 empleados cuestan lo mismo que 250. No hay tarifa por planos de planta ni mapas de parking, y la configuración es autoservicio.

Kadence: coste del primer año = usuarios activos × precio mensual presupuestado × 12 + 250 USD × plantas. Con la oficina en una sola planta, la tarifa única publicada es de 250 USD, unos 222 EUR; en dos plantas, unos 445 EUR. Si un nivel de parking cuenta como planta es algo que conviene preguntar al pedir el presupuesto. Solo esos 222 EUR equivalen a cerca del 11 % de un año de Desk & Park Pro (222 ÷ 2060). Conversión al tipo medio del NBP del 16 de octubre de 2026 (tabla 202/A/NBP/2026): 1 USD = 0,8893 EUR (1 EUR = 4,3661 PLN, 1 USD = 3,8827 PLN).

Umbral de equilibrio en lugar de una suposición

Como Kadence no publica precio, no damos una diferencia en euros ni en porcentaje, ni la inventamos. Sí se puede calcular el precio con el que ambos cuestan lo mismo:

Frente a su presupuesto: por encima del umbral de su número de usuarios activos, Desk & Park Pro es más barato para esta oficina; por debajo, lo es Kadence. La facturación por usuario activo favorece a Kadence cuando muchos empleados reservan poco, porque quien no reserva nada en un mes no se cobra.

La prueba del crecimiento: 175 → 250 personas

Contrata a 75 personas y se queda en la misma oficina. Con facturación por usuario activo, la factura puede subir hasta un 43 % (250 ÷ 175), según cuántas de las nuevas personas reserven. Con Desk & Park no cambia hasta que la oficina supere los 125 objetos, donde empieza un contrato Enterprise a medida. Además, Desk & Park se puede pagar mensualmente, mientras que Kadence indica un mínimo de un año, y el plan gratuito Start (10 objetos, 1 sede, sin datos de pago) permite probar primero el producto real.

Arquitectura y seguridad

Desk & Park

• Una base de datos PostgreSQL propia por organización cliente: ninguna tabla compartida con otros clientes, copias de seguridad y borrado por organización, y un incidente en una base no afecta a otra (por qué importa).
• Alojamiento en la UE: bases de datos en Fráncfort, aplicación en los Países Bajos; copias nocturnas cifradas y registro de auditoría.
• Inicio de sesión: doble factor (TOTP) y passkeys (WebAuthn) para cada usuario, además de códigos de un solo uso por correo.
• SSO mediante OpenID Connect (Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta y otros proveedores OIDC) y SCIM para el alta y la baja de cuentas (Entra ID, Okta) en todos los planes, incluido el gratuito.
• RGPD: exportación de datos y solicitud de borrado desde la configuración, y un acuerdo de encargo de tratamiento.

Las carencias, con honestidad: Desk & Park admite solo OIDC, no SAML, y ISO 27001 y SOC 2 están previstos, no certificados. Si su departamento de compras exige hoy un informe SOC 2, Desk & Park todavía no puede entregarlo.

Kadence (según lo que publica)

Las páginas de precios y de seguridad de Kadence mencionan las certificaciones SOC 2 Type II y Cyber Essentials; sus socios de infraestructura tienen la ISO 27001, y Kadence aclara que no presenta esa certificación como propia. Los datos se cifran en tránsito (TLS 1.2 o superior) y en reposo, los sistemas se someten a pruebas de penetración de terceros al menos una vez al año y las apps móviles se prueban según OWASP MASVS. Los dos niveles de WorkOps incluyen alojamiento regional de datos en EE. UU. o la UE, SSO y sincronización de directorio SCIM (Okta, Entra, Google, OneLogin, JumpCloud y otros), SSO obligatorio, acceso con passkey, controles de conservación de datos personales y una Audit Export API con 180 días de historial.

Kadence no publica su modelo de aislamiento entre clientes. Si eso importa en su revisión de seguridad, haga a ambos proveedores la misma pregunta por escrito: ¿están nuestros datos en su propia base o en tablas compartidas?

Funciones 07 a 10 de las 10 funciones de Desk & Park: tableta de sala, informes para la dirección, integraciones, seguridad y datos en la UE.

Experiencia del empleado y coordinación de equipos

Desk & Park funciona en cualquier navegador y se instala como PWA; una app para Android añade un lector QR nativo, desbloqueo con huella o cara y notificaciones push. La app para iOS está prevista para 2027; mientras tanto, quien usa iPhone reserva desde el navegador (función 05 del Top 10, reservar desde el móvil). Cada empleado elige un puesto en un plano coloreado según la disponibilidad (función 01), y escanear la pegatina QR de un escritorio libre lo reserva y registra la entrada con un toque (función 02).

• Quién está hoy en la oficina (función 04): los compañeros con reserva aparecen en el plano con su foto o iniciales rodeadas del color de su equipo, un punto verde tras el check-in y, al lado, una lista por equipos. La empresa puede desactivarlo y cualquiera puede ocultarse.
• Escritorios, parking y salas en un solo lugar (función 03): el parking tiene sus propios planos, con varias zonas por sede, como un garaje y una explanada; las plazas con cargador se marcan con ⚡; un escritorio y una plaza reservados juntos llegan como una sola invitación de calendario. Vea la reserva de parking.
• Puestos asignados que se pueden ceder (función 06): los miembros de la dirección conservan un escritorio o una plaza fijos; «Hoy no estaré» lo libera para todo el día y «Recuperar» lo revierte mientras nadie lo haya ocupado. Los puestos fijos nunca se liberan automáticamente.
• Integraciones (función 09): una invitación de calendario en cada confirmación, notificaciones en Slack o Microsoft Teams y sincronización bidireccional de los calendarios de salas con Microsoft 365 o Google Workspace en Pro y Enterprise.
• Reservas recurrentes, reservas en nombre de otra persona, reservas para invitados sin cuenta de usuario y 10 idiomas de interfaz.

Kadence menciona una app nativa para Android y un flujo de reserva rediseñado para iOS, reserva web, apps para Microsoft Teams, Microsoft 365, Slack y Google Calendar, un complemento para Outlook y Kadence AI para reservar por chat; su servidor MCP (acceso anticipado) reserva desde Claude, ChatGPT o Copilot. Para coordinarse ofrece compañeros destacados, sugerencias inteligentes y un modo incógnito. Se pueden reservar taquillas, cabinas, parking y despachos, con zonas por equipo, escritorios asignados y favoritos y créditos de reserva. La gestión de visitantes está en ambos niveles, el quiosco con impresión de acreditaciones en Pro, y la interfaz existe en 38 idiomas. La página de precios no describe plazas con cargador; pregunte si le importa.

Optimización del espacio e IA

Las reservas fantasma —escritorios reservados que nadie usa— hacen que una oficina híbrida parezca llena en el sistema y medio vacía en la realidad.

Desk & Park utiliza check-in QR y liberación automática: una reserva de escritorio o de parking sin check-in antes de la hora límite fijada por la organización (por ejemplo, «check-in antes de las 10:00») vuelve automáticamente a la bolsa. Las salas de reuniones solo se liberan si la organización lo activa (desactivado por defecto, tras un plazo de 5 a 120 minutos sin check-in); escanear el QR de una sala libre reserva la siguiente media hora. El artículo sobre reservas fantasma muestra el efecto.

Los informes para la dirección (función 08) miden la ocupación frente a los puestos que realmente se podían reservar, la tasa de ausencias por planta y recurso, el uso por departamento y equipo, la demanda de carga de vehículos eléctricos y el día de máxima ocupación, para periodos de 7 días a un año, con exportación CSV. Recomendaciones de IA: un administrador pulsa «Generar informe»; un modelo de lenguaje grande recibe solo datos agregados, sin nombres de empleados, y devuelve de 3 a 6 recomendaciones (ahorro de costes, consolidación del espacio, optimización de la carga, alerta de reservas fantasma, impacto en la dirección, ESG, planificación de capacidad) con una estimación de impacto redactada por el modelo. La dirección las descarta o las marca como hechas, y eso queda auditado. No es aprendizaje automático predictivo ni previsión de ocupación, y Desk & Park no calcula ahorros ni costes; la estimación de impacto es una hipótesis que hay que verificar.

Kadence ofrece liberación automática y check-in, además del Kadence Agent, un agente de escritorio que detecta la presencia en la oficina por Wi-Fi y registra la entrada sin sensores, creando una reserva cuando alguien llega sin ella. El check-in también puede venir del quiosco, de las pantallas de sala, de los datos de tarjetas de acceso o de la API. Workplace Insights cubre asistencia, ocupación, ausencias, mapas de calor, horas semanales medias y exportación CSV; Insights Plus añade paneles personalizados. SpaceOps va más allá de todo lo que ofrece Desk & Park: agente de IA para planificar, reparto automático por plantas, escenarios comparados y flujos guiados para reorganizar o consolidar plantas.

Funciones 01 a 06 del Top 10: el día a día con Desk & Park, del plano a los puestos asignados que se pueden ceder.

Desk & Park y Kadence frente a frente

Datos de Kadence tomados de kadence.co (páginas de precios y de seguridad), comprobados en octubre de 2026; precios y funciones cambian: consulte la página actual.

Veredicto

Kadence encaja mejor en una gran organización con muchos edificios que necesita hoy SOC 2 Type II y Cyber Essentials para compras, quiere alojamiento en EE. UU. o apps nativas para iOS y Android ya, prefiere detectar la presencia por Wi-Fi antes que con códigos QR, gestiona quioscos de visitantes con impresión de acreditaciones, asigna puestos a partir de un sistema de RR. HH. (Workday, BambooHR, HiBob) con un Move Manager y planifica su cartera inmobiliaria con escenarios. Su presupuesto incluye además la implantación y el customer success.

Desk & Park encaja mejor en una empresa con entre una y diez oficinas que quiere escritorios, parking, cargadores y salas en un mismo plano; un presupuesto que no crece con la plantilla; alojamiento solo en la UE con una base de datos propia por cliente; SSO y SCIM incluso en el plan gratuito; y una configuración que un único administrador termina en 60–90 minutos. Compare los precios, vea la reserva de escritorios y lea la guía de gestión del parking de empresa.

FAQ

¿Es Desk & Park más barato que Kadence?

Para 100 objetos reservables y 175 empleados, Desk & Park Pro cuesta 2060 EUR netos al año con usuarios ilimitados. Kadence no publica un precio por usuario, así que depende del presupuesto: por encima de unos 0,98 EUR (1,10 USD) por usuario activo y mes, o 0,88 EUR el primer año contando una tarifa de 250 USD por planta, Desk & Park es más barato. La diferencia crece con la plantilla, porque Desk & Park cuesta lo mismo con 175 que con 250 personas.

¿Cómo factura Kadence?

Según kadence.co en octubre de 2026, Kadence cobra por usuario activo, es decir, por cada persona que hace una reserva dentro del mes. Los contratos duran al menos un año con facturación anual, y los precios se presupuestan en lugar de publicarse.

¿Cobra Kadence por los planos de planta?

Sí. Su página de precios indica que la carga y configuración de un plano cuesta 250 USD (unos 222 EUR) por planta, y los planos editables son un complemento de pago en WorkOps Pro (incluidos con SpaceOps). Desk & Park no cobra nada por subir una imagen del plano ni por añadir planos de parking.

¿Qué plataforma tiene certificaciones de seguridad más sólidas?

Kadence publica SOC 2 Type II y Cyber Essentials y ofrece alojamiento en EE. UU. o la UE. Desk & Park aún no está certificado (ISO 27001 y SOC 2 están previstos), pero da a cada cliente su propia base de datos PostgreSQL en la UE, con SSO mediante OpenID Connect y SCIM en todos los planes, incluido el gratuito.

¿Gestionan ambas plataformas el parking y las plazas con cargador?

Ambas permiten reservar plazas de parking. Desk & Park coloca el parking en sus propios planos, marca las plazas con cargador con ⚡, envía escritorio y plaza como una sola invitación de calendario e informa de la demanda de carga. Kadence incluye el parking entre sus espacios reservables; su página de precios no describe plazas con cargador.