Oficinas en varias sedes: zonas horarias, festivos e idiomas

Imagine a Katarzyna, workplace manager de una empresa de software con tres oficinas: la sede central en Cracovia, un equipo de 40 personas en Lisboa y una pequeña oficina comercial en Nueva York. Durante un tiempo las tres compartieron una hoja de cálculo de reservas, y la hoja daba por sentado, sin decirlo, que todo el mundo vivía en Cracovia.

Las grietas aparecían en días normales. Las reservas fijas de los jueves del equipo de Lisboa seguían vigentes el 10 de junio, festivo en Portugal, así que los escritorios parecían ocupados un día en que la oficina estaba vacía. Un compañero de Nueva York leyó "check-in antes de las 10:00" y se preguntó de qué 10:00 se trataba. Los festivos polacos del 3 de mayo y el 11 de noviembre quedaban bloqueados para todos, incluidas las dos oficinas que estaban abiertas. Y los correos de bienvenida salían en polaco a personas que no lo hablaban.

Nada de esto es grave, pero cada pequeño desajuste enseña a la gente que el sistema de reservas no describe del todo su oficina, y entonces dejan de confiar en él. Este artículo explica cómo Desk & Park modela varias sedes para que cada una se comporte como la oficina que realmente es.

Cada sede es un lugar propio, con su propio reloj

En Desk & Park, una ubicación es una sede de oficina: un nombre, una dirección y tres ajustes que importan más de lo que parece.

• Una zona horaria. Cada sede tiene una zona horaria IANA, como Europe/Warsaw, Europe/Lisbon o America/New_York, y es obligatoria: el sistema nunca asume en silencio la zona de la sede central para una sede nueva. Todo lo que depende de "hoy" o de "las 10:00" en esa sede (ventanas de check-in, plazos, el día que se muestra en el mapa) se resuelve en su propia zona, incluidos los cambios de horario de verano.
• Días laborables. Cada sede tiene su propia semana laboral. La mayoría trabaja de lunes a viernes, pero una oficina cuya semana va de domingo a jueves se configura así, sin forzarla a usar el calendario de otra.
• Un calendario de festivos. Cada sede mantiene su propia lista de días no laborables. Un festivo puede ser una fecha puntual o marcarse como Misma fecha cada año, de modo que los festivos fijos, como el 1 de mayo o el 25 de diciembre, se introducen una vez y se repiten.

De cada sede dependen sus plantas (cada una con su propio plano) y sus mapas de parking, que pueden describir varias zonas, por ejemplo un garaje subterráneo y un aparcamiento exterior. Los empleados eligen la sede y después la planta o la zona de parking, y solo ven lo que físicamente hay allí.

La configuración de Katarzyna, paso a paso

1. Crear las tres sedes. En la configuración de la organización, en la pestaña Ubicaciones, añade Cracovia, Lisboa y Nueva York, con la zona horaria correcta para cada una. Nueva York recibe America/New_York, así que una reserva a las 9:00 allí significa las 9:00 en Manhattan.

2. Definir la semana laboral. Las tres trabajan de lunes a viernes, así que el valor por defecto sirve. Si la empresa abre más adelante una oficina con otra semana, esa sede tendrá su propio conjunto de días laborables.

3. Introducir los festivos. Para Cracovia añade el 3 de mayo y el 11 de noviembre como festivos anuales; para Lisboa, el 25 de abril y el 10 de junio; para Nueva York, el 4 de julio. Los festivos que cambian de fecha cada año, como el lunes de Pascua o Acción de Gracias, se introducen como fechas puntuales para el año siguiente, una tarea breve cada diciembre.

4. Subir plantas y mapas de parking por sede. Cada oficina recibe sus propios planos de planta y su mapa de parking, con los escritorios y las plazas colocados en ellos. La configuración sigue los mismos seis pasos de incorporación que una sola oficina, una vez por sede.

5. Imprimir las pegatinas QR por sede. Cada sede tiene su propia hoja de pegatinas QR para el check-in. Si las pegatinas de una oficina se filtran (por ejemplo, una foto de la planta de Lisboa acaba en internet), Katarzyna puede emitir códigos nuevos para esa sede de una sola vez. La sede lleva entonces la marca necesita reimpresión hasta que se imprime la nueva hoja, para que nadie olvide que las pegatinas de las paredes ya no funcionan.

Qué notan los empleados

La mayor parte de la ventaja es invisible, y de eso se trata.

• El formulario de reserva se abre en una fecha razonable. Empieza en el día de hoy o, si la persona ya tiene una reserva hoy, en el siguiente día laborable de la sede, saltándose fines de semana y festivos.
• Las reservas recurrentes omiten los festivos locales. Cuando el equipo de Lisboa reserva todos los jueves del trimestre, el 10 de junio se omite automáticamente, y el formulario indica cuántas de las fechas semanales se han reservado. En Cracovia, ese mismo jueves es un día laborable normal. Más sobre las series en reservas recurrentes y días fijos de equipo.
• Las horas son locales. Un plazo de check-in en Nueva York es una hora de Nueva York. Las invitaciones de calendario de una serie recurrente llevan su regla semanal en la zona horaria de la sede, de modo que no se desplazan una hora cuando el horario de verano cambia en fechas distintas en Europa y en Estados Unidos.
• Cada persona usa su propio idioma. La interfaz está disponible en diez idiomas (inglés, polaco, alemán, francés, español, italiano, rumano, búlgaro y chino simplificado y tradicional) y cada persona usa el suyo; los correos de reserva también están localizados. Una confirmación indica además exactamente dónde: sede, planta y espacio, por ejemplo "HQ Kraków · Floor 3 · D-301", con un botón que lo muestra en el mapa.
• Las tabletas de las salas hablan el idioma local. Una tableta de quiosco junto a una sala de reuniones tiene el idioma configurado en el propio dispositivo, así que el vestíbulo de Lisboa y el de Nueva York pueden ser distintos.

Consejos prácticos

• Acuerden nombres de sede que la gente reconozca. "Cracovia sede central" y "Lisboa" son mejores que códigos internos; el nombre aparece en cada correo de confirmación.
• Revise el calendario de festivos una vez al año. Los festivos anuales se mantienen solos; los variables requieren unos minutos cada diciembre.
• Trate la rotación de pegatinas y la reimpresión como una sola tarea. Desde el momento en que se reemiten los códigos, las pegatinas antiguas dejan de funcionar, así que planifique la rotación para cuando la nueva hoja pueda colocarse el mismo día.
• Compruebe que la política encaja en todas las sedes. El plazo de check-in y la antelación máxima con que se puede reservar se definen una sola vez para toda la organización. Elija valores que funcionen tanto en su oficina más estricta como en la más relajada.

Alcance: qué es por sede y qué no

La zona horaria, los días laborables, los festivos, las plantas, los mapas de parking y las hojas de pegatinas QR son por sede. La política de reservas (el plazo de check-in y el número máximo de días de antelación con que se puede reservar) es de toda la organización; no se puede dar a Lisboa un plazo distinto del de Cracovia. Las series recurrentes y la fecha sugerida omiten los festivos, pero estos no están bloqueados: quien elige deliberadamente un festivo puede reservarlo igualmente, lo que resulta útil cuando una oficina abre en un día especial.

El número de sedes depende del plan: Start (gratuito) incluye una, Standard hasta tres, Pro hasta diez, y Enterprise no tiene un límite práctico. El precio es por objeto reservable (escritorios, plazas de parking y salas de reuniones), no por usuario; consulte los precios.

Preguntas frecuentes