Notifiche delle prenotazioni in Slack e Microsoft Teams

Immaginate Sam, che si occupa dei servizi generali di un ufficio di 90 persone su due piani. È lunedì, sono le 8:40. Un collega scrive direttamente a Sam: c'è ancora una scrivania libera oggi? Cinque minuti dopo chiama la reception, perché un visitatore sta aspettando e chi lo ospita è in riunione con le cuffie in testa. Alle 10:15 qualcuno fa notare che il posto auto vicino all'ingresso è rimasto vuoto tutta la mattina, anche se l'app lo dava per prenotato.

Il team di Sam vive già in un canale di chat. Tutto ciò che Sam deve sapere succede in Desk & Park, ma alle 8:40 nessuno guarda una dashboard di amministrazione. Quindi l'informazione deve arrivare dove il team già si trova.

Che cosa arriva nel canale

Desk & Park può pubblicare l'attività dell'ufficio in un canale Slack, in un canale Microsoft Teams o in entrambi. Un amministratore sceglie quali eventi pubblicare:

Nuove prenotazioni, per esempio "Anna Kowalska booked desk D-301 for 2026-10-14." Una serie settimanale viene pubblicata una volta sola, con il numero di date, non una volta per data.
Annullamenti: "Anna Kowalska's booking of desk D-301 for 2026-10-14 was cancelled."
Rilasci per mancata presenza: "…desk D-301 for 2026-10-14 was released — nobody checked in." Seguono l'interruttore degli annullamenti.
Arrivi dei visitatori: "Jan Nowak has arrived — host: Anna Kowalska."
Un riepilogo giornaliero facoltativo nelle mattine dei giorni feriali, intitolato "Desk & Park — today": "34 booking(s) today, 3 cancelled/released." Solo numeri, nessun nome.

Gli stessi eventi riguardano scrivanie, posti auto e sale riunioni.

Come cambia il lunedì di Sam

Con l'integrazione attiva, il lunedì di Sam cambia, passo dopo passo.

06:30 UTC, prima che arrivi qualcuno. Il riepilogo compare nel canale: quante prenotazioni ci sono oggi, quante sono state annullate o rilasciate. Sam sa se sarà una giornata tranquilla o piena prima ancora di aprire il portatile.

08:40. Il collega che cerca una scrivania non ha bisogno di chiedere a Sam. Qualche minuto prima il canale ha mostrato che una scrivania al secondo piano è stata annullata per oggi. Se la prenota da solo.

09:15. La reception registra l'arrivo del visitatore. Il messaggio "has arrived — host: …" compare nel canale che il team segue, così un collega avvisa chi ospita invece di costringere la reception a fare il giro di telefonate.

10:00. Il posto auto vicino all'ingresso era prenotato, ma nessuno ha fatto il check-in. Desk & Park lo rilascia automaticamente per mancata presenza e lo pubblica. Il collega arrivato in auto senza prenotazione vede il messaggio e prende il posto. (Come funziona il rilascio è descritto in prenotazioni fantasma e rilascio automatico.)

Niente di tutto questo ha richiesto una nuova abitudine. Le persone leggono il canale che leggevano già.

Configurazione

Tutto si fa da parte di un amministratore nella scheda Slack e Teams delle impostazioni dell'organizzazione.

Slack

In Slack create un Incoming Webhook per il canale in cui volete pubblicare e copiatene l'URL.
Incollatelo nel campo URL webhook Slack in Desk & Park.

Microsoft Teams

In Teams aprite l'app Workflows, scegliete Crea e il modello "Send webhook alerts to a channel", selezionate il canale e copiate l'URL che vi viene fornito.
Incollatelo nel campo URL webhook Microsoft Teams in Desk & Park.

In Teams i messaggi arrivano come Adaptive Card inviata dal bot Workflows di Microsoft. Gli URL dei vecchi connettori Office 365 vengono rifiutati: Microsoft ha dismesso quei connettori, e un URL che non può più consegnare nulla fallirebbe soltanto in silenzio. Se un URL del genere era stato salvato in precedenza, la scheda lo segnala e ne chiede uno nuovo.

Poi scegliete gli eventi e fate una prova. Attivate ciò che vi serve (Notifica nuove prenotazioni, Notifica annullamenti, Notifica arrivo visitatore, Riepilogo giornaliero (mattine dei giorni feriali)), salvate e fate clic su Invia messaggio di prova. La scheda indica per ogni canale se la prova è stata consegnata o rifiutata, così un errore di battitura nell'URL emerge subito e non la settimana dopo.

I messaggi vengono consegnati tramite una coda in uscita con nuovi tentativi. Se Slack o Teams non sono disponibili per qualche istante, Desk & Park riprova, e un webhook lento o non funzionante non rallenta né blocca mai una prenotazione.

Consigli pratici

Scegliete il canale in base al pubblico. I messaggi sulle prenotazioni indicano la persona e lo spazio. Un canale di team o di sede, dove le persone vedono già chi c'è, è adatto; un canale aziendale con centinaia di membri forse no. Le prenotazioni per ospiti fatte per i visitatori non vengono mai pubblicate.
Partite dal riepilogo e dai rilasci. Per molti uffici il riepilogo mattutino più i rilasci per mancata presenza sono il giusto livello di segnale. Ogni singola prenotazione può significare molti messaggi in un ufficio affollato.
Decidete a che cosa serve il canale. Gli interruttori valgono per tutti i canali collegati, quindi tutti ricevono gli stessi eventi. Se gli arrivi dei visitatori riguardano la reception e chi ospita, mentre l'attività di prenotazione riguarda il team dell'ufficio, scegliete il canale che entrambi i gruppi seguono, oppure lasciate disattivato uno dei tipi di evento.
Ripetete la prova dopo aver modificato il flusso. Se qualcuno ricostruisce il flusso di Teams o rimuove l'app Slack, il vecchio URL smette di funzionare. Un clic su Invia messaggio di prova conferma che il canale riceve ancora i messaggi.

Ambito: che cosa non fa

Le notifiche in Slack e Teams sono disponibili in tutti i piani, compreso il piano gratuito Start; vedi i prezzi. L'integrazione è unidirezionale: Desk & Park pubblica nel canale. Da Slack o Teams non si può prenotare, annullare né fare il check-in; non c'è un bot con cui dialogare, nessuno slash command e nessuna app per Teams. Ogni organizzazione ha un URL Slack e un URL Teams, quindi i messaggi vanno a un solo canale per provider, e i testi nei canali sono in inglese. Il riepilogo mattutino contiene solo numeri, mai nomi.

Se volete anche mantenere le prenotazioni delle sale sincronizzate con Outlook, si tratta di una funzione separata: sincronizzazione dei calendari delle sale con Microsoft 365 e Google Workspace. Le vostre prenotazioni possono anche arrivare nel vostro calendario personale tramite inviti via e-mail; vedi prenotazioni di scrivanie nel calendario Outlook.

FAQ

Quali eventi può pubblicare Desk & Park in Slack o Teams?

Nuove prenotazioni, annullamenti, rilasci per mancata presenza e arrivi dei visitatori, ciascuno controllato da un interruttore, più un riepilogo facoltativo nelle mattine dei giorni feriali con il numero delle prenotazioni del giorno e di quelle annullate o rilasciate. I rilasci per mancata presenza seguono l'interruttore degli annullamenti.

Come ottengo l'URL di un webhook di Microsoft Teams?

In Teams aprite l'app Workflows, create un flusso dal modello "Send webhook alerts to a channel", scegliete il canale e copiate l'URL. Incollatelo nel campo Microsoft Teams di Desk & Park e fate clic su Invia messaggio di prova. Gli URL dei connettori Office 365 dismessi non vengono accettati.

I dipendenti possono prenotare una scrivania da Slack o Teams?

No. L'integrazione si limita a pubblicare in un canale. Prenotazioni, annullamenti e check-in si fanno in Desk & Park.

Un webhook non funzionante rallenta le prenotazioni?

No. I messaggi passano da una coda in uscita e vengono ritentati se Slack o Teams non rispondono; la prenotazione non aspetta mai il canale.

I messaggi mostrano i nomi dei dipendenti?

I messaggi su prenotazioni, annullamenti e rilasci indicano la persona e lo spazio, quindi scegliete un canale i cui membri possano vederli. Le prenotazioni per ospiti non vengono mai pubblicate e il riepilogo giornaliero contiene solo numeri.