Uffici in più sedi: fusi orari, festività e lingue

Immaginate Katarzyna, workplace manager di una software house con tre uffici: la sede centrale a Cracovia, un team di 40 persone a Lisbona e un piccolo ufficio commerciale a New York. Per un certo periodo tutti e tre hanno condiviso un unico foglio di calcolo per le prenotazioni, e il foglio dava per scontato, senza dirlo, che tutti vivessero a Cracovia.

Le crepe sono emerse nei giorni normali. Le prenotazioni fisse del giovedì del team di Lisbona proseguivano anche il 10 giugno, festa nazionale in Portogallo, quindi le scrivanie sembravano occupate in un giorno in cui l'ufficio era vuoto. Un collega di New York leggeva "check-in entro le 10:00" e si chiedeva: le 10:00 di chi? Le festività polacche del 3 maggio e dell'11 novembre erano bloccate per tutti, compresi i due uffici aperti. E le e-mail di benvenuto partivano in polacco verso persone che non lo parlavano.

Niente di drammatico, ma ogni piccola discrepanza insegna alle persone che il sistema di prenotazione non descrive davvero il loro ufficio, e a quel punto smettono di fidarsi. Questo articolo mostra come Desk & Park modella più sedi in modo che ciascuna si comporti come l'ufficio che è davvero.

Ogni sede è un luogo a sé, con il proprio orologio

In Desk & Park una sede è un ufficio: un nome, un indirizzo e tre impostazioni che contano più di quanto sembri.

• Un fuso orario. Ogni sede ha un fuso orario IANA come Europe/Warsaw, Europe/Lisbon o America/New_York, ed è obbligatorio: il sistema non assume mai in silenzio il fuso della sede centrale per un nuovo ufficio. Tutto ciò che in quella sede dipende da "oggi" o dalle "10:00" (finestre di check-in, termini, il giorno mostrato sulla mappa) viene calcolato nel suo fuso, cambi dell'ora legale compresi.
• Giorni lavorativi. Ogni sede ha la propria settimana lavorativa. La maggior parte va dal lunedì al venerdì, ma un ufficio la cui settimana va dalla domenica al giovedì viene configurato così, senza essere costretto nel calendario di qualcun altro.
• Un calendario delle festività. Ogni sede ha il proprio elenco di giorni non lavorativi. Una festività può essere una data singola oppure contrassegnata come Stessa data ogni anno, così le festività fisse come il 1° maggio o il 25 dicembre si inseriscono una volta e si ripetono.

Sotto ogni sede si trovano i suoi piani (ciascuno con la propria planimetria) e le sue mappe dei parcheggi, che possono descrivere più aree, per esempio un garage sotterraneo e un parcheggio esterno. I dipendenti scelgono la sede, poi il piano o l'area di parcheggio, e vedono solo ciò che c'è fisicamente.

La configurazione di Katarzyna, passo dopo passo

1. Creare le tre sedi. Nelle impostazioni dell'organizzazione, nella scheda Sedi, aggiunge Cracovia, Lisbona e New York, scegliendo il fuso orario corretto per ciascuna. New York riceve America/New_York, quindi una prenotazione alle 9:00 lì significa le 9:00 a Manhattan.

2. Impostare la settimana lavorativa. Tutte e tre vanno dal lunedì al venerdì, quindi l'impostazione predefinita va bene. Se in futuro l'azienda apre un ufficio con una settimana diversa, quella sede avrà il proprio insieme di giorni lavorativi.

3. Inserire le festività. Per Cracovia aggiunge il 3 maggio e l'11 novembre come festività annuali; per Lisbona il 25 aprile e il 10 giugno; per New York il 4 luglio. Le festività che cambiano data ogni anno, come il lunedì di Pasqua o il Thanksgiving, si inseriscono come date singole per l'anno successivo: un lavoro breve da fare ogni dicembre.

4. Caricare piani e mappe dei parcheggi per ogni sede. Ogni ufficio riceve le proprie planimetrie e la propria mappa del parcheggio, con scrivanie e posti auto posizionati sopra. La configurazione segue gli stessi sei passi di onboarding di un ufficio singolo, una volta per sede.

5. Stampare gli adesivi QR per ogni sede. Ogni sede ha il proprio foglio di adesivi QR per il check-in. Se gli adesivi di un ufficio finiscono in giro (per esempio una foto del piano di Lisbona pubblicata online), Katarzyna può emettere nuovi codici per quella sede in un colpo solo. La sede porta quindi il contrassegno richiede ristampa finché il nuovo foglio non viene stampato, così nessuno dimentica che gli adesivi sui muri ora non funzionano più.

Che cosa notano i dipendenti

Gran parte del vantaggio è invisibile, ed è proprio questo il punto.

• Il modulo di prenotazione si apre su una data sensata. Parte da oggi oppure, se la persona ha già una prenotazione per oggi, dal giorno lavorativo successivo della sede, saltando fine settimana e festività.
• Le prenotazioni ricorrenti saltano le festività locali. Quando il team di Lisbona prenota ogni giovedì per il trimestre, il 10 giugno viene saltato automaticamente, e il modulo indica quante delle date settimanali sono state prenotate. A Cracovia lo stesso giovedì è un normale giorno lavorativo. Maggiori dettagli sulle serie in prenotazioni ricorrenti e giorni di squadra.
• Gli orari sono locali. Un termine per il check-in a New York è un orario di New York. Gli inviti di calendario per una serie ricorrente riportano la regola settimanale nel fuso orario della sede, quindi non slittano di un'ora quando l'ora legale cambia in date diverse in Europa e negli Stati Uniti.
• Ognuno usa la propria lingua. L'interfaccia è disponibile in dieci lingue (inglese, polacco, tedesco, francese, spagnolo, italiano, rumeno, bulgaro e cinese semplificato e tradizionale) e ciascuno usa la propria; anche le e-mail di prenotazione sono localizzate. Una conferma indica inoltre esattamente dove: sede, piano e spazio, per esempio "HQ Kraków · Piano 3 · D-301", con un pulsante che lo mostra sulla mappa.
• I tablet delle sale parlano la lingua locale. Un tablet kiosk per sale riunioni ha la lingua impostata sul dispositivo, quindi la hall di Lisbona e quella di New York possono essere diverse.

Consigli pratici

• Scegliete nomi di sede che le persone riconoscono. "Kraków HQ" e "Lisbona" sono meglio dei codici interni; il nome compare in ogni e-mail di conferma.
• Aggiornate il calendario delle festività una volta l'anno. Le festività annuali si riportano da sole; quelle mobili richiedono pochi minuti ogni dicembre.
• Trattate la rotazione degli adesivi e la ristampa come un unico compito. Dal momento in cui i codici vengono riemessi, i vecchi adesivi smettono di funzionare, quindi pianificate la rotazione per quando il nuovo foglio può essere affisso lo stesso giorno.
• Verificate che la policy vada bene per ogni sede. Il termine per il check-in e quanto in anticipo si può prenotare si impostano una volta per tutta l'organizzazione. Scegliete valori che funzionino tanto nell'ufficio più rigoroso quanto in quello più rilassato.

Ambito: che cosa è per sede e che cosa no

Fuso orario, giorni lavorativi, festività, piani, mappe dei parcheggi e fogli di adesivi QR sono per sede. La policy di prenotazione (il termine per il check-in e il numero massimo di giorni di anticipo con cui si può prenotare) vale per tutta l'organizzazione; non potete dare a Lisbona un termine diverso da quello di Cracovia. Le festività vengono saltate dalle serie ricorrenti e dal suggerimento della data, ma non sono bloccate: chi sceglie deliberatamente un giorno festivo può comunque prenotarlo, il che è utile quando un ufficio apre per una giornata speciale.

Il numero di sedi dipende dal piano: Start (gratuito) ne ha una, Standard fino a tre, Pro fino a dieci ed Enterprise non ha limiti pratici. Il prezzo è per oggetto prenotabile (scrivanie, posti auto e sale riunioni), non per utente; vedi i prezzi.

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