Prenotazioni ricorrenti e giorni di squadra in ufficio

Immaginate Ewa, office manager in un'azienda di 200 persone. Giovedì pomeriggio la responsabile dell'assistenza clienti passa dalla sua scrivania con una lamentela nota: "Avevamo deciso di venire tutti insieme, ma ogni settimana c'è una metà diversa del team." Dodici persone, una policy di due giorni in ufficio a settimana, e nessuno ricorda bene quali due. Alcuni vengono il lunedì perché i treni sono meno affollati, altri il venerdì perché l'ufficio è tranquillo. Il team si ritrova al completo forse una volta al mese, per caso.

La policy ibrida va bene. Quello che manca è una scelta dei giorni condivisa e visibile, e un modo per farla durare senza che tutti debbano ricordarsi di prenotare ogni settimana.

Passo 1: guardare come funziona davvero la settimana

Ewa apre i Report del consiglio e scorre fino alla scheda Presenza nella settimana. È una mappa di calore: i reparti in verticale, i giorni della settimana in orizzontale. Ogni cella mostra quale quota di quel reparto era in ufficio in un giorno di apertura medio di quel giorno della settimana, e più la cella è scura, più alta è la quota. Una riga Tutto l'ufficio riporta il dato aziendale per ciascun giorno.

Alcuni dettagli contano nella lettura:

• È una quota, non un conteggio. Un team di dieci persone che viene in ufficio insieme il martedì appare forte quanto un reparto di cento persone che fa lo stesso, così i team piccoli non vengono sommersi da quelli grandi.
• La scala segue i dati. Il colore più scuro corrisponde alla cella più piena sullo schermo, e quel massimo è riportato nella legenda, quindi "scuro" non è mai un mistero.
• Va letta come una soglia minima, non come un numero esatto. Il denominatore è ogni account attivo del reparto, comprese le persone che vengono di rado, quindi nei reparti misti la quota reale di chi frequenta l'ufficio è più alta.
• Passate il mouse per i dettagli. Ogni cella mostra il numero di spazi utilizzati, la dimensione del reparto e in quanti giorni di apertura è venuto qualcuno.

Per il reparto assistenza la riga è chiara e piatta: circa un quinto del team in ogni giorno della settimana, nessun picco. Quella linea piatta è il problema in un'immagine. Due righe più sotto, il reparto vendite ha un martedì scuro, e la riga dell'intero ufficio mostra che il mercoledì è il giorno più pieno per l'edificio.

La mappa di calore è visibile al consiglio, agli amministratori e, nel piano Enterprise, ai manager per i propri reparti e team; vedi report di team per i manager nell'ufficio ibrido.

Passo 2: il team sceglie i suoi giorni di squadra

Questo passo avviene tra le persone, non nell'app. Desk & Park non suggerisce i giorni in ufficio; mostra lo schema e il team decide. In questo caso la conversazione è breve. Il mercoledì è già il giorno più pieno per l'intero ufficio, quindi le scrivanie scarseggiano. Martedì e giovedì sono complessivamente più tranquilli e si adattano ai turni dell'assistenza. Il team concorda: martedì e giovedì sono i giorni di squadra, tutti vengono in entrambi, il resto rimane flessibile.

Passo 3: prenotare i giorni una volta sola, come serie

Ora ogni persona prenota i propri giorni di squadra una volta sola, invece che ogni settimana:

1. Aprite la mappa di prenotazione, scegliete una scrivania (o un posto auto) e l'orario.
2. Spuntate Ripeti ogni settimana, poi scegliete i giorni, qui mar e gio. Se non scegliete alcun giorno, la serie si ripete nel giorno della settimana della prima prenotazione.
3. Scegliete per quante settimane dura la serie, da 2 a 52. Il modulo mostra il totale, per esempio "24 date in totale" per dodici settimane su due giorni.
4. Confermate.

Alcune cose avvengono automaticamente:

• Le festività vengono saltate. Le date che cadono in un giorno festivo della sede non vengono prenotate, così nessuno tiene una scrivania in un giorno di festa.
• Le date occupate vengono saltate, senza bloccare tutto. Se la scrivania scelta è già prenotata da qualcun altro in una delle date, quella data viene saltata e le altre vanno a buon fine. L'app riporta il risultato in modo chiaro, per esempio "Prenotate 22 date settimanali su 24. Le date occupate sono state saltate."
• Un messaggio, una voce di calendario. La persona riceve una sola conferma per l'intera serie, con un unico invito di calendario che aggiunge ogni data a Outlook, Google o Apple Calendar, invece di ventiquattro e-mail separate.
• Una data si può annullare da sola. Quando qualcuno è malato un giovedì, annulla quella data; le altre restano prenotate e solo quella data scompare dal suo calendario.

Ogni data della serie è una prenotazione normale, quindi valgono le regole consuete: check-in con il codice QR all'arrivo, altrimenti la scrivania viene rilasciata per gli altri. Le serie funzionano allo stesso modo per scrivanie e parcheggi, quindi chi arriva in auto può prenotare contemporaneamente il proprio posto auto per gli stessi giorni di squadra.

Passo 4: verificare che funzioni

Dopo qualche settimana Ewa controlla di nuovo. Due punti le dicono se i giorni di squadra hanno attecchito:

• Nella dashboard, il pannello Chi è in ufficio di un martedì mostra il team assistenza raggruppato nell'elenco e nel colore del team sulla mappa. Maggiori dettagli su quel pannello in chi è in ufficio oggi?
• Nei Report del consiglio, la riga dell'assistenza nella mappa di calore dovrebbe ora mostrare due celle più scure invece di una linea piatta. Più sotto, la scheda Prenotazioni ricorrenti senza presenze elenca le serie ricorrenti che si sono ripetute almeno quattro volte, ordinate per presenza. Conta le serie frequentate meno della metà delle volte e le ore occupate ma mai utilizzate. Una serie prenotata a gennaio da qualcuno che a febbraio ha cambiato team compare qui, così qualcuno può chiedere al titolare di annullarla.

Consigli pratici

• Partite con due giorni di squadra, non cinque. Lo scopo è la sovrapposizione, non la presenza fine a sé stessa.
• Se possibile, preferite i giorni più tranquilli. Se l'intero ufficio ha già il picco il mercoledì, un team che sceglie il mercoledì entra in competizione per le scrivanie.
• Prenotate da 8 a 12 settimane, poi rivedete. Una serie che dura un anno intero sopravvive ai cambiamenti del team. Un trimestre basta per creare l'abitudine ed è abbastanza breve da poterlo rivedere.
• Tenete d'occhio l'elenco delle serie inutilizzate. Una prenotazione fissa che nessuno usa blocca una scrivania ogni settimana. Di solito basta un breve messaggio al titolare.

Ambito: che cosa non fa

Desk & Park non raccomanda giorni in ufficio né pianifica i team; la mappa di calore mostra lo schema e le persone decidono. Non esistono zone di team né scrivanie riservate a un team: ogni persona prenota la propria scrivania e la serie tiene quella specifica scrivania in quelle date. Una serie si ripete ogni settimana nei giorni scelti; non ci sono schemi mensili né "a settimane alterne". Le date festive vengono saltate dalla serie stessa, in base al calendario delle festività della sede. Le prenotazioni ricorrenti sono disponibili in tutti i piani; l'accesso dei manager ai report richiede il piano Enterprise. Vedi i prezzi.

FAQ

Posso prenotare la stessa scrivania ogni martedì e giovedì?

Sì. Al momento della prenotazione spuntate Ripeti ogni settimana, scegliete martedì e giovedì e indicate per quante settimane dura la serie, da 2 a 52. Le date in cui la scrivania è già occupata, o che cadono in un giorno festivo della sede, vengono saltate e segnalate; le altre vengono prenotate.

Una prenotazione ricorrente invia un'e-mail per ogni data?

No. L'intera serie arriva come un'unica conferma con un unico invito di calendario che copre tutte le date. Annullare una singola data la rimuove soltanto dal vostro calendario.

Desk & Park suggerisce in quali giorni un team dovrebbe venire in ufficio?

No. La mappa di calore Presenza nella settimana mostra quale quota di ogni reparto è presente in ciascun giorno della settimana, il che aiuta un team a scegliere i giorni di squadra. La decisione spetta alle persone coinvolte.

Come troviamo le prenotazioni ricorrenti che nessuno usa?

I Report del consiglio hanno una scheda chiamata Prenotazioni ricorrenti senza presenze. Ordina per presenza le serie ricorrenti con almeno quattro ricorrenze passate e mostra quante sono state frequentate meno della metà delle volte e quante ore sono state occupate ma non utilizzate.

Anche i posti auto si possono prenotare come serie?

Sì. Le serie settimanali funzionano allo stesso modo per scrivanie e posti auto, con la stessa scelta dei giorni, lo stesso salto delle festività e un'unica conferma per la serie.