訪客預訂：一次訂好董事會會議的座位

想像一下 Marta，一家 200 人公司董事會的行政助理。三週後，公司要舉辦年度股東大會：十二位來自外部的股東與顧問、在大會議室進行的上午會議、在小會議室的工作午餐，以及一個下午，有幾位來賓想找個安靜的工位閱讀文件。他們大多會開車來，而停車場每逢星期二本來就已經停滿。

這些來賓都沒有公司預訂系統的帳號，也不應該有。Marta 平常的選項都不理想：一份沒人看的試算表、前一天晚上在工位上貼紙條，或是把每個空間都用自己的名字預訂——這會讓十四個座位都掛上「Marta」，寄給她十四封確認信，而且如果在期限前沒有人報到，來賓還在上午會議時，就會有一半的座位被當成爽約釋出。

什麼是訪客預訂

訪客預訂是對工位、停車位或會議室的一般預訂，以預訂者的名義持有，並標記為為訪客預訂——也就是為組織以外的人預訂。這個標記會刻意改變一小組事情：

• 沒有人看得到姓名。 在預訂地圖、會議室時程表和會議室平板上，這個空間只會顯示為已佔用。連助理自己的名字都不會出現在那裡。
• 不需要任何人報到。 訪客預訂沒有報到期限，也絕不會被當成爽約釋出。座位會在您選擇的整個時段內保留。
• 不會發出任何通知。 沒有確認或取消郵件、沒有行事曆邀請、沒有 Slack 或 Teams 訊息。這筆預訂也不會出現在持有人的個人行事曆摘要中。
• 報告會將它分開計算。 座位算作已使用，所以利用率仍然真實，但它會被計為訪客的使用，而不是某個人的。

誰可以做：行政助理 角色（適用於所有方案）和管理員。這兩者本來就不受員工「每天一個工位、一個車位」規則的限制，正因如此，才能一次預訂十幾個座位。

Marta 的下午，一步一步來

1. 切換到訪客模式。 在預訂頁面上，Marta 把頁首從 我的預訂 切換為 為訪客預訂。一條紫色橫幅會說明這個模式的作用，所以她現在預訂的任何東西，都不會被誤認為她自己進辦公室的日子。儀表板上的 訪客預訂 圖塊也會帶到同一個地方。

2. 選一個日期和一個時段。 為訪客預訂 會開啟一個對話框，只有一個日期和一個時段——例如會議當天的 8:30 到 16:30。

3. 選取座位。 Marta 在樓層或停車場地圖上、或在清單中選取她要的空間：地下一層的八個停車位、兩間會議室，以及董事會區旁的四張工位。一次請求最多可包含 100 個空間。這要在桌面版儀表板上操作：選取數十個座位需要大螢幕，所以在手機上不會提供 為訪客預訂 按鈕。

4. 查看結果。 每個空間都會回報為已預訂或已略過，並附上原因。略過一個空間不會讓其餘的失敗：若有一張工位已被員工預訂，其他十三個座位會完成預訂，那張工位則會連同原因留在對話框中保持選取，讓 Marta 改選鄰近的工位再送出一次。一般的重疊規則照樣適用——訪客預訂絕不會擠掉別人已經持有的預訂。

5. 檢查群組。 在訪客模式中，清單會把這次請求顯示為一個訪客群組：一張卡片，包含它所有的座位。離開訪客模式後，這些項目仍留在 Marta 自己的預訂清單中，帶有 訪客 標籤，但絕不會要求她報到。

6. 如果日期改了。 董事會把會議延後一週時，Marta 不必取消十四筆預訂。她在卡片上使用 取消群組，這次請求的所有座位就會一起釋出。然後她用同樣的方式預訂新的日期。

為什麼報告很重要

十四個座位掛在一位助理名下，會扭曲總務團隊所依賴的數字：看起來會像一位非常忙碌的員工，而如果被當成爽約釋出，還會灌高幽靈率。

訪客預訂兩者都避免了。座位在利用率中算作已使用，而報告會說明其中有多少使用來自訪客：一個 訪客座位 關鍵指標、部門表格及其 CSV 匯出中的 訪客 一列，以及一張 訪客到訪 卡片，列出每一次請求——日期、空間類型、座位數和時段——而不含任何姓名。出勤、爽約和共享比等個人與部門層級的指標會忽略訪客資料列，因為實際上沒有員工在場。若訪客使用了某位董事會成員當天釋出的工位，該釋出的工位仍算作已使用，只是不算作任何員工的使用。關於衡量實際使用而非預訂的背景，請參閱〈資料驅動的職場：衡量真實的辦公室佔用率〉。

訪客預訂不是訪客模組

Desk & Park 也有一個訪客頁面，兩者很容易混淆。訪客模組登記一位具名的來賓，讓接待處知道誰要來、由誰接待；它不會保留任何空間。訪客預訂保留空間，但不登記任何人。它們回答的是不同的問題——「誰要來？」與「他們要坐在哪裡、停在哪裡？」——而同一場活動同時使用兩者也完全沒問題。

實用建議

• 提早預訂，一次完成。 請求越少，日後要移動的群組就越少；被略過的座位就在同一個對話框中處理。
• 不同的時段使用不同的請求。 一次請求只有一個日期和一個時段。如果來賓整天都需要停車位，但會議室只需要 10:00 到 12:00，就把會議室當成另一次請求預訂。
• 告訴同事為什麼地圖看起來滿了。 由於不顯示姓名，員工只會看到被佔用的座位。發一則一句話的訊息給樓層同事（「星期四地下一層停車場保留給股東大會」），就能避免一頭霧水的提問。
• 讓管理員支援。 管理員也可以建立和取消訪客預訂，助理在活動前一週不在時就很有幫助。
• 若您有同步會議室行事曆（Pro 與 Enterprise），以訪客預訂的會議室在 Outlook 或 Google 日曆中仍會被封鎖，且一律使用中性的主旨，所以不會有人誤從自己的行事曆預訂它。

它不做什麼

訪客預訂不會為來賓建立帳號、不會寄送任何東西給他們，也不會在預訂系統的任何地方記錄他們的姓名。它無法代表另一位員工建立；它永遠由建立它的助理或管理員持有。它不會替來賓報到，來賓午餐就離開，座位也不會提前釋出——它會一直保留到時段結束。為大型活動規劃停車，仍然是一個容量的決策；日常的部分請參閱〈企業停車管理〉與停車位預訂頁面。

常見問題

誰可以建立訪客預訂？

具有行政助理角色的使用者（所有方案皆提供此角色）以及管理員。一般員工不行；他們仍受限於每天一個工位和一個停車位。

一次訪客請求可以包含多少座位？

最多 100 個空間——工位、停車位和會議室——限一個日期和一個時段。每個空間都會回報為已預訂或已略過並附上原因，整個請求也可以作為一個群組一起取消。

來賓會收到電子郵件或行事曆邀請嗎？

不會。訪客預訂不會寄送確認、取消、行事曆邀請，也不會發 Slack 或 Teams 訊息，而且不會出現在持有人的個人行事曆摘要中。如果您想歡迎來賓，請用您自己的電子郵件。

如果沒有人報到，座位會被釋出嗎？

不會。訪客預訂沒有報到期限，也絕不會被當成爽約釋出。座位會在您預訂的整個時段內保留。

這和登記訪客是一樣的嗎？

不一樣。訪客模組為接待處登記具名人員，不會保留空間。訪客預訂則保留工位、停車位或會議室，不登記任何人。同一場活動可以兩者並用。