一個部門到底需要多少工位？

想像一下 Marta。她負責一家 260 人公司的總務設施，兩層樓共有 150 張工位。同一週，她的收件匣來了兩封郵件。財務部主管寫道，她的團隊「每個星期二都客滿」，需要再多十張工位。業務部主管則在另一串郵件裡回覆：他的 22 張固定工位沒得商量，因為「團隊必須坐在一起」。

兩個人可能都沒錯。Marta 手上有一張平面圖、一份舊的座位試算表，和一種感覺。她缺的是一個能拿給兩位部門主管看的數字：這就是貴部門在忙碌日實際使用的量。以下說明她如何在 Desk & Park 中取得這個數字，以及這份報告不會替她做什麼。

步驟 1：以夠長的期間打開部門檢視

在 董事會報告 中，Marta 把報告期間設為 最近 3 個月。七天的雜訊太多，不適合做規模決策：一次外地活動或一個國定假日就會讓它失真。若公司有多間辦公室，她可以把報告縮小到單一據點。

她捲動到 各部門與團隊使用情況，維持選取 工位 分頁。停車位和會議室刻意各有自己的分頁：它們是不同的決策，把工位、停車位和會議室加總在一起的數字，哪一個問題都回答不了。

步驟 2：解讀決策欄位

每個部門佔一列：

回答「需要多少工位？」的欄位是 高峰日 (P95)。它不是平均日，因為依平均值規劃的辦公室，有半週都太小。它也不是最滿的那一天，因為一場星期二的全員大會不該決定平面配置。它是第 95 百分位數：在該部門進辦公室的日子裡，有 95% 的日子，它佔用的工位不超過這個數。提示框也會顯示最滿的單日，讓 Marta 看出這個極端值和一般忙碌日差多遠。

有兩個細節讓這個數字值得信任。高峰只計算已報到的預訂，所以預訂了卻從未使用的工位，不會灌大部門的需求；它會改列在「爽約」之下。而且只計算已經結束的日子，因為一個還在陸續有人進來的早上，並不是高峰。

步驟 3：從 P95 和共享比推論

以下是 Marta 的表格可能的樣子。數字是為了舉例而虛構的：

對照那兩封郵件來看：

• 財務部經常進辦公室，而它的忙碌日確實很忙：34 人用了 27 張工位。如果它的區域目前有 20 張工位，這個抱怨是合理的。依 P95 加上少量緩衝來規劃，大約 28–30 張工位，是 Marta 站得住腳的答案。在財務部現有工位之外再加十張，可能就超過它的需要了。
• 業務部在忙碌日佔用 14 張可預訂工位，但它還持有 22 張報告無法看透的固定工位。擁有固定工位的人不會預訂、也不會報到，所以無法衡量他們是否坐在那裡。Marta 看得到的是被釋出的日時段：如果業務部的工位經常被釋出，代表持有人經常不在。這能開啟一段對話，但無法定案。
• 工程部每 100 人 54 張工位，可以輕鬆共享。大約為人數一半的區域，就足以應付它的忙碌日。

算術是 Marta 自己做的。應用程式不會建議工位數；它給她的是誰也無法爭辯的輸入資料。

有兩個陷阱值得注意：

1. 各部門的高峰加起來不等於辦公室的高峰。 各部門的忙碌日落在不同的星期幾，因此把每個部門的 P95 加總，會高估整層樓的需求。若要看整間辦公室，請使用工作空間利用率數字和星期別圖表。
2. 部門的高峰不等於其各團隊高峰的總和。 點選部門那一列會展開其團隊，有助於看出是誰推高了使用量，但 P95 和共享比只以部門為單位衡量。

步驟 4：檢查分母

報告中的利用率是以容量加權的：已使用的座位除以實際可預訂的座位。固定指派且未釋出的工位，以及停用中的工位，不計入可預訂數，並在 工作空間利用率 數字下方另外列出。這在調整規模時很重要。一層看起來「使用了 80%」的樓層，可能只是一個僅佔半層樓的共用池的 80%。

人數是以目前為準，所以組織調整會改寫較早期間的數字。在組織重整之後閱讀長期間的資料時，請記住這一點。有人員卻完全沒有預訂的部門，仍會以全零出現在表格中，而這一列往往是最有用的。

步驟 5：持續觀察變化

規劃規模不是一次性的工作。每月利用率趨勢 顯示辦公室是越來越滿還是越來越空，各樓層使用情況 則把每層樓的幽靈率與前一期比較。部門表格和摘要數字都能匯出為 CSV，放進 Marta 帶去主管會議的簡報。

如果她想要另一雙眼睛，管理員可以產生〈給董事會的 AI 職場建議〉。這些建議讀取的是相同的部門彙總數據，包括共享比和 P95 高峰，它們是需要驗證的建議，而不是答案。

實用建議

• 至少使用三個月的資料。 避開有長假的期間，除非您正是要為假期規劃。
• 先處理爽約。 有了報到和自動釋出，預訂反映的就是實際到場的人，報告也會顯示有多少人沒來。
• 保持部門資料整齊。 部門是每位使用者的一個欄位，由管理員設定或從身分識別提供者同步。一個錯字就會產生一個幽靈部門。
• 刻意選擇緩衝量。 P95 意味著大約每二十個忙碌日中，有一天會更滿。請決定由共用的溢流區還是部門自己吸收那一天。

範圍：這份報告不做什麼

它負責衡量，不做預測。沒有「如果我們有 120 張工位會怎樣」的模擬，沒有以金額計算的每工位成本，沒有節省試算，也沒有逐小時的熱度圖。P95 和共享比描述的是您選擇的期間；下一季要怎麼做，決定權在您。關於混合辦公室一般該衡量什麼，請參閱〈資料驅動的職場：衡量真實的辦公室佔用率〉。

常見問題

什麼是 P95 高峰日？

它是某部門進辦公室日子的第 95 百分位數：在這些日子中有 95% 的日子，該部門佔用的工位不超過這個數字。它忽略罕見的極端值，但仍涵蓋忙碌日，因此比平均值或最滿的單日更適合作為規劃規模的依據。

「工位/100人」是什麼意思？

這是共享比：部門的 P95 高峰除以人數，以每 100 人表示。數值 54 代表在忙碌日，該部門每 100 人大約需要 54 張工位。

爽約會計入部門的高峰嗎？

不會。高峰只計算已結束日子中已報到的預訂。從未使用的預訂會另外列為爽約，因此不會讓部門看起來比實際更大。

我們看得出擁有固定工位的人是否有使用嗎？

無法直接看出：擁有固定工位的人不會預訂、也不會報到，所以無法衡量他們是否在場。報告會顯示每個部門持有多少固定工位，以及持有人釋出了多少日時段回到共用池。

Desk & Park 會告訴我們該撤掉多少工位嗎？

不會。報告提供的是衡量數據（P95 高峰、共享比、每人天數、爽約、固定工位）；規模的決定由您做。沒有預測、模擬或成本計算。