會議室門口平板：門邊螢幕能做什麼

想像一下 Tomasz，一間 150 人辦公室的專案負責人。上午 9:58，他走向名為「Harbour」的會議室，準備十點和客戶開會。隔著玻璃，他看到另一個團隊的四位同事正打開筆電討論到一半。他們說，因為「看起來沒人用，就先借用一下」。他很確定自己訂過，但得打開手機、找出預訂，再拿給一群已經因為被打斷而不太高興的人看。同一時間，隔兩扇門外，另一個人站在走廊上，想知道那間小會議室接下來半小時有沒有空——除了打開應用程式，他沒有辦法知道。

這兩個問題的根源相同：會議室的資訊存在應用程式裡，而關於會議室的決定卻是在門口做出的。會議室自助終端，就是把前者放到後者發生的地方。

平板上顯示什麼

Desk & Park 的自助終端是一台安裝在某間會議室旁的平板，持續顯示該會議室當天的情況。它是一個網頁——平板在瀏覽器中開啟 deskandpark.com/kiosk——所以不需要在平板上安裝任何應用程式。

這個畫面是設計成能在一兩公尺外閱讀的：

以顏色標示會議室狀態的頁首。 綠色顯示空閒，紅色顯示 使用中，再加上門口每個人都會接著問的問題：至 14:00，或 今日剩餘時間。會議室名稱、樓層和代碼也在同一個頁首中，旁邊還有目前時間。
該會議室今天的預訂，依序列出，每筆附上標題和召集人的姓名。只有姓名——掛在走廊牆上的螢幕絕不顯示電子郵件地址。
清單中有一個「目前」標記，標記以上的都已開始，以下的都還沒開始。
整齊的歷史。 結束超過 30 分鐘的會議會從清單中移除，讓畫面只顯示仍然相關的內容。
即時的資料。 時程每 10 秒更新一次，所以在應用程式中建立或取消的預訂，幾乎立刻就會出現在門口。若網路中斷，會有一條橫幅說明，平板則會持續顯示最後一次已知的時程，直到連線恢復。

回到 Tomasz。門口有了平板，對話就很簡短：頁首是紅色的，寫著 使用中，至 11:00，而「目前」標記下方那一列，就是掛著他名字的會議。沒有人需要爭論，而隔兩扇門外走廊上的那個人，一眼就能看出小會議室是綠色的，空閒到 10:30。

在門口報到

清單中的每筆預訂，在時段開啟時都會出現報到按鈕：從會議開始前 15 分鐘，到開始後組織所設定的報到期限為止。點一下，就會代表召集人確認該預訂已到場。第一個走進來的人就可以按；平板不會詢問他是誰。

為什麼要報到？它記錄了會議確實有開，這正是「被預訂的會議室」與「被使用的會議室」之間的差別。而如果貴組織開啟了選用的「釋出無人報到的會議室」功能（所有方案皆可使用，預設關閉），平板就是最自然的報到地點；與 Microsoft 365 或 Google Workspace 同步的會議室，屆時也會在該行事曆中被釋出。

它刻意做不到的事

自助終端平板無法預訂。這是設計上的決定，而不是缺少的功能。牆上的平板不知道誰站在它面前，所以在上面建立的預訂無法歸屬於任何人——而一筆無法歸屬的預訂，正是讓會議室時程變得不可信的原因。預訂留在應用程式中，每一筆背後都有一個帳號。畫面的頁尾也寫明了：請在應用程式中或掃描門上的 QR 碼預訂此會議室。

基於同樣的理由，訪客預訂——行政助理為公司外部來賓保留的座位——在平板上會顯示為一個標示為 訪客預訂 的已佔用時段，沒有姓名，也沒有報到按鈕。（相關說明請見〈訪客預訂：一次訂好董事會會議的座位〉。）

逐步設定一台平板

打開自助終端清單。 以管理員身分前往 管理 → 自助終端。這裡列出組織中的每間會議室及其平板的狀態；值得留意的是那些還沒有平板的會議室。
產生配對代碼。 按一下會議室旁的 產生配對代碼。您會得到一組只顯示一次的六位數代碼。代碼只能使用一次，並在 15 分鐘後失效。
配對平板。 在平板上開啟 deskandpark.com/kiosk，在數字鍵盤上輸入這六位數。從那一刻起，平板就會顯示該會議室的當天情況。它以自己的裝置權杖進行驗證，所以不會有員工在上面登入，也不會有人的帳號一直開在牆上。
選擇語言。 語言是在安裝時，於平板本身上選擇一次。克拉科夫的大廳和柏林的大廳可以顯示不同的語言。

之後，自助終端清單會以一個標記告訴您每台平板的狀態：等待配對、已配對，或在裝置超過 24 小時沒有回應時顯示 無回應——通常是平板斷了 Wi-Fi 或沒電了。您可以隨時解除平板的配對；它會在下一次請求時回到配對鍵盤畫面，這個動作也會寫入稽核日誌。若會議室被刪除或停用，它的平板也會自動隨之停用，因為只顯示單一會議室時程的螢幕，已經沒有東西可顯示了。

實用建議

從會引發爭執的會議室開始。 最忙碌的會議室、開放式辦公區旁的會議室，以及訪客會使用的會議室，是門口螢幕最先划算的地方。
使用平板本身的鎖定模式。 大多數平板都能固定在單一瀏覽器頁面並保持螢幕常亮。開啟這個功能，路過的人就無法跑去其他網站。
保持供電。 靠電池運作的壁掛平板終究會沒有回應。無回應 標記會告訴您該去檢查哪一台。
門上也貼一張 QR 碼貼紙。 由於平板無法預訂，會議室的 QR 碼是站在門口的人用手機預訂最快的方式。
若您與 Outlook 或 Google 日曆同步，從行事曆預訂該會議室的會議，幾分鐘內就會成為 Desk & Park 的預訂，並像其他預訂一樣出現在平板上。

範圍

自助終端只顯示一間會議室的當天情況。它不會預訂、延長或結束會議，不會顯示其他會議室或未來一週，也不會辨識是誰按下報到。它需要一台有新版瀏覽器和網路連線的平板；安裝用的硬體由您自行準備。自助終端適用於所有方案。若要預訂會議室，請參閱會議室預訂。

常見問題

大家可以在平板上預訂會議室嗎？

不行，這是刻意的。平板不知道誰站在它面前，所以在上面建立的預訂無法歸屬於任何人。大家在應用程式中預訂，或掃描會議室的 QR 碼預訂，新的預訂幾秒內就會出現在平板上。

需要有人在平板上登入嗎？

不需要。平板只需配對一次，使用管理員產生的六位數一次性代碼；代碼 15 分鐘後失效。配對後，裝置使用自己的權杖，絕不會有員工帳號登入在上面。

報到按鈕什麼時候出現？

從會議開始前 15 分鐘，到開始後貴組織所設定的報到期限為止。點一下即代表會議召集人確認到場。訪客預訂不需要報到，也不會顯示按鈕。

平板斷線時會怎樣？

會有一條橫幅說明沒有網路連線，畫面則持續顯示最後一次已知的時程。連線恢復後就會更新。若平板超過 24 小時沒有回應，管理後台的自助終端清單會將它標示為無回應。

哪個方案包含自助終端平板？

所有方案，包括免費的 Start 方案。每間要配備的會議室需要一台平板。