KI-Empfehlungen zum Arbeitsplatz für den Vorstand erklärt

Stellen Sie sich Tomasz vor, Head of Workplace in einem Unternehmen mit Büros in drei Städten. Es ist Montagmorgen, und am Donnerstag tagt der Vorstand. Der Vorsitzende hat eine einfache Frage gestellt: „Was sollten wir am Büro ändern?“

Tomasz hat Daten. Die Vorstandsberichte zeigen die Auslastung, die Geisterquote pro Etage, Parkplätze, den Bedarf an E-Ladeplätzen und eine Tabelle der Abteilungen. Was er nicht hat, ist die Zeit, aus zwölf Diagrammen drei Vorschläge mit belastbaren Zahlen zu machen. Und er weiß: Was auch immer er mitbringt, irgendwer am Tisch wird fragen: „Woher wissen Sie das?“

Genau dafür ist der Bereich Strategische Empfehlungen in Desk & Park gebaut: ein erster Entwurf dessen, was die Aufmerksamkeit des Vorstands verdient, geschrieben aus aggregierten Werten, wobei sich jede Empfehlung an den Berichten auf derselben Seite überprüfen lässt.

Schritt 1: einen Bericht erstellen, wenn Sie ihn brauchen

Tomasz ist Admin, deshalb sieht er in den Vorstandsberichten auf der Karte „Strategische Empfehlungen“ die Schaltfläche Bericht erstellen. Er klickt darauf. Nichts läuft nach Zeitplan: Ein Bericht existiert nur, weil ein Admin ihn angefordert hat, und standardmäßig umfasst er die vorangegangene volle Woche, Montag bis Sonntag.

Gibt es für diese Woche keine Auslastungsdaten (ein neues Konto oder eine Woche, in der das Büro geschlossen war), sagt die App das und erzeugt nichts, statt aus einer leeren Woche eine Geschichte zu erfinden.

Schritt 2: wissen, was das Modell sieht

Bevor Tomasz dem Vorstand etwas davon zeigt, will er wissen, was eingeflossen ist. Die Eingabe besteht ausschließlich aus aggregierten Werten:

Pro Standort: Auslastung, Geisterquote (Buchungen ohne Check-in), Parkplätze, Nutzung der E-Ladeplätze, von Vorstandsmitgliedern freigegebene Plätze, für Gäste reservierte Plätze, Etagen unter 30 % Auslastung und Wochentagsmuster.
Pro Abteilung und Team: Personenzahl, wie viele Personen aktiv waren, Bürotage pro Person und Woche, No-Shows, und für Abteilungen der Spitzentag (P95) und die Sharing-Quote.
Ein Vierwochentrend pro Abteilung und Team, den Desk & Park im Code berechnet, bevor irgendetwas gesendet wird. So bedeuten „steigend“ und „fallend“ in jeder Empfehlung dasselbe, und eine einzelne schwache Woche wird nicht als Rückgang bezeichnet.

In dieser Eingabe wird nirgends eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter genannt: keine Benutzer-IDs, keine Vor- oder Nachnamen, keine Zeilen pro Person. Übermittelt werden die Namen von Orten und Organisationseinheiten (Standorte, Etagen, Abteilungen, Teams), denn mit einer Empfehlung wie „Standort 1, Gruppe B“ kann niemand etwas anfangen. Die Empfehlungen erzeugt ein großes Sprachmodell aus dieser Eingabe.

Schritt 3: die Karten lesen

Ein Bericht enthält drei bis sechs Empfehlungen. Jede Karte zeigt:

eine Kategorie: Kosteneinsparung, Flächenkonsolidierung, E-Lade-Optimierung, Warnung vor Geisterbuchungen, Wirkung der Vorstandsmitglieder, ESG oder Kapazitätsplanung;
einen Titel und einen kurzen Text, der die zugrunde liegenden Zahlen nennt;
eine geschätzte Wirkung.

Ein erfundenes Beispiel dafür, was auf einer Karte stehen könnte:

Flächenkonsolidierung. Etage 4 im Warschauer Büro hatte im Schnitt 22 % Schreibtischauslastung, freitags am niedrigsten. Erwägen Sie, Etage 4 freitags zu schließen und die wenigen Freitagsbuchungen auf Etage 3 zu verlegen. Geschätzte Wirkung: geringerer Heiz- und Lichtverbrauch an Freitagen.

Die geschätzte Wirkung verlangt die meiste Sorgfalt. Sie wird vom Modell geschrieben, nicht von Desk & Park gemessen. Die App berechnet keine Kosten, Einsparungen oder Energieverbräuche. Behandeln Sie die Schätzung als zu prüfende Hypothese und stellen Sie sie nie als bereits erzielte Einsparung auf eine Vorstandsfolie.

Schritt 4: an den Berichten überprüfen

Dieser Schritt macht eine Empfehlung erst brauchbar. Alles, was eine Karte zitiert, stammt aus Zahlen, die auf derselben Seite stehen, und Tomasz prüft sie, bevor er etwas weitergibt:

Eine als unterausgelastet genannte Etage: Zeigt Nutzung nach Etage dasselbe, und steigt ihre Geisterquote gegenüber dem vorigen Zeitraum?
Eine Abteilung, die angeblich weniger Schreibtische braucht: Was sagen ihr Spitzentag (P95) und Plätze/100 Personen in der Abteilungstabelle, und zwar über einen längeren Zeitraum als eine Woche?
Ein Hinweis zu E-Ladeplätzen: Was zeigt die Kennzahl EV-Ladebedarf über einen Monat, nicht nur über eine Woche?

Eine Woche ist eine kleine Stichprobe. Wenn eine Empfehlung wichtig ist, erweitert Tomasz den Berichtszeitraum in denselben Berichten und prüft, ob das Muster hält.

Schritt 5: Karte für Karte entscheiden

Jede Empfehlung hat zwei Schaltflächen, und sie halten eine Entscheidung nur über diese eine Karte fest:

Verwerfen: Der Vorstand stimmt nicht zu, oder die Empfehlung trifft nicht zu.
Als erledigt markieren: Jemand hat sich darum gekümmert. Die Schaltfläche hält das fest; sie führt selbst nichts aus.

Entschiedene Karten wandern in eine Liste bearbeiteter Empfehlungen mit der Schaltfläche Wiederherstellen, ein versehentlicher Klick kostet also nichts. Admins und Vorstandsmitglieder können entscheiden; das Erstellen bleibt den Admins vorbehalten. Manager, die im Enterprise-Tarif Berichte für ihre eigenen Teams sehen, sehen die KI-Empfehlungen überhaupt nicht.

Jede Entscheidung wird mit Urheber und Änderung im Audit-Log der Organisation festgehalten. Die Frage „Wer hat die Parkplatz-Empfehlung verworfen?“ hat also auch drei Monate später noch eine Antwort.

Tipps aus der Praxis

Nach einer normalen Woche erstellen. Eine Woche mit Feiertag oder Firmen-Offsite erzeugt Empfehlungen über den Feiertag.
Karten neben die Diagramme legen. Zeigen Sie dem Vorstand die Empfehlung zusammen mit der Zahl, auf die sie sich beruft; die Diskussion ist kürzer, wenn die Zahl auf der Folie steht.
Die Wirkung als Frage formulieren. „Könnte die Schließung von Etage 4 an Freitagen Energie sparen? Das Facility Management prüft einen Monat lang die Zählerstände“ ist ehrlich; „Wir sparen X“ ist es nicht.
Ruhig verwerfen. Eine verworfene Karte ist eine dokumentierte Entscheidung und mehr wert als eine Liste, die niemand aufräumt.
Zuerst die Datenqualität verbessern. Empfehlungen zu Abteilungen sind nur so gut wie das Abteilungsfeld bei jedem Benutzer. Was die zugrunde liegenden Zahlen bedeuten, lesen Sie in Echte Büroauslastung messen.

Umfang: was die Funktion nicht leistet

Sie läuft nicht nach Zeitplan, handelt nicht von selbst und erstellt keine Prognosen. Die geschätzten Wirkungen sind vom Modell geschriebene Schätzungen, keine gemessenen Einsparungen, und Desk & Park führt keine eigene Kosten- oder Energieberechnung durch. Das Modell sieht aggregierte Werte, nie namentlich genannte Mitarbeitende. Die Empfehlungen sind ein Ausgangspunkt für eine menschliche Entscheidung, und diese Entscheidung trifft der Vorstand.

FAQ

Werden Namen von Mitarbeitenden an die KI gesendet?

Nein. Das Modell erhält nur aggregierte Werte: Anzahlen, Quoten und Prozentsätze pro Standort, Etage, Abteilung und Team. Es werden keine Benutzer-IDs, Namen oder Zeilen pro Person gesendet. Die Namen von Standorten, Etagen, Abteilungen und Teams sind enthalten, damit sich aus den Empfehlungen Maßnahmen ableiten lassen.

Wie oft werden Empfehlungen erstellt?

Nur wenn ein Admin auf „Bericht erstellen“ klickt. Einen Zeitplan gibt es nicht. Standardmäßig umfasst der Bericht die vorangegangene volle Woche, Montag bis Sonntag.

Können wir der geschätzten Wirkung vertrauen?

Behandeln Sie sie als Hypothese. Die geschätzte Wirkung schreibt das Sprachmodell aus den aggregierten Werten; Desk & Park misst keine Einsparungen und berechnet keine Kosten. Prüfen Sie die Zahlen, auf die sich die Empfehlung beruft, in den Berichten auf derselben Seite, bevor Sie handeln.

Wer kann Empfehlungen sehen und über sie entscheiden?

Admins und Vorstandsmitglieder sehen sie und können jede einzelne verwerfen, als erledigt markieren oder wiederherstellen; jede Entscheidung wird im Audit-Log festgehalten. Nur Admins können einen Bericht erstellen. Manager sehen keine KI-Empfehlungen.

Was bewirkt „Als erledigt markieren“ tatsächlich?

Es hält fest, dass sich jemand um die Empfehlung gekümmert hat, und verschiebt die Karte in die Liste der bearbeiteten Empfehlungen. Es ändert keine Einstellung, keine Buchung und keine Etage in Desk & Park.