Wie viele Schreibtische braucht eine Abteilung wirklich?

Stellen Sie sich Marta vor. Sie leitet das Facility Management eines Unternehmens mit 260 Mitarbeitenden und 150 Schreibtischen auf zwei Etagen. In derselben Woche landen zwei E-Mails in ihrem Postfach. Die Leiterin der Buchhaltung schreibt, ihr Team sei „dienstags immer voll“ und brauche zehn Schreibtische mehr. Der Vertriebsleiter antwortet in einem anderen Thread: Über seine 22 festen Schreibtische werde nicht verhandelt, denn „das Team muss zusammensitzen“.

Beide könnten recht haben. Marta hat einen Grundriss, eine alte Sitzplatztabelle und ein Bauchgefühl. Was ihr fehlt, ist eine Zahl, die sie beiden Abteilungsleitungen zeigen kann: So viel nutzt Ihre Abteilung an einem vollen Tag tatsächlich. So bekommt sie diese Zahl in Desk & Park, und das leistet der Bericht für sie nicht.

Schritt 1: die Abteilungsansicht für einen ausreichend langen Zeitraum öffnen

In den Vorstandsberichten stellt Marta den Berichtszeitraum auf Letzte 3 Monate. Sieben Tage sind für eine Dimensionierungsentscheidung zu unruhig: Ein Offsite oder ein Feiertag verzerrt sie. Hat das Unternehmen mehrere Büros, kann sie den Bericht auf einen Standort eingrenzen.

Sie scrollt zu Nutzung nach Abteilung & Team und lässt den Reiter Arbeitsplätze ausgewählt. Parkplätze und Besprechungsräume haben bewusst eigene Reiter: Es sind getrennte Entscheidungen, und eine Zahl, die Schreibtische, Parkplätze und Räume zusammenzählt, beantwortet keine davon.

Schritt 2: die entscheidenden Spalten lesen

Jede Abteilung bekommt eine Zeile:

Die Spalte, die die Frage „Wie viele Schreibtische?“ beantwortet, ist Spitzentag (P95). Es ist nicht der Durchschnittstag, denn ein Büro, das auf den Durchschnitt ausgelegt ist, ist die halbe Woche zu klein. Es ist auch nicht der vollste einzelne Tag, denn ein einzelner Dienstag mit Betriebsversammlung sollte nicht den Grundriss bestimmen. Es ist das 95. Perzentil: An 95 % der Tage, an denen die Abteilung im Büro war, belegte sie höchstens so viele Schreibtische. Der Tooltip zeigt außerdem den vollsten einzelnen Tag, sodass Marta sieht, wie weit der Ausreißer von einem normalen vollen Tag entfernt liegt.

Zwei Details machen die Zahl vertrauenswürdig. Der Spitzenwert zählt nur eingecheckte Buchungen. Ein Schreibtisch, der gebucht und nie genutzt wurde, bläht also den Bedarf einer Abteilung nicht auf; er erscheint stattdessen unter No-Shows. Und es zählen nur abgeschlossene Tage, denn ein Vormittag, an dem sich das Büro noch füllt, ist keine Spitze.

Schritt 3: vom P95-Wert und der Sharing-Quote aus argumentieren

So könnte Martas Tabelle aussehen. Die Zahlen sind für das Beispiel erfunden:

Gelesen vor dem Hintergrund der beiden E-Mails:

• Die Buchhaltung kommt oft, und ihr voller Tag ist wirklich voll: 27 Schreibtische für 34 Personen. Hat ihr Bereich heute 20 Schreibtische, ist die Beschwerde berechtigt. Eine Dimensionierung auf den P95-Wert plus einen kleinen Puffer, etwa 28–30 Schreibtische, ist eine Antwort, die Marta vertreten kann. Zehn Schreibtische zusätzlich zu dem, was die Buchhaltung schon hat, sind womöglich mehr, als sie braucht.
• Der Vertrieb belegt an einem vollen Tag 14 buchbare Schreibtische, hält aber auch 22 feste Schreibtische, in die der Bericht nicht hineinsehen kann. Wer einen festen Schreibtisch hat, bucht nichts und checkt nirgends ein; ob die Person dort saß, ist also nicht messbar. Was Marta sehen kann, sind die freigegebenen Tagesslots: Werden die Vertriebsschreibtische oft freigegeben, sind ihre Inhaber oft nicht da. Das eröffnet ein Gespräch. Es entscheidet keines.
• Die Entwicklung kann mit 54 Plätzen pro 100 Personen bequem teilen. Ein Bereich mit etwa der Hälfte ihrer Personenzahl deckt ihre vollen Tage ab.

Die Rechnung macht Marta. Die App schlägt keine Zahl von Schreibtischen vor; sie liefert ihr Grundlagen, über die niemand streiten kann.

Zwei Fallen sollte man kennen:

1. Die Spitzen der Abteilungen ergeben zusammen nicht die Spitze des Büros. Abteilungen haben ihre vollen Tage an unterschiedlichen Wochentagen; die Summe aller P95-Werte überschätzt also, was die ganze Etage braucht. Für das Büro insgesamt nutzen Sie die Zahlen zur Arbeitsplatz-Auslastung und das Wochentagsdiagramm.
2. Die Spitze einer Abteilung ist nicht die Summe der Spitzen ihrer Teams. Ein Klick auf eine Abteilungszeile öffnet ihre Teams, was zeigt, wer das Volumen treibt, aber P95-Wert und Sharing-Quote werden nur pro Abteilung gemessen.

Schritt 4: den Nenner prüfen

Die Auslastung im Bericht ist kapazitätsgewichtet: genutzte Plätze geteilt durch Plätze, die tatsächlich buchbar waren. Fest zugewiesene und nicht freigegebene Schreibtische sowie Schreibtische außer Betrieb werden aus der buchbaren Menge herausgerechnet und unter der Kennzahl Arbeitsplatz-Auslastung gesondert genannt. Bei der Flächenplanung ist das wichtig. Eine Etage, die „zu 80 % genutzt“ aussieht, kann zu 80 % eines Pools genutzt sein, der nur die halbe Etage umfasst.

Die Personenzahl ist der aktuelle Stand; eine Umorganisation schreibt also frühere Zeiträume um. Behalten Sie das im Kopf, wenn Sie nach einer Umstrukturierung einen langen Zeitraum lesen. Eine Abteilung, die Personen hat, aber nichts gebucht hat, erscheint trotzdem mit Nullen in der Tabelle, und diese Zeile ist oft die aufschlussreichste.

Schritt 5: die Entwicklung verfolgen

Dimensionierung ist keine einmalige Sache. Der Monatliche Auslastungstrend zeigt, ob sich das Büro füllt oder leert, und Nutzung nach Etage vergleicht die Geisterquote jeder Etage mit dem vorigen Zeitraum. Die Abteilungstabelle und die Kennzahlen lassen sich als CSV exportieren, für die Folie, die Marta in die Führungsrunde mitnimmt.

Möchte sie eine zweite Meinung, kann ein Admin KI-Empfehlungen für die Geschäftsführung erzeugen. Sie lesen dieselben Abteilungsaggregate, einschließlich Sharing-Quote und P95-Spitze, und sie sind zu prüfende Vorschläge, keine Antworten.

Tipps aus der Praxis

• Nutzen Sie mindestens drei Monate Daten. Meiden Sie Zeiträume mit langen Ferien, es sei denn, genau für diese Zeit planen Sie.
• Beheben Sie zuerst die No-Shows. Mit Check-in und automatischer Freigabe spiegeln Buchungen die Menschen wider, die tatsächlich gekommen sind, und der Bericht zeigt, wie viele nicht kamen.
• Halten Sie die Abteilungen sauber. Die Abteilung ist ein Feld bei jedem Benutzer, gesetzt von Admins oder aus Ihrem Identitätsanbieter synchronisiert. Ein Tippfehler erzeugt eine Phantomabteilung.
• Wählen Sie den Puffer bewusst. P95 bedeutet, dass etwa einer von zwanzig vollen Tagen noch voller ist. Entscheiden Sie, ob eine gemeinsame Ausweichfläche oder die Abteilung selbst diesen Tag auffängt.

Umfang: was dieser Bericht nicht leistet

Er misst; er prognostiziert nicht. Es gibt keine Simulation von „Was wäre, wenn wir 120 Schreibtische hätten“, keine Kosten pro Schreibtisch in Geld, keine Einsparungsrechnung und keine stündliche Heatmap. P95-Wert und Sharing-Quote beschreiben den gewählten Zeitraum; die Entscheidung über das nächste Quartal bleibt bei Ihnen. Was man in einem hybriden Büro allgemein messen sollte, lesen Sie in Echte Büroauslastung messen.

FAQ

Was ist der Spitzentag (P95)?

Es ist das 95. Perzentil der Tage, an denen eine Abteilung im Büro war: An 95 % dieser Tage belegte die Abteilung höchstens so viele Schreibtische. Er ignoriert den seltenen Ausreißer, deckt aber die vollen Tage ab und ist damit eine bessere Grundlage für die Dimensionierung als der Durchschnitt oder der vollste einzelne Tag.

Was bedeutet „Plätze/100 Personen“?

Es ist die Sharing-Quote: der P95-Spitzenwert der Abteilung geteilt durch ihre Personenzahl, angegeben pro 100 Personen. Ein Wert von 54 bedeutet, dass die Abteilung an einem vollen Tag etwa 54 Schreibtische pro 100 Personen braucht.

Zählen No-Shows zur Spitze einer Abteilung?

Nein. Die Spitze zählt nur eingecheckte Buchungen an abgeschlossenen Tagen. Nie genutzte Buchungen werden gesondert als No-Shows ausgewiesen, sodass sie eine Abteilung nicht größer erscheinen lassen, als sie ist.

Können wir sehen, ob Personen mit festen Schreibtischen diese nutzen?

Nicht direkt: Wer einen festen Schreibtisch hat, bucht nichts und checkt nirgends ein, seine Anwesenheit lässt sich also nicht messen. Der Bericht zeigt, wie viele feste Schreibtische jede Abteilung hält und wie viele Tagesslots ihre Inhaber an den Pool zurückgegeben haben.

Sagt uns Desk & Park, wie viele Schreibtische wir abbauen sollen?

Nein. Der Bericht liefert die Messwerte (P95-Spitze, Sharing-Quote, Tage pro Person, No-Shows, feste Schreibtische); die Entscheidung über die Dimensionierung treffen Sie. Es gibt keine Prognose, keine Simulation und keine Kostenrechnung.