Sincronizar salas con Microsoft 365 y Google Workspace

Imagine a Marta, office manager de una empresa de 150 personas. Es martes, son las 9:58. Dos grupos esperan en la puerta de la sala de reuniones de la tercera planta. El equipo comercial la reservó la semana pasada en Outlook, como siempre. El equipo de producto la reservó ayer en Desk & Park, donde reservan sus escritorios. Ambas reservas son válidas en su propio sistema, y ninguno de los dos sistemas sabía nada del otro. Marta le busca al equipo de producto una sala más pequeña y pasa la tarde preguntándose qué herramienta prohibir.

No necesita prohibir ninguna. El problema no es que la gente use dos herramientas, sino que las herramientas no se ponen de acuerdo sobre quién tiene la sala. La sincronización de calendarios de salas hace que coincidan.

Qué hace la sincronización de calendarios de salas

Desk & Park se conecta a los calendarios de sala que su organización ya tiene en Microsoft 365 (los buzones de sala de Exchange) o en Google Workspace (los recursos de sala). Una vez que una sala de reuniones de Desk & Park está asociada a su calendario de sala, la sincronización funciona en ambos sentidos:

• Desk & Park → calendario de sala. Una sala reservada en Desk & Park se escribe en el calendario de la sala. El proceso de sincronización se ejecuta cada minuto, así que la reserva aparece en Outlook o Google Calendar en cuestión de minutos, y quien consulte la sala allí la ve ocupada.
• Calendario de sala → Desk & Park. Una reunión reservada en la sala asociada desde Outlook o Google Calendar se lee aproximadamente cada cinco minutos y se convierte en una reserva de Desk & Park, con hasta 90 días de antelación. El organizador se identifica por su dirección de correo electrónico, de modo que la reunión aparece a nombre del compañero correcto en el mapa y en la agenda del día de la sala.
• Los cambios se trasladan. Cuando una reunión se mueve, se cancela o la sala la rechaza, la reserva de Desk & Park se mueve o desaparece con ella. Cuando se cancela una reserva de Desk & Park, el evento desaparece del calendario de la sala.

Para quienes reservan, nada cambia: el equipo comercial sigue reservando en Outlook, el de producto sigue reservando en el mapa, y ambos ven la misma agenda.

La regla que resuelve cualquier conflicto: manda el calendario de la sala

Una sincronización bidireccional necesita un criterio de desempate, y Desk & Park usa el más evidente: decide el calendario de la sala. Es el calendario que Exchange o Google ya aplican a todo el mundo, con sus propias reglas de aceptación, y en el que confía la gente que trabaja en Outlook.

En la práctica:

1. Si la sala acepta una reunión de Outlook para una franja en la que existe una reserva de Desk & Park que todavía no se ha escrito en el calendario de la sala, la reserva de Desk & Park se cancela.
2. La persona que hizo esa reserva recibe un aviso inmediato: una notificación en la aplicación, un correo electrónico y un mensaje en Slack o Microsoft Teams si su organización usa esos canales (consulte notificaciones de reservas en Slack y Teams).
3. Una reunión provisional, que la sala aún no ha aceptado, nunca desplaza a nadie. Solo ocupa una franja libre.

Como las reservas de Desk & Park llegan al calendario de la sala en pocos minutos, la ventana para un conflicto así es corta, pero existe.

Privacidad en el calendario de la sala

Un calendario de sala lo ve mucha gente, así que Desk & Park escribe en él lo mínimo posible:

• El asunto de la reunión está oculto por defecto. El evento lleva un asunto neutro en lugar del título de la reserva.
• La dirección de correo de quien reserva nunca se escribe en el calendario de la sala.

Las reuniones leídas desde Outlook o Google siguen el mismo criterio, de modo que un asunto confidencial escrito en Outlook tampoco aparece en el mapa de la oficina.

Opcional: liberar las salas a las que no acude nadie

Toda oficina tiene esa reunión semanal que dejó de celebrarse hace meses pero sigue bloqueando la mejor sala. Desk & Park puede liberar una sala sincronizada cuando nadie hace el check-in dentro de un tiempo determinado tras el inicio, y después rechazar la reunión de Outlook en nombre de la sala para que el organizador sepa que la sala se ha liberado. Este ajuste está desactivado por defecto: una sala solo se libera cuando un administrador lo activa. Como el check-in de una reunión reservada en Outlook solo puede hacerse en una tableta junto a la sala, esas reuniones solo se liberan en las salas que tienen una; consulte tabletas junto a las salas de reuniones.

Cómo configurarla

La conexión se establece una sola vez por organización, a cargo de un administrador, en la tarjeta de calendarios de salas de la configuración de la organización.

Microsoft 365

1. Haga clic en Conectar Microsoft 365 e inicie sesión como administrador global (o administrador de roles con privilegios) de su inquilino de Microsoft 365.
2. Conceda el consentimiento de administrador a la aplicación Desk & Park en Microsoft Entra. Solicita dos permisos de aplicación: Calendars.ReadWrite para los eventos de los calendarios de sala y Place.Read.All para la lista de salas.
3. Asegúrese de que sus salas figuran en Exchange Places. Si la lista de salas de Desk & Park sigue vacía aunque la conexión funcione, Places aún no está habilitado; la tarjeta muestra la indicación.

Google Workspace

1. Un superadministrador añade Desk & Park como cliente con delegación en todo el dominio en la consola de administración de Google. La tarjeta muestra el ID de cliente y los ámbitos que hay que copiar.
2. De vuelta en Desk & Park, haga clic en Iniciar sesión con Google y pruebe la conexión.

Después, asocie las salas. La tarjeta muestra los calendarios de sala de su directorio junto a sus salas de reuniones de Desk & Park y propone coincidencias cuando los nombres concuerdan. Acepte las sugerencias, ajuste el resto y guarde. Solo se sincronizan las salas asociadas; una sala marcada como "no sincronizada" sigue siendo una sala exclusiva de Desk & Park.

Consejos prácticos

• Use el mismo nombre para las salas en ambos sitios. "Oslo, 3.ª planta" en Exchange y "Oslo" en Desk & Park siguen necesitando una asociación manual; los nombres idénticos se proponen automáticamente.
• Diga a la gente que las dos herramientas valen. Anúncielo en una línea: "Reserven las salas donde prefieran; se mantienen sincronizadas".
• Explique el criterio de desempate una vez. La gente acepta una regla clara ("manda el calendario de la sala") mucho mejor que una reserva que parece esfumarse.
• Active la liberación por ausencia cuando falten salas, no antes. Es un único ajuste para toda la organización y se aplica a todas las salas de reuniones; una sala sincronizada también se libera en su calendario. Compensa cuando los equipos hacen cola para conseguir sala y hay tabletas montadas en las puertas; en un edificio tranquilo no se gana nada liberando reuniones.

Alcance: lo que no hace

La sincronización de calendarios de salas está disponible en los planes Pro y Enterprise; consulte los precios. Cubre solo las salas de reuniones: los escritorios y el parking no se reservan desde Outlook, y no hay complemento de Outlook ni aplicación de Teams. No sincroniza calendarios personales en ningún sentido; sus propias reservas llegan a su calendario mediante invitaciones por correo electrónico, una función distinta que se describe en reservas de escritorio en su calendario de Outlook. Una organización conecta un solo proveedor, Microsoft 365 o Google Workspace, no ambos. Y la sincronización es rápida pero no instantánea: los cambios llegan en cuestión de minutos. La agenda de salas y el flujo de reserva en los que se integra la sincronización se muestran en la página de reserva de salas de reuniones.

Preguntas frecuentes

¿Pueden los empleados seguir reservando salas de reuniones en Outlook?

Sí. Una reunión reservada en una sala asociada desde Outlook o Google Calendar se lee aproximadamente cada cinco minutos y se convierte en una reserva de Desk & Park a nombre del organizador, identificado por su dirección de correo electrónico. Los cambios y cancelaciones hechos en Outlook se trasladan automáticamente.

¿Qué ocurre si la misma sala se reserva a la vez en Outlook y en Desk & Park?

Manda el calendario de la sala. Si la sala acepta una reunión de Outlook por encima de una reserva de Desk & Park que todavía no se ha escrito en el calendario de la sala, la reserva de Desk & Park se cancela y su titular recibe un aviso en la aplicación, por correo electrónico y en Slack o Teams si están configurados. Las reuniones provisionales solo ocupan franjas libres.

¿Quién tiene que aprobar la conexión con Microsoft 365?

Un administrador global (o administrador de roles con privilegios) de su inquilino de Microsoft 365 concede el consentimiento de administrador a la aplicación Desk & Park con los permisos Calendars.ReadWrite y Place.Read.All. Las salas deben figurar en Exchange Places. En Google Workspace, un superadministrador configura la delegación en todo el dominio para la cuenta de servicio de Desk & Park.

¿Podemos conectar Microsoft 365 y Google Workspace a la vez?

No. Una organización usa un solo proveedor para la sincronización de calendarios de salas: Microsoft 365 o Google Workspace.