混合辦公室的經理團隊報告

想像一下 Karolina，一家 300 人公司的工程部主管。她的部門有 45 人，分成三個團隊。在星期一的主管會議上，財務長問了一個合理的問題：「妳的團隊說好每週進辦公室兩天，實際上有做到嗎？」Karolina 不知道。她有的只是一種感覺、幾則軼事，和一整本排滿視訊會議的行事曆。

辦公室經理手上確實有資料，但涵蓋的是整間公司。把它匯出寄給部門主管，就等於連其他部門的數字、甚至姓名也一併分享了。於是這個問題只能擱著、用猜的回答，或者變成一份到下次開會就過時的試算表。

Desk & Park 用一個專屬角色來處理這件事：經理，他看到的報告和董事會相同，只是範圍縮小到他所負責的部門與團隊。

步驟 1：由管理員設定範圍

經理角色適用於 Enterprise 方案。為 Karolina 完成設定，管理員只需要兩分鐘：

1. 在 使用者管理 中，把 Karolina 的角色改為 經理。
2. 打開她名字旁的選單（⋮ → 報告範圍），勾選她的報告應涵蓋的範圍。為工程部勾選 整個部門，就會包含其所有團隊，以及之後新增的團隊。也可以只勾選個別團隊。
3. 儲存。儲存後，範圍會完全等於所勾選的項目，這項變更也會記錄在稽核日誌中。

範圍是根據每位使用者的部門與團隊欄位建立的。只有管理員能修改這些欄位，或者它們是透過 SCIM 從身分識別提供者同步而來，因此經理無法藉由調動人員來擴大自己的視野。沒有設定範圍的經理，看到的是空白報告，而不是其他人的資料。

步驟 2：Karolina 打開團隊報告

Karolina 的導覽列中出現了一個新項目：團隊報告。這和董事會使用的是同一個頁面，只是每個數字都由伺服器縮小到她的人員。她選擇一段期間，從最近 7 天到最近一年都可以，然後閱讀：

• 工位與停車位使用率。 她的團隊使用了多少辦公室空間。容量仍以整個辦公室計算，因此這個數字回答的是「我的團隊佔用了辦公室的多少比例」，而不是一個因分母縮小而被灌水的數字。
• 尖峰佔用率。 該期間最忙碌的那一天辦公室有多滿，以及是哪一天。
• 幽靈率。 她的團隊的預訂中從未報到的比例，也就是被佔住卻沒使用的工位，並依樓層細分。
• 每月利用率趨勢。 出勤是在增加、持平還是逐漸減少。
• 電動車充電需求，如果她的人開電動車，而辦公室也有充電車位。
• 各部門與團隊使用情況。 她的每個部門的人數、每人每週出勤天數與尖峰，點選即可展開到團隊層級。分頁可在工位、停車位與會議室之間切換。
• 一週出勤分布。 一張熱度圖，顯示各部門在每個星期幾的出勤比例。
• 無人出席的常態預訂。 她範圍內的週期性系列，依出席率排序，並統計出席率不到一半的系列。

不到十分鐘，Karolina 就能給財務長一個誠實的答案。她的兩個團隊平均接近每週兩天，集中在星期二和星期四。第三個團隊平均不到一天，看不出高峰，團隊細分也顯示它是三者中爽約最多的：大家預訂了卻沒來。這是她要和團隊討論的事，而不是總務部門的容量問題。

誰能看到姓名

彙總數字是一回事，姓名是另一回事。Desk & Park 以一項全組織設定 誰能在報告中看到人員姓名 將兩者分開，共有三個層級：

層級由 Desk & Park 平台營運方應組織的要求設定。即使在最開放的層級，經理也絕不會看到指派給他的部門與團隊以外的人。

在 Karolina 的公司，層級維持在 無人。她看得到第三個團隊有很多爽約，卻看不到團隊中是誰造成的。對經理實際要做的大多數決定來說，這樣就夠了，也能避免報告淪為監控出勤的工具。

經理還能做什麼

經理同時也是一般使用者。Karolina 和其他人一樣預訂工位和停車位，和其他人一樣出現在辦公室地圖上（除非她選擇不顯示），也可能擁有固定指派的工位或停車位。不在的日子，按下 我今天不到 就能把它釋出給同事，運作方式和董事會成員相同。

實用建議

• 展示數字前，先講好數字的用途。 團隊報告最適合作為討論團隊如何使用辦公室的基礎，而不是一張計分卡。
• 仔細填寫部門與團隊。 範圍的準確度取決於這些欄位。沒有部門的人，不在任何人的範圍內。
• 看尖峰，不要看平均。 辦公室的規模取決於忙碌的日子。尖峰和星期別熱度圖比平均使用率更能說明問題。
• 要求增加工位之前，先看幽靈率。 如果三分之一的預訂從未被使用，短缺可能並不真實；請參閱〈自動釋出如何騰出辦公空間〉。
• 把報告和固定進辦公室日搭配使用。 團隊約定固定進辦公室的日子後，每週系列能讓它落實；請參閱〈週期性工位預訂與團隊固定進辦公室日〉。

範圍：經理報告不包含什麼

經理角色是 Enterprise 功能。經理看不到董事會與管理員可以產生的 AI 建議，也看不到董事會釋出計畫或方案的使用上限。報告中的姓名遵循組織設定的層級，預設為關閉，且只能由平台營運方應要求變更。經理無法變更部門、團隊或自己的範圍。報告描述的是所選期間內發生的事，不做預測。關於分析數據的一般衡量方式，請參閱〈資料驅動的職場：衡量真實的辦公室佔用率〉；方案資訊請參閱價格。

常見問題

部門主管可以只查看自己團隊的辦公室使用情況嗎？

可以，在 Enterprise 方案中。管理員將該人員設為經理角色，並把報告範圍設定為整個部門或個別團隊。之後，該人員就能看到團隊報告，其中每個數字都由伺服器縮小到該範圍內的人員。

經理可以看到哪些員工沒有出現嗎？

只有在組織允許時才行。「誰能在報告中看到人員姓名」設定預設為關閉，也就是只顯示彙總數字。在「董事會、管理員與經理」層級下，經理可以把團隊展開到具名的個人，但僅限自身範圍內。

如果經理沒有報告範圍，會怎樣？

他會看到空白報告。不會以其他部門的資料作為替代顯示。管理員可在使用者管理中，透過該人員名字旁的選單設定範圍。

經理看得到給董事會的 AI 建議嗎？

看不到。AI 建議、董事會釋出計畫和方案使用量卡片只對董事會與管理員顯示。經理看到的是其範圍內的營運報告。

經理仍然可以預訂工位並保有固定車位嗎？

可以。經理和任何員工一樣預訂工位、停車位與會議室，也可以擁有固定指派的工位或停車位，並在不在的日子將它釋出。