週期性工位預訂與團隊固定進辦公室日

想像一下 Ewa，一家 200 人公司的辦公室經理。星期四下午，客服主管走到她桌邊，又提起那個老問題：「我們說好要一起進辦公室，可是每週來的都是不同的一半人。」十二個人、每週兩天進辦公室的政策，卻沒有人記得到底是哪兩天。有人星期一來，因為火車比較空；有人星期五來，因為辦公室比較安靜。整個團隊大概一個月才碰巧到齊一次。

混合辦公政策本身沒問題。缺少的是一個大家共同決定、看得見的日子，以及一種不需要每個人每週都記得預訂、就能讓這個決定持續下去的方法。

步驟 1：看看一週實際上是怎麼運作的

Ewa 打開 董事會報告，捲動到 一週出勤分布 卡片。這是一張熱度圖：左側是各部門，上方是星期幾。每一格顯示該部門在該星期幾的平均開放日中，有多少比例的人進了辦公室，顏色越深，比例越高。全辦公室 一列則提供各星期幾的全公司數字。

閱讀時有幾個細節很重要：

• 它是比例，不是人數。 一個在星期二一起進辦公室的十人團隊，看起來和做同樣事情的百人部門一樣強，因此小團隊不會被大團隊淹沒。
• 色階跟隨資料。 最深的顏色對應畫面上最忙碌的那一格，而這個最大值會印在圖例中，所以「深色」從來不是謎。
• 它應被解讀為下限，而非精確數字。 分母是該部門的所有啟用帳號，包括很少進辦公室的人，因此對於成員組成混合的部門，實際進辦公室者的比例會更高。
• 將滑鼠移上去查看細節。 每一格都會顯示使用的空間數、部門人數，以及在多少個開放日中有人進辦公室。

客服部門那一列又淡又平：每個工作日大約五分之一的人，沒有任何高峰。這條平線，就是用一張圖說明了問題所在。往下兩列，業務部門的星期二顏色很深，而全辦公室那一列顯示，星期三是整棟大樓最忙碌的一天。

這張熱度圖開放給董事會、管理員，以及在 Enterprise 方案中針對自己部門與團隊的經理查看；請參閱〈混合辦公室的經理團隊報告〉。

步驟 2：團隊選定固定進辦公室日

這一步發生在人與人之間，而不是在應用程式裡。Desk & Park 不會建議進辦公室的日子；它呈現模式，由團隊決定。在這個例子裡，討論很快就結束了。星期三已經是全辦公室最忙的一天，工位比較緊。星期二和星期四整體較空，也適合客服的輪班表。團隊達成共識：星期二和星期四是固定進辦公室日，大家這兩天都來，其餘時間保持彈性。

步驟 3：一次把這些日子預訂成系列

現在每個人只要預訂一次固定進辦公室日，而不是每週訂一次：

1. 打開預訂地圖，選擇工位（或停車位）和時間。
2. 勾選 每週重複，然後選擇星期幾，這裡是 週二 和 週四。若沒有選擇任何一天，系列會在第一筆預訂所在的星期幾重複。
3. 選擇系列要持續幾週，從 2 到 52 週 都可以。表單會顯示總數，例如兩天、十二週即為「共 24 個日期」。
4. 確認。

有幾件事會自動發生：

• 略過假日。 落在該據點假日的日期不會被預訂，因此沒有人會在國定假日佔著工位。
• 已被預訂的日期會被略過，而不是導致失敗。 若選定的工位在其中某個日期已被別人預訂，該日期會被略過，其餘照常完成。應用程式會清楚回報結果，例如「已預訂 24 個每週日期中的 22 個。已略過被佔用的日期。」
• 一則訊息、一個行事曆項目。 整個系列只會收到一份確認，附上一份行事曆邀請，把每個日期加入 Outlook、Google 或 Apple 行事曆，而不是二十四封各自獨立的郵件。
• 單一日期可以單獨取消。 某個星期四生病時，只要取消那一天；其他日期仍保持預訂，行事曆中也只有那一天會消失。

系列中的每個日期都是一般的預訂，所以一般規則同樣適用：抵達時用 QR 碼報到，否則工位會被釋出給其他人。系列對工位和停車位同樣適用，因此開車的人可以同時為同樣的固定進辦公室日預訂停車位。

步驟 4：確認它是否奏效

幾週後，Ewa 再看一次。有兩個地方能告訴她固定進辦公室日是否落實：

• 在儀表板上，星期二的 今天誰在辦公室 面板會顯示客服團隊在名單上聚在一起，在地圖上則以團隊顏色呈現。關於這個面板，請參閱〈今天誰在辦公室？〉
• 在董事會報告中，客服那一列熱度圖現在應該出現兩個較深的格子，而不是一條平線。其下方的 無人出席的常態預訂 卡片，會列出至少已執行四次的週期性系列，並依出席率排序。它會統計出席率不到一半的系列數量，以及被佔用卻從未使用的時數。某人在一月預訂、二月就換了團隊的系列，會出現在這裡，好讓有人去請擁有者取消。

實用建議

• 從兩天固定日開始，而不是五天。 重點是彼此重疊，而不是為了出勤而出勤。
• 可以的話，選擇較空的日子作為固定日。 若全辦公室已經在星期三達到高峰，把固定日定在星期三的團隊就得搶工位。
• 預訂 8 到 12 週，然後檢討。 持續一整年的系列，會比團隊異動活得更久。一季的長度足以養成習慣，也短到足以重新檢視。
• 留意無人使用的系列清單。 沒有人出席的常態預訂，每週都會佔住一張工位。一則簡短的訊息給擁有者，通常就能解決。

範圍：它不做什麼

Desk & Park 不會推薦進辦公室的日子，也不會為團隊排班；熱度圖呈現模式，由人來決定。沒有團隊區域，也沒有為團隊保留的工位：每個人預訂自己的工位，系列會在那些日期保留這張特定的工位。系列是在選定的星期幾每週重複；沒有每月或「隔週」的模式。假日日期由系列本身依據點的假日行事曆略過。週期性預訂適用於所有方案；經理查看報告則需要 Enterprise 方案。請參閱價格。

常見問題

我可以每週二和週四都預訂同一張工位嗎？

可以。預訂時勾選「每週重複」，選擇星期二和星期四，再選擇系列持續的週數，從 2 到 52 週。工位已被佔用或落在據點假日的日期會被略過並回報，其餘則完成預訂。

週期性預訂會為每個日期都寄一封郵件嗎？

不會。整個系列只會收到一份確認，附上一份涵蓋所有日期的行事曆邀請。取消單一日期，只會從您的行事曆中移除那一天。

Desk & Park 會建議團隊哪幾天進辦公室嗎？

不會。「一週出勤分布」熱度圖顯示各部門在每個星期幾的出勤比例，幫助團隊選出固定進辦公室日。決定由相關的人自己做。

我們如何找出沒有人使用的週期性預訂？

董事會報告中有一張名為「無人出席的常態預訂」的卡片。它會將過去至少發生四次的週期性系列依出席率排序，並顯示其中有多少出席率不到一半，以及有多少時數被佔用卻未使用。

停車位也能以系列方式預訂嗎？

可以。每週系列對工位和停車位的運作方式相同：同樣選擇星期幾、同樣略過假日，整個系列也只有一份確認。