多據點辦公室：時區、假日與語言

想像一下 Katarzyna，一家軟體公司的職場經理，公司有三間辦公室：克拉科夫的總部、里斯本的 40 人團隊，以及紐約的一間小型業務辦公室。有一段時間，三間辦公室共用一份預訂試算表，而這份試算表默默假設所有人都住在克拉科夫。

裂縫出現在平常的日子裡。里斯本團隊每週四的固定預訂，直接延續到 6 月 10 日——葡萄牙的國定假日——所以在辦公室空無一人的那天，工位看起來卻很忙。一位紐約同事讀到「請在 10:00 前報到」，不禁納悶是誰的 10:00。波蘭的 5 月 3 日和 11 月 11 日假日對所有人都被封鎖，包括另外兩間照常上班的辦公室。而歡迎郵件則以波蘭文寄給了不懂波蘭文的人。

這些都不算嚴重，但每一個小小的不一致，都在告訴大家：預訂系統並沒有真正描述他們的辦公室——於是他們不再信任它。本文說明 Desk & Park 如何建立多個據點的模型，讓每一個據點都表現得像它實際上的那間辦公室。

每個據點都是獨立的地方，有自己的時鐘

在 Desk & Park 中，據點就是一個辦公地點：一個名稱、一個地址，以及三項比表面上更重要的設定。

• 時區。 每個據點都有一個 IANA 時區，例如 Europe/Warsaw、Europe/Lisbon 或 America/New_York，而且是必填的——系統絕不會默默替新據點套用總部的時區。在該據點所有取決於「今天」或「10:00」的事——報到時段、期限、地圖上顯示的日期——都以它自己的時區計算，包括日光節約時間的切換。
• 工作日。 每個據點都有自己的工作週。大多數是星期一到星期五，但一週從星期日到星期四的辦公室，就照實設定，而不是被硬套進別人的行事曆。
• 假日行事曆。 每個據點都有自己的非工作日清單。假日可以是單次的日期，也可以標記為 每年同一天，因此像 5 月 1 日或 12 月 25 日這類固定假日只需輸入一次，之後每年重複。

每個據點底下有它的樓層（各有自己的平面圖）和停車場地圖，停車場地圖可以描述多個區域——例如地下停車場和戶外停車場。員工先選據點，再選樓層或停車區，看到的只有實際存在於那裡的東西。

Katarzyna 的設定，一步一步來

1. 建立三個據點。 在組織設定的 據點 分頁中，她新增克拉科夫、里斯本和紐約，並為每個據點選擇正確的時區。紐約設為 America/New_York，所以那裡 9:00 的預訂，指的就是曼哈頓的 9:00。

2. 設定工作週。 三間辦公室都是星期一到星期五，所以預設值剛好適用。若公司日後開設工作週不同的辦公室，該據點就會有自己的一組工作日。

3. 輸入假日。 克拉科夫，她新增 5 月 3 日和 11 月 11 日為每年假日；里斯本是 4 月 25 日和 6 月 10 日；紐約是 7 月 4 日。每年日期會變動的假日，例如復活節星期一或感恩節，則以單次日期輸入來年的日子——每年十二月花一點時間就能完成。

4. 為每個據點上傳樓層與停車場地圖。 每間辦公室都有自己的平面圖和停車場地圖，並在上面放置工位和車位。設定方式與單一辦公室的六個導入步驟相同，每個據點做一次。

5. 為每個據點列印 QR 碼貼紙。 每個據點都有自己一張用於報到的 QR 碼貼紙。若某間辦公室的貼紙外洩——例如里斯本樓層的照片流到了網路上——Katarzyna 可以一次為該據點重新發出新的代碼。之後該據點會帶有 需要重新列印 標記，直到新的貼紙印好為止，這樣就不會有人忘記牆上的貼紙已經失效。

員工會注意到什麼

大部分的好處都是看不見的，而這正是重點。

• 預訂表單會從合理的日期開始。 它從今天開始；若此人今天已經有預訂，則從該據點的下一個工作日開始，並略過週末和假日。
• 週期性預訂會略過當地假日。 里斯本團隊預訂整季的每個星期四時，6 月 10 日會被自動略過，表單也會回報每週日期中有多少已完成預訂。在克拉科夫，同一個星期四則是一般的工作日。關於系列預訂的更多內容，請見〈週期性工位預訂與團隊固定進辦公室日〉。
• 時間都是當地時間。 紐約的報到期限就是紐約時間。週期性系列的行事曆邀請，會以據點的時區設定每週規則，所以當歐洲和美國在不同日期切換日光節約時間時，也不會偏移一小時。
• 每個人都使用自己的語言。 介面提供十種語言——英文、波蘭文、德文、法文、西班牙文、義大利文、羅馬尼亞文、保加利亞文和中文（簡體與繁體）——每個人使用自己的語言；預訂郵件也已在地化。確認信也會清楚寫出位置：據點、樓層和空間，例如「HQ Kraków · Floor 3 · D-301」，並附有一個在地圖上顯示的按鈕。
• 會議室平板說當地語言。 會議室門口平板的語言是在裝置上設定的，所以里斯本和紐約的大廳可以不一樣。

實用建議

• 使用大家認得的據點名稱。 「Kraków HQ」和「Lisbon」勝過內部代碼；這個名稱會出現在每一封確認郵件中。
• 每年整理一次假日行事曆。 每年固定的假日會自動延續；日期會變動的假日則需要每年十二月花幾分鐘處理。
• 把更換貼紙和重新列印當成同一項工作。 從代碼重新發出的那一刻起，舊貼紙就會失效，所以請把更換安排在新貼紙能於當天貼上的時候。
• 確認政策適用於每個據點。 報到期限和可以提前多久預訂，是為整個組織統一設定的。請選擇在您最嚴格和最寬鬆的辦公室都行得通的數值。

範圍：哪些依據點設定，哪些不是

時區、工作日、假日、樓層、停車場地圖和 QR 碼貼紙都依據點設定。預訂政策——報到期限，以及最多可提前幾天預訂——則是全組織統一的；您無法讓里斯本的期限和克拉科夫不同。週期性系列和日期建議會略過假日，但假日並未被鎖定：刻意選擇假日的人仍然可以預訂，這在辦公室為特殊日子開放時很有用。

據點數量取決於方案：Start（免費）有一個，Standard 最多三個，Pro 最多十個，Enterprise 則沒有實際上限。價格依可預訂物件計算——工位、停車位和會議室——而不是依使用者人數；請參閱價格。

常見問題

每間辦公室可以有自己的時區嗎？

可以。每個據點都有自己的 IANA 時區，而且在建立據點時是必填的。報到時段、期限和「今天」都以該時區計算，包括日光節約時間的切換。

跨國的國定假日如何處理？

每個據點都有自己的假日行事曆。假日可以是單次日期，也可以每年在同一天重複。週期性預訂會略過該據點的假日，預訂表單也不會建議這些日子，但仍然可以刻意預訂假日。

不同的辦公室可以有不同的預訂規則嗎？

目前不行。報到期限和最長預訂範圍是為整個組織統一設定的。依據點而不同的是時區、工作日、假日、樓層、停車場地圖和 QR 碼貼紙。

我們可以有多少個據點？

Start 包含一個據點，Standard 最多三個，Pro 最多十個，Enterprise 則沒有實際上限。

不同國家的員工可以用自己的語言使用應用程式嗎？

可以。介面提供十種語言，每個人使用自己的語言；預訂郵件也已在地化。會議室平板的語言則依裝置設定。