會議室行事曆與 Microsoft 365、Google 同步

想像一下 Marta，一家 150 人公司的辦公室經理。星期二上午 9:58，兩組人站在三樓會議室門口。業務團隊上週就在 Outlook 訂了這間會議室，一如往常；產品團隊則是昨天在 Desk & Park 訂的，他們平常也在那裡預訂工位。兩筆預訂在各自的系統裡都有效，但兩個系統都不知道對方的存在。Marta 替產品團隊找了一間較小的會議室，然後整個下午都在想，到底該禁用哪個工具。

其實兩個都不必禁用。問題不在於大家用兩套工具，而在於這兩套工具對「會議室歸誰」的看法不一致。會議室行事曆同步，就是讓它們取得一致。

會議室行事曆同步做些什麼

Desk & Park 會連接您組織既有的會議室行事曆，也就是 Microsoft 365（Exchange 中的會議室信箱）或 Google Workspace（會議室資源）。Desk & Park 的會議室一旦對應到它的會議室行事曆，同步就會雙向進行：

Desk & Park → 會議室行事曆。 在 Desk & Park 預訂的會議室，會寫入該會議室的行事曆。同步程序每分鐘執行一次，因此預訂幾分鐘內就會出現在 Outlook 或 Google 日曆中，任何人在那裡查看這間會議室，都會看到它已被佔用。
會議室行事曆 → Desk & Park。 在 Outlook 或 Google 日曆中預訂已對應會議室的會議，大約每五分鐘會被讀回一次，並成為 Desk & Park 的預訂，最遠可到 90 天後。召集人以電子郵件地址比對，因此會議會出現在地圖上和該會議室當天時程中正確的同事名下。
變更會跟著同步。 會議被移動、取消或被會議室拒絕時，Desk & Park 的預訂也會隨之移動或消失。Desk & Park 的預訂被取消時，該活動也會從會議室行事曆中移除。

對預訂的人來說，什麼都不用改：業務繼續在 Outlook 預訂，產品團隊繼續在地圖上預訂，雙方看到的是同一份時程。

解決所有衝突的規則：以會議室行事曆為準

雙向同步需要一個判定規則，而 Desk & Park 採用最直觀的那一個：由會議室行事曆決定。這是 Exchange 或 Google 本來就對所有人強制執行的行事曆，有自己的接受規則，也是 Outlook 使用者信任的那一份。

實際運作如下：

若會議室接受了某個 Outlook 會議，而該時段已有一筆尚未寫入會議室行事曆的 Desk & Park 預訂，該 Desk & Park 預訂會被取消。
做出該預訂的人會立即收到通知：應用程式內通知、一封電子郵件，若貴組織使用 Slack 或 Microsoft Teams，還會有一則貼文（請參閱〈在 Slack 和 Teams 中接收預訂通知〉）。
暫定的會議，也就是會議室尚未接受的會議，絕不會把任何人擠掉，只會佔用空閒的時段。

由於 Desk & Park 的預訂幾分鐘內就會寫入會議室行事曆，發生這類衝突的時間窗很短，但確實存在。

會議室行事曆中的隱私

會議室行事曆有很多人看得到，因此 Desk & Park 寫入的內容越少越好：

會議主旨預設隱藏。 活動顯示的是中性的主旨，而不是預訂標題。
預訂者的電子郵件地址絕不會寫入會議室行事曆。

從 Outlook 或 Google 讀回的會議也遵循同樣的預設，因此在 Outlook 中輸入的機密主旨，也不會出現在辦公室地圖上。

選用功能：釋出沒人出席的會議室

每間辦公室都有那種幾個月前就不再開、卻仍佔著最好會議室的週會。Desk & Park 可以在會議開始後的設定時間內無人報到時，釋出已同步的會議室，並代表會議室拒絕該 Outlook 會議，讓召集人知道會議室已被釋出。此設定預設為關閉：只有在管理員開啟後，會議室才會被釋出。由於在 Outlook 預訂的會議只能透過會議室旁的平板報到，這類會議只會在設有平板的會議室中被釋出；請參閱〈會議室門口的平板〉。

如何設定

連線由管理員在組織設定的會議室行事曆卡片上，為每個組織設定一次。

Microsoft 365

按一下 連線 Microsoft 365，並以您 Microsoft 365 租用戶的 全域管理員（或特殊權限角色管理員）身分登入。
在 Microsoft Entra 中為 Desk & Park 應用程式授與管理員同意。它要求兩項應用程式權限：用於會議室行事曆活動的 Calendars.ReadWrite，以及用於會議室清單的 Place.Read.All。
確認您的會議室已列在 Exchange Places 中。若連線正常，Desk & Park 中的會議室清單卻一直是空的，代表 Places 尚未啟用；卡片上會顯示提示。

Google Workspace

由超級管理員在 Google 管理控制台中，將 Desk & Park 新增為具備全網域委派的用戶端。卡片上會顯示要複製的用戶端 ID 和範圍。
回到 Desk & Park，按一下 使用 Google 帳戶登入，並測試連線。

接著對應會議室。 卡片會把目錄中的會議室行事曆列在您的 Desk & Park 會議室旁邊，名稱相符時會建議配對。接受建議、調整其餘部分，然後儲存。只有已對應的會議室才會同步；保留為「不同步」的會議室，仍是只在 Desk & Park 中使用的會議室。

實用建議

兩邊的會議室名稱取一樣。 Exchange 中的「Oslo，3 樓」和 Desk & Park 中的「Oslo」仍需要手動配對；名稱完全相同的會自動建議。
告訴大家兩個工具都可以用。 一句話就能宣布：「會議室想在哪裡訂都行，兩邊會保持同步。」
把判定規則說明一次。 比起一筆似乎憑空消失的預訂，大家更容易接受一條清楚的規則（「以會議室行事曆為準」）。
會議室吃緊時再開啟爽約釋出，不要提早。 這是整個組織共用的一項設定，套用於所有會議室；已同步的會議室也會在其行事曆中一併釋出。當團隊排隊等會議室、門口也裝了平板時，它才划算；在冷清的大樓裡，釋出會議並沒有好處。

範圍：它不做什麼

會議室行事曆同步適用於 Pro 與 Enterprise 方案；請參閱價格。它只涵蓋會議室：工位和停車位無法從 Outlook 預訂，也沒有 Outlook 增益集或 Teams 應用程式。它不會雙向同步個人行事曆；您自己的預訂是透過電子郵件邀請進入您的行事曆，那是另一項功能，說明請見〈讓工位預訂出現在您的 Outlook 行事曆〉。一個組織只能連接一個供應商，Microsoft 365 或 Google Workspace，不能兩者並用。此外，同步很快但並非即時：變更會在幾分鐘內抵達。同步所接入的會議室時程與預訂流程，展示於會議室預訂頁面。

常見問題

員工可以繼續在 Outlook 預訂會議室嗎？

可以。在 Outlook 或 Google 日曆中預訂已對應會議室的會議，大約每五分鐘會被讀回一次，並以電子郵件地址比對，成為召集人名下的 Desk & Park 預訂。在 Outlook 中移動或取消，也會自動同步。

同一間會議室同時在 Outlook 和 Desk & Park 被預訂，會怎樣？

以會議室行事曆為準。若會議室接受的 Outlook 會議，與一筆尚未寫入會議室行事曆的 Desk & Park 預訂衝突，該 Desk & Park 預訂會被取消，預訂者會在應用程式中、透過電子郵件，以及（若已設定）在 Slack 或 Teams 中收到通知。暫定的會議只會佔用空閒時段。

Microsoft 365 連線需要誰核准？

由您 Microsoft 365 租用戶的全域管理員（或特殊權限角色管理員）為 Desk & Park 應用程式授與管理員同意，權限為 Calendars.ReadWrite 與 Place.Read.All。會議室必須列在 Exchange Places 中。若是 Google Workspace，則由超級管理員為 Desk & Park 服務帳戶設定全網域委派。

我們可以同時連接 Microsoft 365 和 Google Workspace 嗎？

不行。一個組織的會議室行事曆同步只使用一個供應商，Microsoft 365 或 Google Workspace 擇一。