Desk & Park vs Microsoft Places: puestos, parking y TCO

Microsoft Places es la capa de trabajo híbrido de Microsoft 365: planes de trabajo, reserva de salas y de grupos de escritorios y «quién está en la oficina» viven dentro de Outlook y Teams, y desde el 1 de abril de 2026 los escritorios individuales se licencian por espacio: 8 USD por licencia de pago al mes más tres escritorios gratis, unos 2 USD (1,78 EUR) por escritorio (según learn.microsoft.com, octubre de 2026). Desk & Park es una aplicación independiente para escritorios, plazas de parking, cargadores de vehículos eléctricos y salas en un mismo plano, con precio por objeto reservable y usuarios ilimitados: 2.060 EUR netos al año hasta 125 objetos. Para 75 escritorios y 5 salas Places cuesta menos (1.707 EUR al año); la diferencia está en lo que cubre cada uno, sobre todo el parking, el check-in con código QR y el trabajo de puesta en marcha antes de la primera reserva.

La semana híbrida se parece en casi todas las oficinas en 2026: de martes a jueves faltan escritorios y el parking se llena pronto, y lunes y viernes media planta está vacía. Places parte del calendario de Microsoft 365 y le añade espacios; Desk & Park parte del plano y del parking y envía invitaciones al calendario.

Coste anual según la plantilla. Desk & Park: plan Pro, 2.060 EUR netos al año por los 100 objetos, parking incluido. Microsoft Places: los 75 escritorios + 5 salas que puede licenciar, 80 espacios × unos 2 USD × 12 = 1.920 USD = 1.707 EUR al año; las 20 plazas de parking no quedan cubiertas porque Places no tiene tipo «parking»; sin licencias de usuario de Microsoft 365.

Precios y TCO: 175 personas, 100 objetos

El escenario de todas las comparativas de este blog: 175 empleados, 75 escritorios, 20 plazas de parking (4 con cargador) y 5 salas de reuniones, 100 objetos reservables en total.

Desk & Park. 100 objetos caben en el plan Pro (hasta 125 objetos, 10 sedes): 2.060 EUR netos al año con pago anual, o 206 EUR al mes. Los usuarios son ilimitados y subir los planos no cuesta nada.

Microsoft Places tiene dos capas de coste, según las páginas de licencias de Microsoft consultadas en octubre de 2026:

1. Usuarios. Cada persona necesita un plan compatible de Microsoft 365 o Teams (Business Basic, Standard o Premium, E1/E3/E5, F1/F3, A1/A3/A5, Teams Enterprise, Essentials o standalone). Una empresa que ya usa Microsoft 365 no paga nada más, y las funciones «core» van incluidas: planes de trabajo, presencia en la oficina, reserva de salas y grupos de escritorios, Places finder y explorer, asignación de escritorios, el portal de administración y analítica básica.
2. Espacios. Reservar un escritorio individual, la liberación automática y los informes de ocupación requieren una licencia de espacio en cada escritorio o sala. Una licencia de pago Microsoft Teams Shared Space figura a 8 USD al mes, sin impuestos, y da derecho a tres licencias Single Space gratuitas; una licencia de pago cubre así cuatro escritorios: 2 USD por escritorio al mes efectivos.

Conversión al tipo medio del NBP del 16 de octubre de 2026 (tabla 202/A/NBP/2026): 1 USD = 0,8893 EUR, es decir, 8 USD = 7,11 EUR y 2 USD = 1,78 EUR.

Solo para escritorios y salas, Microsoft Places es 353 EUR al año más barato; Desk & Park cuesta un 20,7 % más y además cubre las 20 plazas de parking con cargadores. Si se representaran las plazas de parking como escritorios en Places (un apaño que la documentación de Microsoft no describe), 100 espacios necesitarían 25 licencias de pago: 2.400 USD = 2.134 EUR al año, 74 EUR (3,5 %) más que Desk & Park. Y con solo grupos de escritorios y salas, sin escritorios individuales, liberación automática ni informes de ocupación, Places no cuesta nada más allá de Microsoft 365.

Pasar de 175 a 250 personas no cambia ninguno de los dos precios, porque ambos son ahora por espacio (siempre que el nuevo personal reciba de todos modos licencias de Microsoft 365). Los clientes con una suscripción activa a Teams Premium conservan las funciones premium anteriores hasta la renovación.

Esfuerzo de puesta en marcha: PowerShell e IMDF frente a seis pasos de autoservicio

Microsoft Places lo configura un administrador con el rol Places Administrator o Exchange Administrator. El directorio es una jerarquía estricta (edificio, planta, sección y después salas, grupos de escritorios y escritorios), gestionada en el portal de administración de Places o con PowerShell; cada escritorio reservable recibe su propio buzón. Los planos son opcionales, pero deben ser archivos IMDF georreferenciados, un edificio por paquete, subidos solo mediante PowerShell; Microsoft recomienda socios especializados porque «crear y correlacionar archivos IMDF puede ser complejo». Las licencias se asignan escritorio a escritorio, y Microsoft advierte que los pedidos a través de un revendedor pueden tardar varias semanas.

Desk & Park lo configura un solo administrador en seis pasos de autoservicio: cuenta de empresa con código por correo, subir una imagen del plano, colocar los espacios, imprimir las pegatinas QR, invitar a los usuarios desde un CSV, primera reserva. La guía de puesta en marcha indica 60–90 minutos para una oficina.

Arquitectura y seguridad

Microsoft Places hereda Microsoft 365. Su página de privacidad dice que los datos de Places permanecen en el tenant del cliente, siguen las reglas estándar de almacenamiento de Microsoft 365 por geografía conforme al Data Protection Addendum y respetan el Microsoft EU Data Boundary; roles, identidad y gestión de aplicaciones son los de Microsoft 365. Si su revisión de seguridad ya aprobó Microsoft 365, es una ventaja real: ni proveedor nuevo, ni contrato nuevo, ni proveedor de identidad nuevo. Places requiere buzones en Exchange Online, no locales.

Desk & Park es un proveedor distinto, así que debe superar la revisión por sí mismo:

• Una base de datos PostgreSQL propia por organización cliente. Ninguna tabla compartida con otros clientes; copias de seguridad y borrado por organización; un incidente en una base no afecta a otra.
• Alojamiento en la UE: bases de datos en Fráncfort, aplicación en los Países Bajos. Copias nocturnas cifradas y un registro de auditoría de quién hizo qué.
• Inicio de sesión: doble factor (TOTP) y passkeys para todos, códigos de un solo uso por correo, SSO mediante OpenID Connect, compatible con Microsoft Entra ID, y SCIM para dar de alta y de baja cuentas desde Entra ID u Okta, en todos los planes, incluido el gratuito.
• Las carencias, con honestidad: sin SAML (solo OIDC), e ISO 27001 y SOC 2 están previstos, no certificados. RGPD: alojamiento en la UE, exportación de datos y solicitud de borrado en la configuración, y un acuerdo de tratamiento de datos.

Funciones 07 a 10 de las 10 funciones de Desk & Park: tableta de sala, informes para la dirección, integraciones, seguridad y datos en la UE, y lo que incluye cada plan.

Experiencia del empleado y coordinación de equipos

Aquí es donde Microsoft Places es más fuerte. Planes de trabajo, presencia en la oficina, eventos presenciales con RSVP híbrido y la tarjeta de Places están dentro de los calendarios de Outlook y Teams que los empleados usan todo el día. La aplicación Places funciona en la web y, en escritorio y móvil, como aplicación conectada dentro de Outlook, Teams y la aplicación de Microsoft 365. Nadie instala nada nuevo.

Desk & Park es una aplicación dedicada, centrada en el puesto físico:

• Reservar en el plano. El empleado elige un escritorio o una plaza de parking en el plano, coloreados según la disponibilidad del día elegido (función 01 del Top 10). La aplicación web funciona en cualquier navegador y se instala como PWA; una aplicación Android añade escáner QR nativo, desbloqueo con huella o rostro y notificaciones push. La aplicación para iOS está prevista para 2027.
• El parking como objeto de pleno derecho. El parking tiene sus propios planos (varias zonas por sede, por ejemplo garaje y explanada), las plazas con cargador se marcan con ⚡, y un escritorio reservado junto con una plaza llega como una sola invitación de calendario. Consulte la reserva de parking.
• Quién está en la oficina. El plano muestra la foto o las iniciales de cada persona con reserva en el color de su equipo, un punto verde tras el check-in y una lista de presentes por equipo. La empresa puede desactivarlo y cualquiera puede ocultarse.
• Puestos asignados que se pueden ceder. Los miembros de la dirección (y los mánagers en Enterprise) conservan un escritorio o plaza fijos; «Hoy no estaré» lo cede a los compañeros durante el día y «Recuperar» lo revierte. En Places, según la documentación de Microsoft, un escritorio asignado está vinculado a un usuario y nadie más puede reservarlo.
• Invitados y asistentes. Reservas en nombre de otra persona y reservas para invitados sin cuenta de usuario.

Desk & Park también se entiende con Microsoft 365: cada confirmación lleva una invitación de calendario, las reservas pueden publicarse en Microsoft Teams o Slack, y en Pro y Enterprise las salas se sincronizan en ambos sentidos con los calendarios de salas de Microsoft 365. No reserva escritorios desde Outlook; escritorios y parking se reservan en Desk & Park.

Optimización del espacio e IA

Las reservas fantasma hacen que una oficina parezca llena sobre el papel. Ambos productos responden con check-in y liberación automática.

Microsoft Places documenta estos métodos de check-in en escritorios: conectar el portátil a un periférico vinculado al puesto, como un monitor o una base, confirmar desde un recordatorio por correo enviado 15 minutos antes de la liberación y, marcado como «próximamente», registrarse en el edificio. La ventana de liberación por defecto es de 10 minutos y se puede ampliar; los cambios en la liberación automática pueden tardar hasta 48 horas en aplicarse. Places analytics muestra la ocupación prevista y real de edificios, salas y grupos de escritorios; la liberación automática y los informes de ocupación de escritorios y salas requieren la licencia de espacio. La reserva de salas con Copilot requiere una licencia de Microsoft Copilot.

Desk & Park coloca una pegatina QR impresa en cada escritorio, plaza de parking y sala (función 02). Escanear un escritorio libre lo reserva y hace el check-in con un toque; una reserva de escritorio o parking sin check-in antes de la hora límite de la organización, por ejemplo las 10:00, se libera automáticamente. Las salas solo se liberan si la organización lo activa (desactivado por defecto, tras un plazo de 5 a 120 minutos sin check-in); escanear una sala libre reserva la siguiente media hora. Sin periféricos ni licencias adicionales, y funciona también en el parking.

Los informes para la dirección miden la ocupación frente a los puestos que realmente se podían reservar, la tasa de reservas fantasma por planta y recurso, el uso por departamento y equipo, la demanda de carga y el día pico, para cualquier periodo de 7 días a un año, con exportación CSV. Recomendaciones de IA: un administrador lanza la generación del informe, un gran modelo de lenguaje recibe solo datos agregados (sin nombres de empleados) y devuelve 3–6 recomendaciones, como consolidar espacios, optimizar los cargadores o una alerta de reservas fantasma, cada una con una estimación de impacto redactada por el modelo, que la dirección descarta o marca como hecha. No es previsión predictiva, y Desk & Park no calcula ahorros; la estimación es una hipótesis que hay que verificar.

Funciones 01 a 06 del Top 10: planos interactivos, check-in QR y liberación automática, escritorios, parking y salas en un solo lugar, quién está en la oficina, reservar desde el móvil, puestos asignados que se pueden ceder.

Comparativa lado a lado

Datos del competidor de learn.microsoft.com, consultados en octubre de 2026; precios y funciones cambian, así que consulte la página actual.

Veredicto

Microsoft Places encaja mejor cuando la empresa ya funciona con Microsoft 365, la necesidad principal es la coordinación (quién viene cuándo, salas, grupos de escritorios) más que puestos concretos, y el departamento de TI prefiere no sumar proveedores. Con grupos de escritorios y salas no cuesta nada extra; con escritorios individuales, unos 2 USD (1,78 EUR) por escritorio al mes, difícil de batir a gran escala. Su presencia dentro de Outlook y Teams no la iguala ninguna herramienta independiente.

Desk & Park encaja mejor cuando el parking forma parte del problema (plazas de parking, cargadores, puestos de dirección cedidos por un día), cuando se quiere check-in QR sin periféricos, cuando la persona responsable de la oficina debe terminar la puesta en marcha en una tarde y cuando la revisión de seguridad pide alojamiento en la UE y una base de datos separada por cliente. Ambos pueden convivir: las salas siguen en Exchange y se sincronizan en ambos sentidos, el inicio de sesión pasa por Entra ID y Desk & Park gestiona escritorios y parking. Consulte los precios, la puesta en marcha y la guía de gestión del parking de empresa.

FAQ

¿Microsoft Places es gratuito con Microsoft 365?

Sus funciones core, sí: los usuarios con un plan compatible como Business Basic o E3 definen planes de trabajo, reservan salas y grupos de escritorios y usan Places finder sin coste adicional. Desde el 1 de abril de 2026, reservar escritorios individuales, la liberación automática y los informes de ocupación requieren una licencia de espacio: 8 USD (7,11 EUR) por licencia de pago al mes más tres escritorios gratis, unos 2 USD (1,78 EUR) por escritorio, según la documentación de Microsoft de octubre de 2026.

¿Cuánto cuesta cada uno para 75 escritorios, 20 plazas de parking y 5 salas?

Desk & Park Pro cubre los 100 objetos por 2.060 EUR netos al año, con usuarios ilimitados. Microsoft Places necesita 20 licencias Shared Space de pago para los 75 escritorios y las 5 salas, 1.707 EUR al año, además de las licencias de Microsoft 365 existentes; no tiene tipo «parking», así que las 20 plazas no quedan cubiertas.

¿Puede Microsoft Places gestionar el parking?

El directorio de Places conoce edificios, plantas, secciones, salas, espacios de trabajo (grupos de escritorios) y escritorios; el parking no está entre los tipos documentados a octubre de 2026. Desk & Park tiene planos de parking propios, plazas con cargador marcadas con ⚡ y la demanda de carga en sus informes.

¿Puede Desk & Park funcionar junto a Microsoft 365?

Sí. El inicio de sesión pasa por Entra ID con OpenID Connect, SCIM da de alta y de baja las cuentas, cada reserva llega como invitación de calendario, las notificaciones pueden ir a Microsoft Teams y, en Pro y Enterprise, las salas se sincronizan en ambos sentidos con los calendarios de salas de Microsoft 365.

¿Cuánto tarda la puesta en marcha?

La guía de Desk & Park indica 60–90 minutos para una oficina en seis pasos de autoservicio, partiendo de una imagen del plano. Microsoft Places necesita un rol de administrador y PowerShell para planos en formato IMDF georreferenciado, para los que Microsoft recomienda socios.