让工位预订直接出现在 Outlook 日历中

设想一下 Daniel，一家 200 人公司的产品设计师。他每周二和周四到办公室上班，并在 Desk & Park 里预订这两天的工位和车位。周一晚上，他的组长查看他的 Outlook 日历，看到周三上午有空，于是发出一个线下设计评审的邀请。可周三是 Daniel 居家办公的日子，日历里却没有任何体现。同一周，他把牙医预约定在了周四上午，忘了那天他还有一个车位，而这个车位只存在于另一个应用里。

这些都不是什么大事，但都源于同一个断层：到岗日记录在预订工具里，一周的其他安排则记录在日历里。Desk & Park 把每一条预订都放进大家本来就会看的日历，从而弥合了这个断层。

第 1 步：照常预订，包括每周固定安排

Daniel 打开 Desk & Park，在楼层地图上选好工位。日期已经自动填好：今天，或者他尚无预订的下一个工作日。由于他的到岗日是固定的，他勾选每周重复，选择周二和周四，并将系列设为 12 周（系列可设为 2 到 52 周）。车位也照此操作。

有两个细节让系列预订贴合实际，而不是机械地重复：

跳过所在办公地点的节假日。 周四恰逢法定节假日时，不会为关闭的办公室生成预订。
跳过已被占用的日期。 如果某个周二该工位已被别人预订，应用会预订其余日期，并告诉他跳过了几天。

第 2 步：一封邮件，附带真正的日历邀请

大约一分钟后，Daniel 收到一封邮件。Desk & Park 会把最近一分钟左右的确认汇总后一起发送，因此在同一次操作中预订的工位和车位会合并在一封邮件里，而不是两封。

邮件写明了他具体坐在哪里，格式为"HQ Berlin · Floor 3 · D-301"，并附有在地图上显示按钮。更重要的是，它附带一个真正的日历邀请，与同事发来的会议请求是同一类消息。Outlook、Google 日历和 Apple 日历都能识别它，预订会出现在他的日历中，标题为对应的空间（例如"Desk D-301"），并注明位置和楼层。它被标记为已接受，无需回复。

每周系列预订会以一个重复日历条目的形式到达，而不是 24 个单独条目。重复规则按办公室所在时区定义，因此在夏令时切换前后也保持正确，被跳过的日期则直接不出现在系列中。

包括这些确认在内的所有邮件，都会以每位用户选择的语言发送；Desk & Park 提供 10 种界面语言。

第 3 步：日历如实反映这一周

周一晚上，组长再次查看 Daniel 的日历。现在，除了会议之外，周二和周四还显示着他的工位条目。任何能看到他日历的人都知道他哪几天在办公室，设计评审也就改到了周四，一条聊天消息都不用发。

Daniel 自己也一样。当他把牙医预约定在周四上午时，那天的车位就明明白白地显示在日历里。

第 4 步：计划有变，日历随之更新

几周后，有一个周四 Daniel 确实来不了。他在 Desk & Park 中取消了这一天的预订。取消邮件只针对这一次：日历中这个周四消失，系列中的其余日期保持不变。如果他哪天彻底不再按这个安排到岗，取消整个系列就会移除整个重复条目。

在 Desk & Park 中取消，对同事也很重要：当天的工位和车位会回到可用池，而不是白白空着。关于无人认领的预订会造成什么损失，我们在《幽灵预订与自动释放》一文中写过。

更喜欢订阅？使用个人日历源

有些人更愿意把办公室预订放在一个单独的日历图层里，可以随时显示或隐藏。为此，设置 → 日历同步中提供了个人日历源：一个私密链接，可在 Google 日历、Outlook 或 Apple 日历中订阅。

它是只读的，覆盖过去 7 天到未来 60 天的预订。
链接是个人专属的，任何拿到链接的人都能看到您的预订。如果链接泄露，点击重置链接即可让旧地址在所有地方失效。
对于单次预订，还可以使用添加到日历 (.ics) 进行一次性下载。

订阅的日历源多久刷新一次，由您的日历应用决定，而不是 Desk & Park，因此邮件中的邀请是更快的途径。

实用建议

每人选择一种方式。 邀请和日历源描述的是同样的预订。两者同时使用可能会让每条预订显示两次，所以大多数人只需要邀请；日历源适合关闭了邮件通知的人。
在 Desk & Park 中取消，而不是在日历中。 日历条目只是预订的镜像。在 Outlook 中删除它并不会释放工位；取消预订才会移除条目并腾出空间。
固定到岗日用每周系列预订。 一次操作、一封邮件、一个日历条目，例外情况按日期逐一处理。
妥善保管日历源链接。 像对待受密码保护的文档链接一样对待它：不分享给任何人，有疑虑就重置。

适用范围：它不做什么

日历邀请和个人日历源适用于所有方案，包括免费的 Start 方案；详见定价。数据流是单向的：预订从 Desk & Park 进入您的日历，反之则不行。您无法在 Outlook 中预订工位或车位，Desk & Park 也不会读取您的个人日历。邀请随预订邮件一起发送，因此关闭了邮件通知的人不会收到邀请；这种情况可以用日历源覆盖。助理为访客做的访客预订永远不会出现在助理的日历源或邀请中。会议室则是另一回事：如需让 Outlook 或 Google 中的会议室邮箱保持同步，请参见会议室日历同步。预订流程本身可在工位预订和车位预订页面查看。

常见问题

工位预订会自动出现在 Outlook 中吗？

会。每封预订确认邮件都附带真正的日历邀请，因此预订会像任何会议请求一样出现在 Outlook、Google 日历或 Apple 日历中。预订被取消时，取消邮件会再将其移除。

每周预订会生成几十个日历条目吗？

不会。每周系列预订是一个重复日历条目，按办公室所在时区定义。办公地点的节假日和已被占用的日期会被跳过，取消某一天只会移除那一次。

为什么我的工位和车位只收到一封邮件？

Desk & Park 会把大约 60 秒内的确认和取消汇总起来，每人发送一封邮件，因此一起预订的工位和车位会合并在同一封邮件中。

可以在 Outlook 中预订工位吗？

不可以。日历显示您的预订，但预订和取消都在 Desk & Park 中进行。在 Outlook 中删除条目不会取消预订。

什么是个人日历源？

设置中的一个私密只读订阅链接，可在 Google 日历、Outlook 或 Apple 日历中显示您过去 7 天到未来 60 天的预订。您可以随时重置链接，旧链接随即失效。