会议室日历同步：对接 Microsoft 365 与 Google Workspace

设想一下 Marta，一家 150 人公司的行政经理。周二上午 9:58，三楼会议室门口站着两拨人。销售团队上周照例在 Outlook 里订了这间会议室；产品团队昨天在 Desk & Park 里订了它，他们平时也在那里预订工位。两条预订在各自的系统里都合法有效，但两个系统彼此一无所知。Marta 给产品团队另找了一间小会议室，然后整个下午都在琢磨该禁用哪个工具。

其实哪个都不用禁。问题不在于大家用了两个工具，而在于这两个工具对"会议室归谁"的判断不一致。会议室日历同步就是让它们达成一致。

会议室日历同步做什么

Desk & Park 会连接贵公司已有的会议室日历：Microsoft 365 中的会议室邮箱（Exchange），或 Google Workspace 中的会议室资源。Desk & Park 中的会议室与对应的会议室日历完成映射后，同步即双向运行：

Desk & Park → 会议室日历。 在 Desk & Park 中预订的会议室会写入该会议室的日历。同步进程每分钟运行一次，因此几分钟内预订就会出现在 Outlook 或 Google 日历中，任何人在那里查看这间会议室都会看到它已被占用。
会议室日历 → Desk & Park。 在 Outlook 或 Google 日历中针对已映射会议室预订的会议，大约每五分钟回读一次，并转为 Desk & Park 中的预订，最远可覆盖未来 90 天。组织者按电子邮件地址匹配，因此会议会显示在地图上和该会议室当天日程中正确的同事名下。
变更随之同步。 会议被改期、取消或被会议室拒绝时，Desk & Park 中的预订也会随之移动或消失。Desk & Park 中的预订被取消时，对应事件也会从会议室日历中移除。

对预订的人来说，一切照旧：销售团队继续在 Outlook 里订，产品团队继续在地图上订，双方看到的是同一份日程。

解决所有冲突的规则：以会议室日历为准

双向同步需要一个裁决规则，Desk & Park 采用了最直观的那一个：由会议室日历决定。这是 Exchange 或 Google 本来就对所有人强制执行的日历，有自己的接受规则，也是 Outlook 用户所信任的日历。

具体来说：

如果会议室接受了一个 Outlook 会议，而同一时段有一条尚未写入会议室日历的 Desk & Park 预订，那么这条 Desk & Park 预订将被取消。
做出该预订的人会立即收到通知：应用内通知、电子邮件，如果贵公司使用 Slack 或 Microsoft Teams，还会在频道中收到消息（参见 Slack 和 Teams 中的预订通知）。
暂定会议（即会议室尚未接受的会议）永远不会挤掉任何人，它只会占用空闲时段。

由于 Desk & Park 的预订会在几分钟内写入会议室日历，这类冲突的窗口很短，但确实存在。

会议室日历中的隐私

会议室日历对很多人可见，因此 Desk & Park 写入的内容尽可能少：

会议主题默认隐藏。 事件使用中性主题，而不是预订标题。
预订人的电子邮件地址从不写入会议室日历。

从 Outlook 或 Google 回读的会议也遵循同样的默认设置，因此在 Outlook 里输入的保密会议主题也不会出现在办公室地图上。

可选：释放无人到场的会议室

每个办公室都有那么一个周会，几个月前就不开了，却仍然占着最好的会议室。对于已同步的会议室，如果会议开始后在设定时间内无人签到，Desk & Park 可以释放该会议室，并以会议室的名义拒绝该 Outlook 会议，让组织者知道会议室已被释放。此设置默认关闭：只有管理员开启后，会议室才会被释放。由于在 Outlook 中预订的会议只能通过会议室旁的平板签到，这类会议仅在配有平板的会议室中才会被释放；参见会议室门口的平板。

如何配置

连接由管理员在组织设置的会议室日历卡片上完成，每个组织只需配置一次。

Microsoft 365

点击连接 Microsoft 365，以 Microsoft 365 租户的全局管理员（或特权角色管理员）身份登录。
在 Microsoft Entra 中为 Desk & Park 应用授予管理员同意。它会申请两项应用程序权限：Calendars.ReadWrite 用于读写会议室日历中的事件，Place.Read.All 用于读取会议室列表。
确保会议室已列在 Exchange Places 中。如果连接正常但 Desk & Park 中的会议室列表仍为空，说明 Places 尚未启用；卡片上会显示相应提示。

Google Workspace

超级管理员在 Google 管理控制台中将 Desk & Park 添加为具有全网域授权的客户端。卡片上会显示需要复制的客户端 ID 和权限范围。
回到 Desk & Park，点击使用 Google 登录并测试连接。

然后映射会议室。 卡片会把目录中的会议室日历与 Desk & Park 中的会议室并排列出，名称一致时会自动建议匹配。接受建议，调整其余项，保存即可。只有已映射的会议室才会同步；标记为"不同步"的会议室仍只在 Desk & Park 中使用。

实用建议

两边的会议室名称保持一致。 Exchange 中的"Oslo, 3rd floor"和 Desk & Park 中的"Oslo"仍需手动匹配；名称完全相同时才会自动建议。
告诉大家两个工具都可以用。 一句话通知即可："在哪里订会议室都行，两边会保持同步。"
把裁决规则讲清楚一次。 一条清晰的规则（"以会议室日历为准"）远比一条看似凭空消失的预订更容易被接受。
会议室紧张时再开启未到场释放。 这是整个组织统一的一项设置，对所有会议室都生效；已同步的会议室还会在其日历中一并释放。当团队需要排队等会议室、门口也装好了平板时，它才有价值；在一栋清静的楼里，释放会议并没有什么好处。

适用范围：它不做什么

会议室日历同步适用于 Pro 和 Enterprise 方案；详见定价。它仅覆盖会议室：工位和车位无法在 Outlook 中预订，也没有 Outlook 加载项或 Teams 应用。它不会双向同步个人日历；您自己的预订通过电子邮件邀请进入您的日历，这是另一项功能，详见让工位预订出现在 Outlook 日历中。一个组织只能连接一个提供商，Microsoft 365 或 Google Workspace，不能同时连接两者。同步很快，但并非即时：变更会在几分钟内到达。同步所接入的会议室日程和预订流程，可在会议室预订页面查看。

常见问题

员工可以继续在 Outlook 中预订会议室吗？

可以。在 Outlook 或 Google 日历中针对已映射会议室预订的会议，大约每五分钟回读一次，并按电子邮件地址匹配，转为组织者名下的 Desk & Park 预订。在 Outlook 中的改期和取消也会自动同步。

如果同一间会议室同时在 Outlook 和 Desk & Park 中被预订，会怎样？

以会议室日历为准。如果会议室接受了一个 Outlook 会议，而与之冲突的 Desk & Park 预订尚未写入会议室日历，那么这条 Desk & Park 预订会被取消，预订人会通过应用内通知、电子邮件以及（如已配置）Slack 或 Teams 收到通知。暂定会议只会占用空闲时段。

谁需要批准 Microsoft 365 连接？

由 Microsoft 365 租户的全局管理员（或特权角色管理员）为 Desk & Park 应用授予管理员同意，权限为 Calendars.ReadWrite 和 Place.Read.All。会议室必须列在 Exchange Places 中。对于 Google Workspace，由超级管理员为 Desk & Park 服务帐号设置全网域授权。

可以同时连接 Microsoft 365 和 Google Workspace 吗？

不可以。一个组织的会议室日历同步只能使用一个提供商：Microsoft 365 或 Google Workspace。