访客预订：一次搞定董事会会议的座位

设想一下 Marta，一家 200 人公司管理委员会的行政助理。三周后，公司将召开年度股东大会：十二位来自外部的股东和顾问，上午在大会议室开会，中午在小会议室开工作午餐，下午有几位客人想找个安静的工位阅读材料。他们大多开车来，而停车场每到周二本来就是满的。

这些客人在公司的预订系统里都没有帐号，也不应该有。Marta 平常的几个办法都不理想：一张没人看的电子表格；前一天晚上在工位上贴纸条；或者用自己的名字逐一预订每个空间——结果十四个座位上都写着"Marta"，她会收到十四封确认邮件，而如果在截止时间前没人签到，客人还在开上午的会，其中一半座位就会作为未到场被释放。

什么是访客预订

访客预订是对工位、车位或会议室的普通预订，记在预订人名下，并标记为供访客使用——即组织外部的人员。这个标记有意只改变一小部分事情：

• 不显示任何姓名。 在预订地图、会议室日程和会议室平板上，该空间只显示为已占用。连助理本人的名字也不会出现。
• 无需签到。 访客预订没有签到截止时间，也永远不会作为未到场被释放。座位会在您选择的整个时段内保留。
• 不发送任何通知。 没有确认或取消邮件，没有日历邀请，也没有 Slack 或 Teams 消息。该预订也不会出现在持有人的个人日历源中。
• 报告单独统计。 座位计为已使用，因此利用率保持真实，但它计入访客名下，而不是某位员工名下。

谁可以使用：行政助理角色（适用于所有方案）和管理员。这两类角色本来就不受员工"每天一个工位、一个车位"规则的限制，这也正是能一次预订十几个座位的前提。

Marta 的一个下午，一步步来

1. 切换到访客模式。 在预订页面上，Marta 把页头从我的预订切换到访客预订。一条紫色横幅会说明这个模式的作用，因此她此刻预订的任何内容都不会被误认为是她自己的到岗安排。仪表板上的为访客预订磁贴也通往同一个地方。

2. 选择一个日期和一个时段。 为访客预订会打开一个对话框，只有一个日期和一个时段——比如会议当天的 8:30 到 16:30。

3. 选择座位。 Marta 在楼层或停车地图上，或在列表中，选择需要的空间：地下一层的八个车位、两间会议室、董事会区域附近的四个工位。一次请求最多可包含 100 个空间。这项操作在桌面端仪表板上完成：一次选择几十个座位需要大屏幕，因此在手机上不提供为访客预订按钮。

4. 查看结果。 每个空间都会返回"已预订"或"已跳过"，并附上原因。跳过一个空间不会导致其余失败：如果某个工位已被员工预订，另外十三个座位照常预订，而那个工位会在对话框中保持选中状态并显示原因，Marta 选一个相邻的工位再提交一次即可。常规的时间重叠规则同样适用——访客预订永远不会挤掉别人已有的预订。

5. 检查访客组。 在访客模式下，列表把这次请求显示为一个访客组：一张卡片，包含其所有座位。在访客模式之外，这些行仍留在 Marta 自己的预订列表中，带有访客标签，但永远不会要求她签到。

6. 如果日期变了。 当董事会把会议推迟一周时，Marta 不必逐一取消十四条预订。她在卡片上点击取消整组，该请求的所有座位会一并释放。然后用同样的方式预订新日期。

为什么报告很重要

十四个座位记在一位助理名下，会扭曲行政设施团队所依赖的数字：它们看起来像是某位员工忙得不可开交；而如果作为未到场被释放，又会推高幽灵率。

访客预订避免了这两种情况。座位在利用率中计为已使用，报告还会说明其中有多少来自访客：访客座位 KPI、部门表格及其 CSV 导出中的访客行，以及一张访客来访卡片，列出每次请求——日期、空间类型、座位数和时段——不含任何姓名。出勤、未到场和共享比等个人和部门层面的指标会忽略访客行，因为实际上并没有员工在场。如果访客使用了某位董事会成员当天释放的工位，这个被释放的工位仍计为已使用，只是不算作任何员工的使用。关于如何衡量真实使用而不是预订，参见《衡量真实的办公室占用率》。

访客预订不是访客登记模块

Desk & Park 还有一个访客页面，两者很容易混淆。访客登记模块登记一位有名有姓的客人，让前台知道谁要来、由谁接待；它不预留任何空间。访客预订预留空间，但不登记任何人。它们回答的是不同的问题——"谁要来？"与"他们坐在哪里、停在哪里？"——同一场活动完全可以两者并用。

实用建议

• 尽早预订，一次完成。 请求越少，以后需要调整的组就越少；被跳过的座位在同一个对话框中处理掉。
• 不同时段分开请求。 一次请求只有一个日期和一个时段。如果客人全天需要车位，而会议室只需要 10:00 到 12:00，就把会议室作为单独的请求预订。
• 告诉同事地图为什么看起来满了。 由于不显示姓名，员工只会看到被占用的座位。给楼层发一条一句话的消息（"周四地下一层车位留给股东大会"），就能避免大家疑惑。
• 让管理员也能接手。 管理员同样可以创建和取消访客预订，活动前一周助理不在时，这会很有帮助。
• 如果您同步了会议室日历（Pro 和 Enterprise 方案），被访客预订的会议室在 Outlook 或 Google 日历中同样会被占用，并始终使用中性主题，因此不会有人误从日历中预订它。

它不做什么

访客预订不会为访客创建帐号，不会给他们发送任何内容，也不会在预订系统的任何地方记录他们的姓名。它不能代表另一位员工进行；它始终由创建它的助理或管理员持有。它不为访客签到，如果访客午饭时离开，座位也不会提前释放——它会一直保留到时段结束。为大型活动规划停车，归根结底仍是容量决策；日常方面请参见企业停车管理和车位预订页面。

常见问题

谁可以进行访客预订？

拥有行政助理角色的用户（该角色适用于所有方案）和管理员。普通员工不可以；他们仍限于每天一个工位和一个车位。

一次访客请求可以包含多少个座位？

最多 100 个空间——工位、车位和会议室——对应一个日期和一个时段。每个空间都会报告为已预订或已跳过并附上原因，整个请求可以作为一组一并取消。

访客会收到邮件或日历邀请吗？

不会。访客预订不发送确认、取消、日历邀请，也不发 Slack 或 Teams 消息，并且不会出现在持有人的个人日历源中。如果您想欢迎客人，请用您自己的邮件发送。

如果没人签到，座位会被释放吗？

不会。访客预订没有签到截止时间，永远不会作为未到场被释放。座位会在您预订的整个时段内保留。

这与登记访客是一回事吗？

不是。访客登记模块为前台登记一位有名有姓的人，不预留空间。访客预订预留工位、车位或会议室，不登记任何人。同一场活动可以两者并用。