一个部门到底需要多少个工位？

设想一下 Marta。她负责一家 260 人公司的行政设施，两层楼共有 150 个工位。同一周里，她的收件箱收到两封邮件。财务部负责人写道，她的团队"每周二都坐满"，还需要十个工位。销售部负责人则在另一个邮件串里回复：他那 22 个固定工位没有商量余地，因为"团队必须坐在一起"。

两人可能都没错。Marta 手上有一张平面图、一份旧的座位表和一种感觉。她缺的是一个可以同时摆在两位部门负责人面前的数字：这就是贵部门在忙碌日实际使用的数量。下面介绍她如何在 Desk & Park 中得到这个数字，以及这份报告不能替她做什么。

第 1 步：用足够长的时间段打开部门视图

在董事会报告中，Marta 把报告时间段设为最近 3 个月。七天的数据对规模决策来说波动太大：一次团建或一个银行假日就会让它失真。如果公司有多个办公室，她可以把报告限定到某一个办公地点。

她滚动到按部门和团队的使用情况，保持选中工位选项卡。停车和会议室各有自己的选项卡，这是有意为之：它们是不同的决策，而把工位、车位和会议室加在一起的数字，哪个问题也回答不了。

第 2 步：读懂用于决策的各列

每个部门占一行：

回答"需要多少工位？"的是高峰日 (P95) 这一列。它不是平均日，因为按平均值规划的办公室，一周里有一半时间都太小。它也不是最满的那一天，因为一次全员大会的周二不应决定整个平面布局。它是第 95 百分位数：在该部门到岗的日子里，有 95% 的日子它占用的工位不超过这个数。提示框中还会显示最满的单日数据，Marta 可以看出这个离群值与正常忙碌日相差多远。

有两个细节让这个数字值得信赖。高峰只计算已签到的预订，因此预订了却从未使用的工位不会夸大部门的需求，而是计入未到场。并且只计算已结束的日子，因为一个还在陆续有人到的上午不算高峰。

第 3 步：根据 P95 和共享比进行推理

Marta 的表格可能是这样的。以下数字为举例而虚构：

对照那两封邮件来看：

• 财务部到岗频繁，忙碌日也确实忙：34 人占用 27 个工位。如果其区域目前只有 20 个工位，这个抱怨是合理的。按 P95 加上少量缓冲来规划，大约 28–30 个工位，这是 Marta 站得住脚的答案。在财务部现有工位之上再加十个，可能超出了它的需要。
• 销售部在忙碌日占用 14 个可预订工位，但它还持有 22 个固定工位，而报告无法看清这些工位的情况。拥有固定工位的人既不预订也不签到，所以无法衡量他们是否坐在那里。Marta 能看到的是已释放的日时段：如果销售部的工位经常被释放，说明持有人经常不在。这能开启一场对话，但不能就此下定论。
• 工程部每百人 54 个空间，可以从容共享。大约为人数一半的区域就能覆盖其忙碌日。

算账的是 Marta。应用不会建议工位数量；它给她的是无可争辩的输入数据。

有两个陷阱值得了解：

1. 各部门高峰相加不等于办公室高峰。 各部门的忙碌日落在不同的工作日，因此把每个部门的 P95 相加会高估整层楼的需求。对于整个办公室，请使用工作空间利用率数据和工作日图表。
2. 部门高峰不等于其各团队高峰之和。 点击部门行会展开其团队，有助于看出是谁贡献了主要使用量，但 P95 和共享比只按部门计算。

第 4 步：核对分母

报告中的利用率按容量加权：已使用的座位除以实际可预订的座位。未释放的固定分配工位和停用的工位不计入可预订数量，并在工作空间利用率数据下单独列出。这在核定规模时很重要。一层看起来"80% 已使用"的楼，可能只是占一半楼层的可用池的 80%。

人数取当前值，因此一次组织调整会改写此前各期的数据。在重组之后查看较长时间段时要记住这一点。有人员但没有任何预订的部门仍会以全零出现在表中，而这一行往往最有用。

第 5 步：跟踪变化

规模核定不是一次性的。月度利用率趋势显示办公室是在变满还是变空，按楼层的使用情况则把每层楼的幽灵率与上一时间段进行比较。部门表格和汇总数据可以导出为 CSV，Marta 可以拿去做管理层会议的幻灯片。

如果她想再找一双眼睛把关，管理员可以生成面向董事会的 AI 建议。它读取的是同样的部门汇总数据，包括共享比和 P95 高峰；这些是需要核实的建议，而不是答案。

实用建议

• 至少使用三个月的数据。 避开长假期间，除非您要规划的正是假期。
• 先解决未到场问题。 有了签到和自动释放，预订反映的就是真正来了的人，报告也会显示有多少人没来。
• 保持部门数据整洁。 部门是每位用户的一个字段，由管理员设置或从身份提供商同步。一个拼写错误就会造出一个幽灵部门。
• 有意识地选择缓冲量。 P95 意味着大约每二十个忙碌日中有一天会更满。决定好那一天由共享的溢出区域还是由部门自己消化。

适用范围：这份报告不做什么

它负责衡量，不做预测。没有"如果我们有 120 个工位会怎样"的模拟，没有以金额计的每工位成本，没有节省测算，也没有按小时的热力图。P95 和共享比描述的是您所选的时间段；下个季度的决策仍由您来做。关于混合办公室总体上应该衡量什么，参见《衡量真实的办公室占用率》。

常见问题

什么是 P95 高峰日？

它是某部门到岗日子的第 95 百分位数：在这些日子中，有 95% 的日子该部门占用的工位不超过这个数。它忽略罕见的离群值，但仍然覆盖忙碌日，因此比平均值或最满的单日更适合作为规划依据。

"空间/百人"是什么意思？

它是共享比：部门的 P95 高峰除以人数，按每百人显示。数值为 54 表示在忙碌日，该部门每 100 人大约需要 54 个工位。

未到场会计入部门的高峰吗？

不会。高峰只计算已结束日子中已签到的预订。从未使用的预订会作为未到场单独报告，因此不会让部门看起来比实际更大。

能看出拥有固定工位的人是否在使用吗？

不能直接看出：拥有固定工位的人既不预订也不签到，因此无法衡量其是否在场。报告会显示每个部门持有多少固定工位，以及持有人释放回可用池的日时段数量。

Desk & Park 会告诉我们该撤掉多少工位吗？

不会。报告提供衡量数据（P95 高峰、共享比、每人天数、未到场、固定工位）；规模决策由您来做。没有预测、模拟或成本计算。