多地办公：时区、节假日与语言

设想一下 Katarzyna，一家软件公司的办公场所经理。公司有三个办公室：总部在克拉科夫，里斯本有一支 40 人的团队，纽约还有一个小型销售办公室。有一段时间，三地共用一张预订表格，而这张表格默认所有人都住在克拉科夫。

问题在平常的日子里暴露出来。里斯本团队每周四的固定预订一路延续到了 6 月 10 日，那天是葡萄牙的公共假日，于是办公室空无一人的那天，工位看起来却很紧张。一位纽约同事看到"10:00 前签到"，不禁纳闷这是谁的 10:00。波兰的 5 月 3 日和 11 月 11 日假日对所有人都封锁了，包括另外两个照常开门的办公室。欢迎邮件也用波兰语发给了不懂波兰语的人。

这些都不是大事，但每一处小错位都在告诉人们：预订系统并没有准确描述他们的办公室——然后他们就不再信任它。本文介绍 Desk & Park 如何为多个办公地点建模，让每一个都按其真实情况运作。

每个办公地点自成一体，有自己的时钟

在 Desk & Park 中，办公地点就是一处办公场地：一个名称、一个地址，以及三项比看上去更重要的设置。

• 时区。 每个办公地点都有一个 IANA 时区，例如 Europe/Warsaw、Europe/Lisbon 或 America/New_York，并且这是必填项——系统从不会悄悄地把总部的时区套用到新场地上。在该办公地点，凡是取决于"今天"或"10:00"的内容——签到窗口、截止时间、地图上显示的日期——都按其自身时区计算，包括夏令时切换。
• 工作日。 每个办公地点有自己的工作周。大多数是周一到周五，但工作周为周日到周四的办公室也可以照实配置，而不必被迫套用别人的日历。
• 节假日日历。 每个办公地点都有自己的非工作日列表。节假日可以是一次性日期，也可以标记为每年同一日期，因此 5 月 1 日或 12 月 25 日这类固定节假日只需输入一次，便会每年重复。

每个办公地点下设其楼层（各有自己的平面图）和停车地图，停车地图可以包含多个区域——例如地下车库和露天停车场。员工先选择办公地点，再选择楼层或停车区域，看到的只是实际存在的东西。

Katarzyna 的配置，一步步来

1. 创建三个办公地点。 在组织设置的办公地点选项卡中，她添加了克拉科夫、里斯本和纽约，并为每个地点选择正确的时区。纽约设为 America/New_York，因此那里 9:00 的预订就是曼哈顿的 9:00。

2. 设置工作周。 三地都是周一到周五，默认设置正好合适。如果公司以后开设工作周不同的办公室，该办公地点会有自己的工作日设置。

3. 输入节假日。 克拉科夫，她添加了每年重复的 5 月 3 日和 11 月 11 日；里斯本是 4 月 25 日和 6 月 10 日；纽约是 7 月 4 日。复活节星期一或感恩节这类每年日期都会变动的节假日，则作为来年的一次性日期输入——每年十二月花点时间就能搞定。

4. 按办公地点上传楼层和停车地图。 每个办公室都有自己的平面图和停车地图，并在上面放置工位和车位。配置流程与单个办公室相同，遵循同样的六个上手步骤，每个场地各做一次。

5. 按办公地点打印二维码贴纸。 每个办公地点都有自己的一页签到二维码贴纸。如果某个办公室的贴纸泄露了——比如里斯本楼层的照片被传到了网上——Katarzyna 可以一次性为该办公地点重新签发代码。此后该办公地点会带有需要重新打印标记，直到新的一页打印出来为止，这样谁也不会忘记墙上的旧贴纸已经失效。

员工会注意到什么

大部分好处是看不见的，而这正是关键所在。

• 预订表单打开时日期就很合理。 它从今天开始；如果此人今天已经有预订，则从该办公地点的下一个工作日开始，跳过周末和节假日。
• 重复预订跳过当地节假日。 里斯本团队为本季度每周四预订时，6 月 10 日会被自动跳过，表单会报告每周日期中有多少已预订。在克拉科夫，同一个周四只是普通工作日。关于系列预订的更多内容，参见《重复工位预订与团队固定到岗日》。
• 时间都是当地时间。 纽约的签到截止时间就是纽约时间。重复系列的日历邀请按办公地点的时区定义每周规则，因此即便欧洲和美国在不同日期切换夏令时，它们也不会偏移一小时。
• 每个人使用自己的语言。 界面提供十种语言——英语、波兰语、德语、法语、西班牙语、意大利语、罗马尼亚语、保加利亚语以及中文（简体和繁体）——每个人使用自己的语言；预订邮件也已本地化。确认邮件还会写明确切位置：办公地点、楼层和空间，例如"HQ Kraków · Floor 3 · D-301"，并附有在地图上显示的按钮。
• 会议室平板使用当地语言。 会议室门口的平板的语言在设备上设置，因此里斯本和纽约的大堂可以各不相同。

实用建议

• 使用大家认得的办公地点名称。 "Kraków HQ"和"Lisbon"胜过内部代码；这个名称会出现在每一封确认邮件中。
• 每年整理一次节假日日历。 每年固定的节假日会自动延续；日期变动的节假日每年十二月花几分钟处理即可。
• 把更换贴纸和重新打印当作同一项任务。 代码一经重新签发，旧贴纸即告失效，因此请把更换安排在新贴纸能当天贴上的时候。
• 确认策略适合每个场地。 签到截止时间和可以提前多少天预订，是为整个组织统一设置的。请选择在您最严格和最宽松的办公室都行得通的数值。

适用范围：哪些按办公地点设置，哪些不是

时区、工作日、节假日、楼层、停车地图和二维码贴纸页都按办公地点设置。预订策略——签到截止时间和可提前预订的最大天数——是组织级的；您不能给里斯本设置与克拉科夫不同的截止时间。重复系列和日期建议会跳过节假日，但节假日并未被锁定：有意选择某个节假日的人仍然可以预订，这在办公室为特殊日子开放时很有用。

办公地点的数量取决于方案：Start（免费）包含一个，Standard 最多三个，Pro 最多十个，Enterprise 实际上没有限制。价格按可预订对象（工位、车位和会议室）计算，而不是按用户数；详见定价。

常见问题

每个办公室可以有自己的时区吗？

可以。每个办公地点都有自己的 IANA 时区，创建办公地点时为必填项。签到窗口、截止时间和"今天"都按该时区计算，包括夏令时切换。

跨国的公共假日如何处理？

每个办公地点都有自己的节假日日历。节假日可以是一次性日期，也可以每年在同一日期重复。重复预订会跳过该办公地点的节假日，预订表单也不会建议这些日期，但仍然可以有意预订节假日。

不同办公室可以有不同的预订规则吗？

目前不行。签到截止时间和最长预订期限为整个组织统一设置。按办公地点区分的是时区、工作日、节假日、楼层、停车地图和二维码贴纸。

我们可以有多少个办公地点？

Start 包含一个办公地点，Standard 最多三个，Pro 最多十个，Enterprise 实际上没有限制。

不同国家的员工可以用自己的语言使用应用吗？

可以。界面提供十种语言，每个人使用自己的语言；预订邮件也已本地化。会议室平板的语言按设备设置。