重复工位预订与团队固定到岗日

设想一下 Ewa，一家 200 人公司的行政经理。周四下午，客服负责人来到她的工位前，抱怨一个老问题："我们说好一起来办公室，可每周来的都是不同的一半人。"十二个人，每周两天到岗的政策，却没人记得到底是哪两天。有人周一来，因为火车人少；有人周五来，因为办公室清静。整个团队大概一个月才碰巧聚齐一次。

混合办公政策本身没有问题。缺的是一个共同的、看得见的到岗日选择，以及一种不用每个人每周都记着预订、就能让这个选择坚持下去的办法。

第 1 步：看看一周的实际情况

Ewa 打开董事会报告，滚动到一周到岗分布卡片。这是一张热力图：左侧是各部门，上方是工作日。每个单元格显示该部门在该工作日的平均开放日里有多大比例的人在办公室，颜色越深，比例越高。全办公室一行给出全公司在每个工作日的数字。

阅读时有几个细节值得注意：

• 它是比例，不是人数。 一个十人团队周二一起到岗，看起来与一个百人部门这样做同样显著，因此小团队不会被大部门淹没。
• 色阶随数据变化。 最深的颜色锚定在屏幕上最忙的那个单元格，图例中会标出这个最大值，所以"深"从来不是谜。
• 把它当作下限，而不是精确数字。 分母是部门内所有活跃帐号，包括很少来办公室的人，因此对于混合型部门，真正到岗人员的比例会更高。
• 悬停查看详情。 每个单元格显示使用的空间数、部门人数，以及在多少个开放日里有人到岗。

客服部门那一行颜色浅且平：每个工作日都是大约五分之一的人，哪天都没有高峰。这条平线，一张图就说明了问题。往下两行，销售部门的周二颜色很深，而全办公室一行显示，周三是整栋楼最忙的一天。

这张热力图对董事会和管理员可见；在 Enterprise 方案中，经理也可查看自己负责的部门和团队；参见《混合办公室中面向经理的团队报告》。

第 2 步：团队选定固定到岗日

这一步发生在人与人之间，而不是在应用里。Desk & Park 不会建议到岗日；它展示规律，由团队决定。这次讨论很简短。周三已经是全办公室最忙的一天，工位更紧张。周二和周四整体更清闲，也适合客服的排班。团队达成一致：周二和周四是固定到岗日，所有人这两天都来，其余时间保持灵活。

第 3 步：以系列方式一次性预订

现在每个人只需预订一次固定到岗日，而不是每周都订：

1. 打开预订地图，选择工位（或车位）和时间。
2. 勾选每周重复，然后选择工作日，这里是周二和周四。如果不选择任何一天，系列将按首次预订所在的工作日重复。
3. 选择系列持续的周数，范围为 2 到 52 周。表单会显示总数，例如两天、十二周显示"共 24 个日期"。
4. 确认。

有几件事会自动完成：

• 跳过节假日。 落在办公地点节假日的日期不会被预订，因此没有人会在法定节假日占着工位。
• 跳过已占用的日期，而不是整体失败。 如果所选工位在某个日期已被别人预订，该日期会被跳过，其余日期照常预订。应用会直白地报告结果，例如"已预订 24 个每周日期中的 22 个，已占用的日期已跳过。"
• 一条消息，一个日历条目。 预订人会收到整个系列的一份确认，附带一个日历邀请，把所有日期添加到 Outlook、Google 或 Apple 日历，而不是 24 封单独的邮件。
• 可以单独取消某一天。 某个周四生病时，取消那一天即可；其他日期仍保持预订，日历中也只有那一天消失。

系列中的每个日期都是一条普通预订，因此常规规则照样适用：到达时用二维码签到，否则工位会被释放给他人。系列预订对工位和车位同样有效，开车的员工可以同时为同样的固定到岗日预订车位。

第 4 步：检查是否奏效

几周后，Ewa 再次查看。有两个地方可以告诉她固定到岗日是否落地：

• 在仪表板上，周二的谁在办公室面板中，客服团队在名单上归为一组，在地图上显示为他们的团队颜色。关于该面板的更多内容，参见《今天谁在办公室？》
• 在董事会报告中，客服那一行热力图现在应该显示两个较深的单元格，而不是一条平线。下方的无人出席的长期预订卡片列出已运行至少四次的重复系列，按出席率排序。它会统计出席率不足一半的系列，以及被占用却从未使用的小时数。某人一月预订了系列、二月换了团队，这样的系列就会出现在这里，便于有人去请预订人取消。

实用建议

• 从两个固定到岗日开始，而不是五个。 目的是让大家碰面，而不是为出勤而出勤。
• 尽量选择较清闲的日子作为固定到岗日。 如果全办公室已经在周三达到高峰，团队把周三定为到岗日就会与别人争抢工位。
• 先预订 8 到 12 周，再复盘。 一个持续一整年的系列会比团队变动活得更久。一个季度足以养成习惯，也足够短，方便重新审视。
• 关注无人使用的系列清单。 无人出席的长期预订每周都会占着一个工位。给预订人发一条简短消息，通常就能解决。

适用范围：它不做什么

Desk & Park 不推荐到岗日，也不为团队排班；热力图展示规律，由人们决定。没有团队区域，也没有为某个团队保留的工位：每个人预订自己的工位，系列在这些日期保留的是那个具体工位。系列按所选工作日每周重复；没有按月或"隔周"的模式。节假日日期由系列本身根据办公地点的节假日日历跳过。重复预订适用于所有方案；经理查看报告需要 Enterprise 方案。详见定价。

常见问题

我可以每周二和周四都预订同一个工位吗？

可以。预订时勾选每周重复，选择周二和周四，并选择系列持续的周数，从 2 到 52 周。工位已被占用的日期，或落在办公地点节假日的日期，会被跳过并予以报告，其余日期正常预订。

重复预订会为每个日期发一封邮件吗？

不会。整个系列以一份确认送达，附带一个覆盖所有日期的日历邀请。取消某一天只会从您的日历中移除那一天。

Desk & Park 会建议团队哪几天到岗吗？

不会。"一周到岗分布"热力图显示每个部门在每个工作日的到岗比例，帮助团队选定固定到岗日。决定由相关人员自己做出。

如何找出无人使用的重复预订？

董事会报告中有一张名为"无人出席的长期预订"的卡片。它把过去至少出现过四次的重复系列按出席率排序，并显示其中有多少次出席率不足一半，以及有多少小时被占用却未使用。

车位也能以系列方式预订吗？

能。每周系列对工位和车位的用法完全相同：同样的工作日选择、同样跳过节假日，整个系列也只有一份确认。